Se antes assinatura era sinônimo de nome escrito à mão em um documento impresso em papel, hoje não é mais assim. Com a chegada da tecnologia, este termo ganhou amplitude e diferentes tipos de assinatura surgiram como forma de validar um acordo.
Digitalizada, eletrônica, digital, avançada, qualificada… Estes são alguns nomes que ouvimos quando o assunto são os tipos de assinatura. Mas o que é cada uma? Quais seus usos? São seguras? Tem validade jurídica?
Neste conteúdo vamos explorar cada tipo e entender suas diferenças.
Tipos de assinatura e seus usos
Da tradicional a assinatura com certificado digital, as assinaturas são importantes para validação daquilo que foi escrito e acordado em um contrato, ou seja, é um modo de legitimar aquilo que foi escrito como verdadeiro.
Atualmente, não existe apenas uma maneira de se assinar um documento. Para além da assinatura manuscrita validada em cartório, novas formas surgiram com tecnologias capazes de garantir a autenticidade, identidade do signatário e integridade do documento. Vamos entender cada uma?
Assinatura manuscrita
A mais conhecida entre os tipos de assinatura, essa é a assinatura tradicional, aquela feita de próprio punho, com caneta sobre o papel e a presença física do signatário.
Mesmo nos dias de hoje, esse tipo de assinatura é amplamente utilizada, principalmente por profissionais e empresas mais tradicionais ou que não tem grandes investimentos em tecnologia e inovação.
Assinatura digitalizada
A assinatura digitalizada nada mais é que uma versão digital obtida por meio do escaneamento de uma assinatura manuscrita ou documento impresso.
É apenas uma cópia que se torna digital por estar inserida no ambiente virtual. Ao contrário das assinaturas eletrônicas, não existe nenhum tipo de tecnologia de criptografia que dê maior segurança ou integridade aos dados, deixando-a mais suscetível a violações e fraudes.
Assinatura eletrônica
Entre os tipos de assinatura, a eletrônica é a que costuma gerar mais dúvidas.
Por ser relativamente nova no Brasil quando comparada à manuscrita e digitalizada, ela pode gerar inseguranças quanto ao seu uso, validade jurídica e segurança. Vamos explicar tudo isso nos próximos tópicos.
Entende-se por assinatura eletrônica todos os tipos de assinatura que usam meios eletrônicos como forma de validação. Alguns exemplos são a autenticação mediante senha, token, SMS, geolocalização, login, selfie, vídeo-selfie, entre outras.
Dependendo do ponto de autenticação utilizado, ou seja, da tecnologia usada para garantir a autenticidade e integridade do documento, a assinatura eletrônica pode ser classificada em 3 tipos: simples, avançada e qualificada. Vamos ver cada uma delas a seguir.
assinatura eletrônica simples
É o modelo mais básico, como o próprio nome sugere e permite a identificação do signatário vinculando-o a algum dado.
A assinatura simples usa pontos de autenticação simplificados, que pemitem identificar o signatário, por meio de CPF ou e-mail, por exemplo, associando estas informações a dados eletrônicos como geolocalização, IP, registro de data e hora, entre outros.
Seu uso é indicado para a assinatura de documentos mais rotineiros, que apresentam pouco risco e importância e não envolvam informações sigilosas. Por exemplo, relatórios, recibos, agendamentos e contratos de prestação de serviços.
Assinatura eletrônica avançada
Esta é a modalidade mais adotada dentro das empresas por oferecer mais segurança e utilizar pontos de autenticação que validam a identidade do signatário e o seu vínculo ao documento assinado de forma mais efetiva.
Você pode usar diversos pontos de autenticação na assinatura avançada: PIX, WhatsApp, selfie, vídeo-selfie, SMS, D4Sign Score, geolocalização, código de acesso, login e senha, IP e anexo de documento oficial.
Esse tipo de assinatura possui um nível de segurança e autenticidade maior do que a assinatura simples, assim, pode ser usada em qualquer documento em que se deseje uma camada a mais de proteção, como contratos mais complexos e com dados sensíveis.
Assinatura eletrônica qualificada ou assinatura digital
Entre todos os tipos de assinatura, a qualificada é a mais segura. Conhecida como assinatura digital, ela foi o primeiro tipo a ser regulamentado, pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001. A assinatura digital substitui o reconhecimento de firma em cartório.
Para fazer uma assinatura qualificada, o signatário deve ter um certificado digital, uma tecnologia que combina a identificação biométrica e chaves criptográficas para permitir autenticações remotas confiáveis, invioláveis e com validade jurídica. Este certificado deve ser comprado de uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na ICP-Brasil e renovado periodicamente. Sua validade máxima é de 3 anos.
Ela é usada para acordos em que se exige maior segurança e proteção de dados. É obrigatória em todas as transações com o poder público, na emissão de NF-s (exceto MEI), nos atos de transferência e de registros de bens imóveis, e de documentos de saúde para pacientes.
Quais assinaturas têm validade jurídica?
Todas as assinaturas eletrônicas possuem validade jurídica, desde que atendam os requisitos de autenticidade, integridade e não-repúdio.
A autenticidade tem como objetivo confirmar que a pessoa que está assinando o documento é, de fato, quem diz ser. A integridade, certifica que o documento não foi violado durante o processo, ou seja, não sofreu nenhuma alteração. Esses dois requisitos de segurança sustentam o não-repúdio, ou seja, garantem que as partes envolvidas não venham a contestar ou negar um acordo após a assinatura.
Sobre os tipos de assinatura, a manuscrita possui validade jurídica por exigir presencialidade. A assinatura é confirmada através do padrão registrado em cartório e em documentos de identificação, como o RG, por exemplo.
A assinatura digitalizada pode ter o mesmo valor jurídico que o documento físico desde que atenda aos requisitos estabelecidos no Decreto n° 10.278/2020. A publicação determina que, caso o documento tenha sido assinado em sua versão física e digitalizado seguindo os parâmetros técnicos definidos, será possível comprovar a autoria e integridade do arquivo em questão, mantendo a sua validade jurídica. No entanto, se o documento for digitalizado sem seguir esses requisitos técnicos, a validade será anulada.
Os 3 tipos de assinatura eletrônica – simples, avançada e qualificada – também possuem validade jurídica. Ela é amparada pela Medida Provisória 2.200/2001 e pela Lei 14.063/2020.
Como dissemos anteriormente, o primeiro tipo de assinatura a ter sua validade jurídica assegurada pela legislação brasileira foi a assinatura digital (qualificada), por meio da MP 2.200 em 2001. Ela instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em formato eletrônico e transformou o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia.
Posteriormente, em 2020, criou-se a Lei 14.063, que ficou conhecida como Lei da Assinatura Eletrônica . Ela dispõe sobre o uso dessa modalidade em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas e em documentos que envolvem questões de saúde. Em outras palavras, ela ajudou a popularizar o uso deste tipo de assinatura, reforçando sua validade jurídica.
Entenda mais sobre validade jurídica no vídeo abaixo.
Qual dos tipos de assinatura é mais segura?
Por ser usada há muito tempo como forma de firmar acordos, a assinatura manuscrita pode passar a impressão de ser a mais segura. No entanto, isso não é verdade, pois pode ser facilmente forjada. Além disso, leva mais tempo, esforço e gera custos de deslocamento, impressão e reconhecimento em cartório.
O mesmo acontece com a assinatura digitalizada. Como dissemos anteriormente, ela é apenas uma cópia digital de um documento impresso e assinado manualmente, sem nenhuma tecnologia de segurança envolvida. Por isso, pode facilmente ser violada e fraudada.
Com as assinaturas eletrônicas é diferente. Todos os tipos de assinatura desta modalidade envolvem tecnologias criptográficas que garantem a autenticidade e integridade do documento e assinatura.
Elas usam pontos de autenticação que conferem diversos dados do signatário e realizam registros de evidências eletrônicas no momento da assinatura, capazes de garantir a identidade de quem está assinando.
Da mesma forma, a criptografia garante a proteção de dados do documento e também a sua integridade por meio da geração de um código hash. Ele é um código único, gerado quando um documento é criado. É uma representação criptográfica do conteúdo do documento, funcionando como uma “impressão digital”. Qualquer alteração mínima no conteúdo do arquivo resultará em um código hash completamente diferente, garantindo assim que o conteúdo original não sofreu alteração após a sua assinatura.
Certo, então qual é mais segura? Todos os tipos de assinatura eletrônica são seguras, mas entre elas, a assinatura digital é a que apresenta mais camadas de proteção criptográfica.
Isso acontece pelo uso obrigatório de um certificado digital emitido pelo ICP-Brasil, que adota o sistema de chaves criptográficas assimétricas para validação das transações realizadas no meio digital. Por isso, esse tipo de sistema oferece alto nível de segurança e proteção.
Mas isso não significa que os demais tipos de assinatura eletrônica não sejam seguros. Afinal, todas elas usam pontos de autenticação e geração de hash para garantir a autenticidade e integridade de documentos assinados de forma eletrônica.
Benefícios de adotar uma plataforma de assinatura eletrônica
Apesar da assinatura tradicional ser a mais utilizada, o mercado vem se movimentando cada vez mais no sentido de adoção da assinatura eletrônica.
De acordo com os números divulgados pelo Ministério da Economia, as assinaturas eletrônicas no GOV.BR ultrapassaram a marca de dois milhões em agosto de 2023, praticamente o triplo do registrado em janeiro.
E não é de se estranhar. Afinal, os benefícios de trocar documentos em papel e assinaturas manuscritas por processos digitais são inúmeros.
Redução de custos
Já parou para pensar em quanto a sua empresa gasta com a compra de papel, impressões, deslocamentos, registros em cartório, armazenamento de documentos assinados…
Se você colocar estes gastos no papel, certamente vai se assustar com o valor.
Ao usar a tecnologia a favor das assinaturas, você pode gerar até 80% de economia em relação ao processo tradicional.
Economia de tempo
Tempo é dinheiro, literalmente.
A assinatura eletrônica permite que signatários assinem documentos digitalmente, em poucos cliques. Isso acelera o processo de obtenção de documentos assinados, facilitando o fechamento de negócios. Contratos que demoravam dias para serem assinados por todas as partes podem ser assinados em minutos.
É possível alcançar uma redução de 97% no tempo total de assinatura, quando comparado ao método tradicional.
Além disso, as assinaturas digitais trazem mais praticidade nas atividades diárias dos profissionais envolvidos neste processo, que conseguem realizá-lo em menor tempo. Isso traz um ganho de produtividade relevante para as empresas.
Ganho de espaço físico
Chega de arquivos empoeirados cheios de papel!
Com a assinatura eletrônica, seus documentos assinados ficam armazenados em plataformas de computação em nuvem.
Além de garantir a segurança dos documentos enviados, esse tipo de armazenamento não necessita de espaço físico. Assim, você pode usar suas dependências para outras finalidades.
Mais segurança
Como já citamos algumas vezes neste conteúdo, as assinaturas eletrônicas possuem tecnologias criptográficas capazes de garantir a proteção de dados, integridade do documento e identidade do signatário.
Sem dúvidas, elas são mais seguras do que assinaturas manuscritas, pois são mais difíceis de forjar, reduzindo a margem para fraudes.
Sustentabilidade
O uso de assinaturas eletrônicas mostra a adoção de ações mais sustentáveis pela sua empresa.
Por não necessitar de deslocamento, impressão e papel, elas trazem uma redução no impacto ambiental gerado. Por meio das assinaturas eletrônicas a D4Sign já ajudou a evitar o desmatamento de 30.727 árvores, economizou 1.536.356 litros de água e reduziu a emissão de 553.088 kg de CO².
Como começar a usar as assinaturas eletrônicas
O modo mais seguro de começar a usar assinaturas eletrônicas é com uma plataforma que ofereça pontos de autenticação e recursos para enviar, monitorar e armazenar seus documentos digitais com segurança.
A D4Sign é a única plataforma a oferecer 14 pontos de autenticação, que permitem os 3 tipos de assinatura eletrônica – simples, avançada e qualificada. Seus documentos ficam armazenados em segurança nos nossos cofres e também oferecemos outros recursos para facilitar ainda mais a sua gestão de contratos.
Pronto para a mudança? Você pode testar gratuitamente a nossa plataforma por 30 dias e viver a experiência de se libertar do papel e da burocracia. Você não vai querer voltar ao processo tradicional nunca mais! Faça o teste grátis agora mesmo!
