Assinatura eletrônica de documentos: quais contratos podem ser assinados?

Quando o assunto é assinatura eletrônica de documentos, muitas pessoas ainda acreditam que apenas setores específicos, como o jurídico e o de tecnologia, são os principais beneficiados por essa inovação.

No entanto, a realidade é que essa forma de autenticar, gerenciar e arquivar documentos pode trazer vantagens para todos, desde MEIs até corporações multinacionais, abrangendo áreas como RH, vendas e muitas outras.

Descubra como a assinatura eletrônica de documentos funciona, em quais tipos de documentos é utilizada e os benefícios. Boa leitura!

O que é assinatura eletrônica de documentos?

A assinatura eletrônica de documentos é um método 100% online e seguro para autenticar arquivos. 

Diferente da assinatura manuscrita, que exige papel e caneta, ela utiliza tecnologias que garantem a identificação do signatário e a integridade do conteúdo assinado. 

Isso é feito por meio de senhas, códigos enviados por SMS ou e-mail, e até mesmo NFC, por meio do passaporte, dependendo da solução utilizada.

Esse tipo de assinatura é amplamente utilizado em contratos, termos e documentos diversos, devido à praticidade que oferece, eliminando a necessidade de deslocamento físico e reduzindo custos relacionados ao papel, impressão e armazenamento.

E a assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica que utiliza um certificado digital emitido pela ICP-Brasil para autenticação. Esse certificado é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) confiável, garantindo ainda mais segurança ao processo.

Enquanto a assinatura eletrônica é mais ampla e abrange várias formas de autenticação, a assinatura digital possui um enfoque técnico específico, indicado para transações de alto valor jurídico e financeiro.

Apesar de todas as formas eletrônicas de assinatura serem seguras, a assinatura digital é a que possui mais camadas de segurança, afinal, o certificado digital é uma identidade digital da empresa ou usuário.

Validade jurídica

No Brasil, tanto a assinatura eletrônica quanto a assinatura digital têm validade jurídica, conforme disposto na Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e Lei nº 14.063/2020.

Para ser válida, a assinatura deve comprovar três elementos essenciais:

• Autenticidade: garantir que quem assinou é, de fato, o autor do documento.

• Integridade: assegurar que o conteúdo do documento não foi alterado após a assinatura.

• Não-repúdio: certificar que o signatário não pode negar a autoria da assinatura.

Documentos assinados eletronicamente são aceitos em processos judiciais, 

contratos empresariais e outras situações formais, desde que cumpram esses requisitos. 

Essa modernização jurídica reflete a evolução tecnológica e a crescente busca por soluções sustentáveis e eficientes.

Assinatura eletrônica de documentos: todos setores da empresa podem usar

A assinatura eletrônica de documentos é uma ferramenta versátil ideal para todos os setores de uma empresa, facilitando a gestão e otimizando processos.

Aqui estão os principais documentos que podem ser assinados eletronicamente em cada setor.

Recursos Humanos (RH)

• Contratos de trabalho, rescisão e aditivos: formalizam vínculos empregatícios ou alterações contratuais, como promoções ou mudanças de função, bem como as rescisões.

• Termos de confidencialidade (NDAs): garantem a proteção de informações sensíveis compartilhadas entre colaboradores e a empresa.

• Políticas internas e manuais de conduta: regulamentam comportamentos esperados, direitos e deveres no ambiente corporativo.

• Autorização de férias e ponto eletrônico: simplificam a gestão de ausências e controle de jornada.

• Declarações e formulários de benefícios: registram adesões a planos de saúde, vale-alimentação e outros benefícios.

Jurídico

• Contratos e acordos de prestação de serviços: regulam a relação entre a empresa e seus parceiros ou fornecedores.

• Procurações e declarações: delegam poderes específicos a representantes legais ou formalizam compromissos.

• Termos de parceria ou colaboração: definem obrigações e responsabilidades em parcerias estratégicas.

• Documentos relacionados a compliance: garantem o alinhamento com legislações e regulamentações.

Administrativo

• Atestados e declarações: formalizam situações específicas, como ausência ou vínculo empregatício.

• Autorizações internas e externas: permitem o uso de recursos ou a execução de atividades específicas.

• Termos de compromisso: estabelecem responsabilidades mútuas em projetos ou tarefas.

• Documentos de logística e fornecedores: organizam processos de compras, entregas e negociações.

• Memorandos e circulares corporativas: comunicados oficiais que orientam e informam equipes.

Marketing

• Contratos com agências de publicidade: formalizam acordos sobre criação e execução de campanhas.

• Termos de uso de imagem e voz: autorizam o uso de fotos, vídeos ou gravações em campanhas publicitárias.

• Parcerias com influenciadores e colaborações: detalham condições e contrapartidas em campanhas digitais.

• Documentos para eventos e ativações de marca: regulam a organização e execução de eventos promocionais.

Vendas

• Propostas comerciais e contratos de venda: formalizam ofertas e fechamentos de negócios com clientes.

• Ordens de compra e orçamentos: documentam pedidos de clientes e estimativas de custo.

• Contratos de prestação de serviços a clientes: detalham os serviços oferecidos e as condições acordadas.

• Termos de fidelidade ou adesão: estipulam condições para programas de fidelidade ou uso contínuo de serviços.

• Autorizações: regulam concessões comerciais específicas.

TI

• Contratos de prestação de serviços de TI: formalizam a relação com fornecedores de tecnologia e suporte.

• Políticas de uso de software e sistemas: regulam o uso adequado de ferramentas tecnológicas da empresa.

• Acordos de nível de serviço (SLAs): determinam os padrões de qualidade e prazos de entrega de serviços de TI.

• Acordos de confidencialidade para fornecedores de TI: protegem informações sensíveis compartilhadas durante projetos técnicos.

Assinatura eletrônica x assinatura digital: quando usar cada uma?

A escolha entre assinatura eletrônica e assinatura digital depende do tipo de documento, do nível de segurança necessário e das exigências legais envolvidas. 

Ambas têm validade jurídica, mas suas aplicações diferem devido às características técnicas e regulamentações associadas.

O uso da assinatura eletrônica de documentos é mais amplo, abrangendo qualquer processo eletrônico usado para validar a intenção de uma pessoa em assinar um documento.

Geralmente usa em contratos variados, NDA, aditivos de contratos, ordens de serviço, termos de adesão e autorizações.

Já a assinatura digital, apesar de poder ser usada de forma ampla e em qualquer documento, geralmente é usada em casos específicos, devido a necessidade dos signatários em terem um certificado digital.

Por isso, tende a ser indicada para documentos com exigências legais específicas ou altos níveis de sensibilidade, como:

1. Contratos de alto valor financeiro.

2. Documentos que requerem autenticação formal em transações governamentais.

3. Processos judiciais, escrituras públicas ou atos societários.

4. Declarações fiscais (como SPED, no Brasil).

Benefícios em adotar a assinatura eletrônica

Adotar a assinatura eletrônica traz benefícios significativos para empresas  de diferentes tamanhos, tanto em termos de eficiência quanto de sustentabilidade. Veja a seguir os seus principais benefícios:

• Redução de custos: elimina a necessidade de impressão, transporte e armazenamento de documentos físicos, reduzindo custos com papel, tinta, correios e espaço de arquivamento. 

• Segurança: documentos em papel podem ser rasurados, perdidos, avariados, furtados e serem acessados por pessoas não autorizadas. Já os digitais, são seguros nessas e demais condições.

• Otimização do tempo: acelera os processos internos, diminuindo o tempo gasto em tarefas burocráticas.

• Validade jurídica: a assinatura digital e eletrônica são válidas em todo o território nacional, além de serem válidas em processos judiciais e demais ocasiões.

• Produtividade: a assinatura eletrônica de documentos permite autenticação remota, a qualquer hora e de qualquer lugar, eliminando atrasos, especialmente em processos que envolvem múltiplas partes em diferentes localidades.

• Sustentabilidade: reduza drasticamente a dependência de papel e outros recursos físicos. Isso contribui diretamente para práticas mais sustentáveis e a preservação de recursos naturais.

Otimize processos, aumente a segurança das operações e digitalize a gestão de documentos dentro da sua empresa.

Conheça a D4Sign e faça um teste grátis de 30 dias para perceber na prática o quanto a assinatura eletrônica de documentos poderá transformar positivamente a sua organização.