Como assinar um documento digitalmente com D4Sign

A assinatura tradicional, aquela feita com papel, caneta e nome a próprio punho, está ficando no passado e dando espaço para a assinatura eletrônica. Mas você sabe como assinar um documento digitalmente?

É normal ter receio do novo, mas para eliminar qualquer tipo de insegurança que você possa ter, vamos explicar como uma assinatura eletrônica é feita e apresentar um tutorial com o passo a passo tanto para quem precisa enviar como para quem precisa assinar um documento. Confira!

O que é assinatura eletrônica e digital?

Antes de mais nada, vamos entender o que é assinatura eletrônica e digital.

Apesar de serem usadas como sinônimos, são coisas diferentes. 

Assinatura eletrônica é um termo amplo, que abrange todos os tipos de assinaturas feitas usando um meio eletrônico como forma de validar a identidade do signatário e a integridade do documento. São usados, por exemplo, a autenticação via selfie, biometria facial, login e senha, geolocalização, entre outros.

Já a assinatura digital é a que utiliza um ponto de autenticação específico: o certificado digital. Ele é um arquivo eletrônico que contém dados de pessoas físicas e jurídicas como nome, CPF, CNPJ, nome de usuário e outras informações, além de duas chaves criptográficas que garantem a autenticidade da assinatura.

O certificado digital deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) vinculada ao ICP Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas, cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão e de empresas.

Assim, podemos dizer que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. 

Na D4Sign, você pode fazer tanto a assinatura eletrônica como a digital, contudo, para fazer a segunda, o signatário deve ter um certificado digital, comprado em uma AC vinculada ao ICP-Brasil.

Como uma assinatura eletrônica é feita?

De fato, para quem está acostumado com o documento físico, pode ser difícil entender como assinar um documento digitalmente, o que pode gerar insegurança.

Como comprovar que quem está assinando é realmente quem diz ser? Como garantir que o documento não sofreu alteração durante o processo? Essas são as principais dúvidas de quem assina de forma tradicional e deseja migrar para a assinatura eletrônica.

Vamos falar de todos os aspectos que estão por trás de uma assinatura eletrônica a seguir.

Pontos de autenticação

Para garantir a autenticidade de uma assinatura eletrônica, usamos meios de validação eletrônica chamados pontos de autenticação. É por meio deles que é possível assegurar a autenticidade da assinatura, ou seja, garantir a identidade do signatário, validando que quem assina é realmente quem diz ser.

Existem diversos pontos de autenticação: login e senha, selfie, código de acesso, geolocalização, IP, entre outros. A D4Sign é a única plataforma de assinatura eletrônica que possui 15 pontos de autenticação e você pode usar quantos desejar no envio do documento para assinatura.

Código hash e criptografia

Quando o assunto é integridade do documento, ou seja, garantir que ele não sofrerá violações ao longo do processo, a assinatura eletrônica conta com o código hash.

Ele é a criptografia que está por trás da inviolabilidade do documento.  Seu objetivo é gerar códigos únicos, garantindo a criptografia em todas as páginas e comprovando que o documento é original, sem nenhuma fraude ou modificação. 

Este fator de segurança está presente em todo documento assinado eletronicamente, seja uma assinatura eletrônica ou digital, e pode ser identificado no rodapé do contrato e também no Certificado de Assinatura, que é emitido após todos os signatários assinarem o documento.

Tutorial de como assinar um documento digitalmente

Conhecendo toda a tecnologia que está por trás de uma assinatura eletrônica, pode parecer um processo complexo. Mas não é!

Para o usuário, enviar e assinar documentos pela nossa plataforma é muito simples e pode ser feito em minutos e poucos cliques.

Vamos ver na prática como enviar e assinar um documento digitalmente com a D4Sign. 

Passo a passo para enviar um documento pela D4Sign

Sem papel, sem impressão, malotes e idas ao cartório. Veja como enviar um documento para assinatura eletrônica.

1. Faça o login na nossa plataforma;
2. Clique no cofre em que você deseja armazenar o documento. Se for o seu primeiro acesso, crie um cofre ou, se for o caso, use um dos cofres compartilhados com você;
3. Clique em “Novo documento”;
4. Faça o upload do arquivo. Você também pode criar o documento a partir de um dos seus templates, caso já tenha criado um. Neste momento, o seu documento será criptografado;
5. Na seção “Lista de Signatários”, insira os e-mails ou números de WhatsApp (caso tenha contratado) das pessoas que assinarão o documento;
6. Em seguida, configure cada signatário. Você pode designar o papel de cada um deles: assinar, aprovar, reconhecer, assinar como parte, testemunha, fiador, entre outros.
7. Todo documento enviado para assinatura vem previamente configurado com a autenticação padrão (nome completo, CPF e data de nascimento), mas você pode escolher quantas autenticações extras desejar para os signatários nesta etapa;
8. Agora é só clicar em “Enviar para assinatura”
9. Pronto! Quando todos os signatários assinarem o documento, você receberá uma notificação e poderá conferir tudo na nossa plataforma clicando no documento e em “Visualizar Assinaturas”. Será exibido o Certificado de Assinatura na tela seguinte com o registro de todos os eventos. Se desejar, você pode realizar o download do documento assinado e do certificado.

Este é um passo a passo simplificado de como enviar um documento para assinatura usando a D4Sign, mas existem uma série de recursos adicionais que podem ser configurados para tornar o seu processo de assinatura ainda mais ágil.

Para conhecer todas as possibilidades, preparamos um vídeo que mostra todo o processo de envio pela nossa plataforma.

Passo a passo para assinar um documento com a D4Sign

Recebeu um documento para assinar eletronicamente pela plataforma D4Sign e não sabe como prosseguir? A gente te ajuda!

Veja o passo a passo de como assinar um documento digitalmente com a nossa plataforma:

1. Você receberá um e-mail com uma mensagem do remetente e um link único e seguro;
2. Clique no link e comece o processo de assinatura. Aqui, as instruções são diferentes para cada forma de autenticação. Caso o emissor do contrato tenha escolhido uma vídeo selfie, por exemplo, você seguirá um passo a passo diferente do que seria para a autenticação via PIX, por exemplo. Portanto, siga a instrução que aparecerá na tela do seu dispositivo;
3. Ao finalizar as instruções, confirme a assinatura;
4. Pronto! Quando todos os signatários assinarem o documento, você receberá um e-mail com o link para visualizar as assinaturas e realizar o download do documento e Certificado de Assinatura.

Para mais detalhes, confira o vídeo em que o Guilherme Clemente, nosso coordenador de Customer Experience, preparou ensinando como assinar um documento digitalmente com a gente.

Viu só? A D4Sign é simples para quem envia e para quem assina. Para sanar de vez todas as suas inseguranças, vale ressaltar que a assinatura eletrônica e digital tem validade jurídica assegurada pela legislação brasileira pela MP 2.200-2/2001 e pela Lei 14.063/2020.

Se ainda restaram dúvidas sobre como assinar um documento digitalmente, te convidamos a testar a nossa plataforma. Crie a sua conta e comece o seu teste grátis agora mesmo. Assine o futuro. Assine com a D4Sign!