Como fazer assinatura digital e eletrônica: Passo a passo fácil + respostas para as principais dúvidas

Como fazer assinatura digital ainda gera dúvidas para muitas pessoas, mesmo com o investimento em tecnologia cada vez mais presente na rotina de empresas e profissionais. 

Afinal, a assinatura manuscrita vem perdendo espaço para processos eletrônicos, mais ágeis e seguros. 

Prova disso é a evolução da Assinatura GOV.BR. Segundo o TI Inside, a ferramenta registrou cerca de 5,7 milhões de assinaturas no primeiro semestre de 2022. 

Já no primeiro semestre de 2026, esse número saltou para 143,5 milhões, um crescimento de 25 vezes. 

A Assinatura GOV.BR já soma mais de 548 milhões de assinaturas desde a sua criação. 

O número supera até a previsão do Governo Federal de chegar a 540 milhões de usos somente até o fim de 2026. 

Esse movimento não surpreende, pois os benefícios de assinar digitalmente são muitos. 

Entre eles estão a redução de gastos e da burocracia, o fechamento de acordos em menos tempo e a economia com deslocamento e armazenamento físico. 

Neste guia, reunimos o essencial sobre o tema. Explicamos o que é assinatura digital e eletrônica, como funciona a segurança por trás delas e qual a validade jurídica de cada tipo. Também respondemos às perguntas mais frequentes. 

O que é assinatura eletrônica?

Antes de explicar como fazer assinatura digital, vale entender o conceito mais amplo em que ela se encaixa: a assinatura eletrônica.

Assinatura eletrônica é qualquer assinatura feita com certificação que usa meios eletrônicos como forma de validação. 

Entre eles estão biometria facial, código de acesso, senha, geolocalização ou certificado digital. 

Na prática, é um método seguro de autenticar documentos e identificar uma pessoa no ambiente digital.

Esses “meios eletrônicos” são o que chamamos de pontos de autenticação. 

Eles têm dois objetivos centrais:

• O primeiro é confirmar a identidade do signatário, validando que a pessoa que assina é quem diz ser. 
• O segundo é atestar a autenticidade do documento. 

Assim, a assinatura eletrônica cumpre no ambiente digital a mesma função da assinatura manuscrita em papel. 

Ela autentica o conteúdo do contrato e confirma a conformidade de todas as partes envolvidas. O signatário não precisa assinar com a própria caligrafia.

Esse tipo de assinatura formaliza diferentes documentos digitais. 

Alguns exemplos são: contratos de trabalho, contratos de prestação de serviços, termos de uso, políticas de privacidade, acordos de acionistas, acordos de confidencialidade, entre outros.

Uma dúvida comum já merece resposta: documentos assinados eletronicamente têm validade jurídica reconhecida por lei e podem ser levados a juízo. 

Para isso, a assinatura precisa usar tecnologias capazes de confirmar a autenticidade e a integridade do documento. 

Esse ponto será detalhado mais adiante.

Cada ponto de autenticação funciona de um jeito. O artigo “O que é e quais os tipos de autenticação digital?” detalha cada uma dessas tecnologias. 

Conheça os tipos de assinatura eletrônica

Como é possível notar, esse é um assunto bastante abrangente. Por isso, vale conhecer os três tipos de assinatura eletrônica existentes.

Assinatura simples

É o modelo mais básico, como o próprio nome sugere. Ele vincula a identidade do signatário por meio de qualquer elemento eletrônico ou mensagem de dados. 

Aqui, são usados pontos de autenticação mais simples, como nome completo, data de nascimento e CPF. 

Também pode ser gerada a partir da grafia da assinatura na tela de um dispositivo, como computador, celular ou tablet. 

Sua validade se apoia nas evidências captadas no momento da assinatura, como geolocalização, IP e registro de data e hora. 

Por ter uma validação de identidade mais simples, esse tipo de assinatura costuma aparecer em documentos de baixo risco. 

Alguns exemplos são contratos de prestação de serviços, abertura de conta em banco, empréstimos, seguros, contrato de trabalho, férias e aluguel. 

Assinatura avançada

Esse tipo de assinatura eletrônica utiliza pontos de autenticação que validam a identidade do signatário e o seu vínculo ao documento assinado de forma mais efetiva.

São exemplos a autenticação via Pix, WhatsApp, selfie, vídeo-selfie, SMS, D4Sign Score, código de acesso, login e senha e anexo de documento oficial.

A assinatura eletrônica avançada tem um nível de segurança e autenticidade maior do que a simples, e por isso é a mais usada em empresas.

Assinatura qualificada (ou digital)

A assinatura qualificada, também chamada de assinatura digital, é a que utiliza um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada à ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

O certificado digital é um arquivo eletrônico que carrega informações de uma pessoa física ou jurídica, como nome, CPF ou CNPJ. 

Ele também contém um nome de usuário e uma chave pública, usada para validar a assinatura. 

Há ainda uma chave privada, conhecida apenas pelo usuário, que assegura a autenticidade da assinatura. 

Esses critérios criptográficos confirmam a identidade do signatário e a integridade do documento assinado. 

Por isso, a assinatura qualificada é considerada a mais segura dos três tipos. 

É a modalidade que deve ser usada em contratos de alta complexidade e criticidade. 

Ela é, inclusive, obrigatória em algumas situações específicas. Alguns exemplos são a transferência e o registro de imóveis, a prescrição de receita de medicamentos controlados e contratos na esfera pública. 

Os limites entre cada tipo ficam ainda mais claros ao comparar situações práticas de uso, o que o conteúdo “Tipos de assinatura: saiba as diferenças, quando e como usar cada uma” explora com mais profundidade. 

Diferença entre assinatura digital e eletrônica

É muito comum que assinatura digital e assinatura eletrônica sejam usadas como sinônimos. 

No entanto, como já vimos, elas são diferentes. 

• Assinatura eletrônica: Termo mais amplo, que designa qualquer assinatura feita por certificações que usam meios eletrônicos.
• Assinatura digital: Usa especificamente o certificado digital como forma de autenticação. Ou seja, para fazer uma assinatura digital, é necessário que quem assina o documento tenha um certificado digital do tipo A1 ou A3.

Veja as principais diferenças na tabela abaixo:

Tipo de assinatura	Assinatura eletrônica	Assinatura digital
Definição	Qualquer forma de identificação eletrônica que indica a aceitação de um documento.	Tipo específico de assinatura eletrônica que usa criptografia para confirmar autenticidade e integridade.
Base legal	Ambas têm base na MP 2.200-2/2001 (art. 10, §§ 1º e 2º), que instituiu a ICP-Brasil, e na Lei 14.063/2020.
Validade jurídica	Tem validade jurídica, mas, dependendo do tipo de autenticação, pode exigir comprovação adicional em disputas.	Tem validade jurídica plena, com presunção de autenticidade.
Nível de segurança	Variável, dependendo da autenticação utilizada. Pode ser simples ou avançada.	Alta segurança, com certificados digitais e chaves criptográficas únicas.
Autenticação	Selfie, vídeo-selfie, Pix, WhatsApp, SMS, entre outros.	Certificado digital emitido por uma AC credenciada à ICP-Brasil.
Usos comuns	Contratos simples, formulários, solicitações, contratação de serviços pontuais e outros documentos de baixa e média complexidade.	Documentos oficiais e públicos, contratos complexos ou de alto valor, como financiamentos, receitas médicas digitais e contratos de compra e venda de imóveis.

Se preferir, confira um vídeo que explica de forma simples as diferenças entre assinatura eletrônica e digital:

Essa comparação lado a lado ajuda a visualizar rapidamente qual tipo se encaixa em cada situação, tema que também é explorado com mais exemplos em “Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?”

Assinatura eletrônica e digital tem validade jurídica?

Essa é a principal dúvida de quem está aprendendo como fazer assinatura digital pela primeira vez.

Muitas empresas têm receio de que contratos firmados eletronicamente não sejam aceitos em juízo ou não tenham validade legal nos tribunais. 

No entanto, não há motivo para essa insegurança: a assinatura eletrônica tem regulamentação no Brasil há mais de 20 anos. 

Veja com mais detalhes a legislação por trás dela.

Medida Provisória 2.200-2/2001

Tudo começou em 2001, quando a Medida Provisória 2.200-2 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

Essa é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão. 

A ferramenta é disponibilizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Essa MP dispôs sobre os requisitos de validade das assinaturas digitais e eletrônicas. 

O artigo 10 prevê que as assinaturas digitais têm presunção de veracidade. 

Já o parágrafo 2º reconhece a possibilidade de usar outros meios, fora da certificação ICP-Brasil, para assinar documentos eletronicamente. 

Para isso, a assinatura precisa confirmar a autoria e a integridade do documento, e ser reconhecida como meio válido de assinatura pelas partes envolvidas.

Assim, somente essa MP já assegurava a validade jurídica tanto das assinaturas digitais quanto das eletrônicas. 

Em 2020, porém, a assinatura eletrônica ganhou um reforço extra com a Lei 14.063/2020.

Lei 14.063/2020

A Lei 14.063, conhecida como Lei da Assinatura Eletrônica, foi publicada em setembro de 2020. 

Ela ajudou a popularizar o uso desse tipo de assinatura, já que reforça sua validade jurídica.

Além disso, ampliou as possibilidades de aplicação nos órgãos do poder público. 

Eles passaram a aceitar diversas modalidades de assinatura eletrônica, o que reforça sua validade e segurança. 

Essa lei se inspirou no Regulamento (UE) nº 910/2014 (eIDAS), da União Europeia. A partir dela, foi instituída a classificação da assinatura eletrônica nos três tipos que já vimos: simples, avançada e qualificada.

Além disso, a Lei 14.063 estabelece casos de uso para cada tipo de assinatura eletrônica na esfera pública. 

Ela também autoriza entidades federais, estaduais e municipais a determinar posteriormente esses casos de uso dentro de suas competências.

Outras leis que apoiam a validade jurídica da assinatura eletrônica

A MP 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020 são as principais, mas outras legislações também sustentam o uso e a validade das assinaturas digitais e eletrônicas:

• Lei nº 11.419/2006: Trata da informatização do processo judicial e estabelece que “os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e de seu signatário, na forma estabelecida nesta Lei, serão considerados originais para todos os efeitos legais.”
• Decreto 10.543/2020: Regulamenta ainda mais o uso de assinaturas eletrônicas simples, avançadas e digitais por entidades públicas federais.
• Código de Processo Civil: Prevê, no artigo 441, que “serão admitidos documentos eletrônicos produzidos e conservados com a observância da legislação específica.”

Para entender melhor como essa legislação se aplica na prática, vale a leitura do conteúdo: “A assinatura eletrônica tem validade jurídica?”.

A assinatura digital é confiável?

Essa é outra dúvida comum de quem ainda não conhece o tema. Afinal, é seguro assinar um documento digitalmente?

Quando a assinatura usa as tecnologias certas e cumpre os requisitos de autenticidade e integridade, ela é mais segura do que a assinatura tradicional. 

Por isso, entender como fazer assinatura digital da forma correta faz toda a diferença no resultado.

Por que é mais segura do que o papel?

A assinatura tradicional pode ser forjada com facilidade. Também pode se perder durante deslocamentos ou sofrer adulterações nas páginas.

Já os documentos assinados digitalmente reúnem uma série de registros. 

Eles comprovam a autenticidade do signatário e a integridade do arquivo. Esses registros ajudam a reduzir fraudes digitais e fortalecem a segurança em contratos digitais.

Além disso, os documentos digitais ficam armazenados em cofres na nuvem. Assim, não existe risco de perda nem de danos físicos.

Registro de evidências: O que fica documentado?

Cada assinatura gera um conjunto de registros que comprovam quem assinou, quando e de onde. Esse conjunto forma a trilha de auditoria do documento.

Entre as informações registradas, estão:

• Endereço IP dos signatários
• Geolocalização (quando ativada)
• Data e hora de cada ação
• Ponto de autenticação usado na assinatura
• Registro de cada movimentação no documento, do envio à conclusão

Na D4Sign, todos esses dados ficam reunidos no Certificado de Assinatura, que acompanha o documento. 

Em caso de dúvida ou disputa, ele permite reconstituir o passo a passo da assinatura com precisão.

Na assinatura manual, esse histórico simplesmente não existe. Ninguém consegue comprovar com exatidão onde e em que momento a assinatura foi feita.

O conteúdo “Quais soluções oferecem trilha de auditoria para assinaturas?” detalha o que esse registro contém. Também explica por que ele sustenta a validade de cada assinatura. 

Criptografia: A base da proteção

Por trás da assinatura eletrônica existe uma série de critérios criptográficos. 

Eles codificam a informação original e a transformam em dados incompreensíveis aos olhos humanos.

Todas as informações solicitadas, enviadas e armazenadas são criptografadas. 

Assim, ficam protegidas de interceptações mal-intencionadas, o que reforça a segurança dos dados em cada etapa do processo.

Por isso, tanto a assinatura digital feita com certificado ICP-Brasil quanto os demais tipos de assinatura eletrônica são consideradas seguras e confiáveis.

O código hash

Além de proteger os dados e confirmar a autenticidade da assinatura, a criptografia também protege a integridade do documento. 

Esse papel cabe ao código hash.

O código hash é a criptografia por trás da inviolabilidade do documento. Ele gera códigos únicos para todas as páginas. 

Com isso, comprova que o documento é original e que não sofreu fraude nem modificação durante o processo.

O mecanismo que sustenta toda essa integridade é explicado passo a passo em “A importância do código hash na assinatura eletrônica”. 

Quais documentos aceitam assinatura digital?

Depois de conhecer os tipos de assinatura eletrônica, é natural surgir a dúvida: quais documentos podem ser assinados digitalmente?

A resposta é simples: qualquer documento que precise de um aceite formal entre as partes envolvidas pode receber uma assinatura eletrônica. 

Alguns exemplos:

• Contratos de prestação de serviços
• Compra e venda de bens
• Abertura de conta em banco, empréstimos e seguros
• Contratos de locação ou empréstimo de imóveis, veículos e equipamentos
• Contratos de direito de imagem
• Contratos de confidencialidade (NDA)
• Diplomas digitais, matrículas e rematrículas
• Receita médica digital
• Contratos trabalhistas
• Abertura e encerramento de empresa, contratos societários
• Procurações

Vale um ponto de atenção: alguns documentos exigem um nível mínimo de segurança na assinatura, e cada tipo reúne um nível diferente. As exigências podem variar conforme o órgão e o tipo de ato.

Os casos a seguir exigem a assinatura digital, aquela com certificado digital, que reúne o mais alto nível de segurança entre os três tipos:

• Transferência e registro de imóveis
• Protocolos de petições judiciais
• Emissão de receita de medicamentos controlados
• Contratos na esfera pública
• Atos de chefes de poderes

Entender como fazer assinatura digital corretamente passa justamente por reconhecer qual tipo cada documento pede antes de formalizar o processo.

Essa diversidade de documentos também aparece em formatos que fogem do contrato tradicional, como atas, certificados e registros internos, um tópico que o conteúdo “Documentos digitais: tipos que você provavelmente não conhece” explora em detalhes. 

Vantagens da assinatura digital e eletrônica

Entender como fazer assinatura digital muda a rotina de quem envia e de quem assina. 

As vantagens aparecem na agilidade, no custo e na segurança, e respondem às dúvidas mais comuns de quem ainda hesita em adotar a tecnologia. 

Agilidade que acelera o fechamento

Fechar um acordo rápido pode decidir um negócio. Com a D4Sign, é possível reduzir em até 97% o tempo de assinatura de um contrato, em comparação ao método tradicional.

O envio acontece em poucos cliques: o signatário recebe um link por e-mail ou WhatsApp e assina quando e onde estiver. Basta um smartphone, tablet ou computador com acesso à internet.

Economia que vai além do dinheiro

Assinar digitalmente permite economizar mais de 80% em relação ao método tradicional. 

A conta inclui deslocamentos, logística de documentos, reconhecimento de firma e espaço físico de armazenamento.

Esse último item impacta no orçamento e no dia a dia da empresa. Na D4Sign, o armazenamento é seguro, na nuvem e ilimitado, com infraestrutura da AWS. 

Os documentos ficam organizados e disponíveis sem ocupar espaço físico.

A economia também aparece no tempo da equipe. Sem processos lentos e burocráticos, o time ganha horas para atividades estratégicas, o que aumenta a produtividade de toda a área.

Revisões, idas e vindas de documentos, deslocamentos e esperas se resolvem com poucos cliques. 

O fluxo ganha ritmo e o vaivém que custava tempo e dinheiro desaparece.

Gestão de contratos integrada

Quem entende como fazer assinatura digital descobre um ganho extra: a integração com outros sistemas. 

Via API, é possível conectar a assinatura a softwares que a empresa já usa, como CRM e ERP.

A troca de informações entre áreas fica mais fluida. A gestão de contratos passa a acompanhar os processos e os departamentos da empresa.

Impacto ambiental menor

Assinar eletronicamente também reduz o consumo de insumos, a geração de resíduos e as emissões do transporte de documentos. 

Isso se traduz em menos desmatamento, menos CO² e mais economia de água.

Os números da D4Sign mostram a dimensão desse efeito:

• 30.727 árvores preservadas
• 1.536.356 litros de água economizados
• 553.088 kg de CO² não emitidos

A mesma lógica vale para a sua empresa. Ao assinar com a D4Sign, é possível exibir essa contribuição aos clientes com o Selo de Empresa Sustentável.

Um exemplo desse retorno está em “AACD e D4Sign: como a instituição reduziu 75% dos custos anuais com a assinatura digital”, que mostra o resultado na prática.

Quais áreas podem se beneficiar da assinatura digital?

Todas as áreas de uma empresa podem usar a assinatura digital ou eletrônica para agilizar seus processos. 

A seguir, veja como alguns segmentos específicos se beneficiam dessa tecnologia.

Jurídico

Advogados lidam com uma grande quantidade de documentos, e praticamente todos podem ser assinados digitalmente: 

• Notificações judiciais
• Procurações
• Petições
• Contratos sociais e de trabalho
• Termos de uso
• Políticas de privacidade
• Acordos de acionistas
• Acordos de confidencialidade

A assinatura digital traz agilidade, redução de custos e praticidade para advogados, escritórios de advocacia e clientes, dando mais celeridade a demandas de processos judiciais. 

Esse movimento também reflete o avanço da tecnologia no direito. Áreas de legal ops podem adotar cada vez mais ferramentas digitais para dar conta do volume de documentos sem abrir mão de segurança jurídica. 

Esse uso específico do setor jurídico é aprofundado em “Quais são as vantagens da assinatura eletrônica para departamentos jurídicos?”

Saúde

Segundo o relatório Distrito Healthtechs Report, a telemedicina cresce de forma expressiva no cenário da saúde digital. 

As projeções globais chegam a US$ 857,2 bilhões até 2030, com crescimento anual de 18,8%. 

Esse avanço também impulsiona o uso de documentos digitais na área da saúde, acompanhando o movimento de healthtechs que vêm transformando o setor. 

A assinatura digital surge como uma solução que permite a médicos e outros profissionais de consultórios, clínicas e laboratórios emitir documentos com mais segurança, como:

• Receitas médicas
• Pedidos de exames
• Termos médicos
• Prontuários eletrônicos

Esse cenário de saúde digital, com suas exigências próprias de conformidade e agilidade no atendimento, é o foco de “Gestão de documentos na saúde: como a assinatura eletrônica agiliza o atendimento e assegura a conformidade”. 

Financeiro

De fintechs a grandes bancos, diferentes instituições financeiras se beneficiam da assinatura digital. 

Ao assinar documentos eletronicamente, elas fecham acordos com mais agilidade, aproveitam melhor as oportunidades e ganham vantagem competitiva no mercado. 

Além disso, reduzem custos e melhoram a experiência do cliente com mais praticidade na assinatura de contratos.

Alguns exemplos de documentos que podem ser assinados online, com segurança e validade jurídica:

• Contratos de empréstimos e financiamentos
• Contratos de seguros
• Registros de pagamento
• Demonstrações financeiras

Entenda o impacto financeiro direto dessa mudança no artigo: Benefícios da assinatura digital para o setor financeiro e contábil 

Educação

Escolas, instituições de ensino, edtechs e universidades presenciais ou EAD podem se beneficiar da assinatura digital. 

O ganho é mais expressivo no início e no meio do ano, quando começam as matrículas e rematrículas. 

Esse recurso acelera o fechamento de acordos, tornando o processo mais rápido, prático e econômico, tanto para instituições quanto para alunos.

Além das matrículas, outros documentos podem ser assinados digitalmente:

• Diplomas
• Termos de estágio
• Requerimentos de transferência

O conteúdo “Como usar a assinatura eletrônica para cursos EAD” detalha como esse processo funciona especificamente para o ensino a distância. 

RH

A área de recursos humanos lida com uma grande quantidade de documentos em processos de contratação, rescisão, benefícios e outras rotinas. 

A produtividade desse setor tão importante para qualquer empresa pode crescer com a adoção da assinatura digital.

Ao assinar contratos eletronicamente, é possível reduzir custos de papel, impressão, transporte e armazenamento, economizar tempo e proporcionar uma experiência mais positiva para os colaboradores.

O conteúdo “Assinatura eletrônica para RH: por onde começar?” traz um passo a passo para quem quer dar os primeiros passos nessa mudança. 

Marketing

Equipes de marketing também lidam com um volume relevante de documentos. 

Uma boa gestão de documentos evita retrabalho e reduz o risco de prazos e cláusulas importantes passarem despercebidos. 

Também acelera o fechamento de parcerias atreladas a datas de campanhas que não podem atrasar. 

Isso também facilita o controle sobre vencimentos de contratos de patrocínio, mídias OOH e influenciadores. 

Assim, a empresa evita renovações automáticas indesejadas e a perda de prazos de cancelamento.  

Alguns exemplos de documentos assinados digitalmente nessa área:

• Briefings
• Contratos com agências e fornecedores
• Termos de parceria
• Autorizações de uso de imagem
• Contratos com influenciadores
• Termos de patrocínio
• Acordos de confidencialidade com agências

Um ponto de atenção recorrente nesse setor é o próprio conteúdo contratual. O artigo “Contrato de marketing digital: o que deve constar para evitar problemas futuros” explica o que não pode faltar. 

TI

Times de TI também lidam com contratos sensíveis, muitas vezes envolvendo acesso a dados e sistemas críticos da empresa. 

Para profissionais de TI, um processo de assinatura ágil e seguro reduz atritos em renovações de licenciamento. 

Também agiliza a formalização de projetos com fornecedores de tecnologia. 

Além disso, mantém um histórico rastreável de cada aprovação, o que facilita auditorias internas. 

Alguns exemplos:

• Acordos de confidencialidade (NDA)
• SLAs
• Termos de prestação de serviço
• Contratos de licenciamento de software
• Termos de parceria com fornecedores de tecnologia
• Contratos de manutenção e suporte

Quando essa rotina não tem o suporte certo, os riscos aparecem rápido. O artigo “Quais são os riscos de não utilizar ferramentas adequadas para gestão de contratos de TI?” detalha esses riscos. 

Compras e suprimentos

A área de compras e suprimentos lida com um fluxo constante de documentos, muitas vezes recorrentes com os mesmos fornecedores. 

A assinatura digital reduz o tempo de negociação e elimina gargalos causados por aprovações presenciais. 

Além disso, traz mais previsibilidade para o fechamento de pedidos, o que fortalece o relacionamento com fornecedores estratégicos. 

Alguns exemplos:

• Contratos com fornecedores
• Pedidos de compra
• Termos de parceria
• Acordos de nível de serviço (SLA) com fornecedores
• Contratos de fornecimento recorrente

Esse processo é detalhado no artigo: Assinatura eletrônica para suprimentos e compras: 5 processos que agilizam sua rotina.

Vendas

No setor de vendas, a assinatura digital reduz o ciclo de vendas e evita que negócios esfriem durante a espera por assinaturas físicas. 

O ganho é ainda mais evidente em vendas B2B, onde o fechamento costuma envolver mais etapas e aprovações. 

Alguns exemplos:

• Propostas comerciais
• Contratos de venda
• Termos de adesão
• Contratos de representação comercial
• Acordos de parceria comercial
• Renovações de contrato

Além da agilidade, uma boa integração com CRM facilita o acompanhamento de cada negociação. 

Nos picos de vendas, o planejamento estratégico também se beneficia de um processo de assinatura que não trava com alto volume de contratos simultâneos. 

Esses ganhos também impactam diretamente a LTV e retenção de clientes, já que a experiência de fechamento reflete na percepção da marca.

O conteúdo “Assinatura eletrônica para o setor de vendas: como fechar contratos mais rápido” aprofunda esses pontos com foco no dia a dia comercial. 

Construção e imobiliário

A área imobiliária e de construção lida com contratos de alto valor e complexidade. 

Por isso, a assinatura eletrônica e digital é uma grande aliada nesse tipo de negócio. 

Com uma plataforma confiável, é possível assinar com validade legal e segurança no ambiente digital:

• Contratos de compra e venda de imóveis
• Transferências
• Contratos de seguros
• Plantas arquitetônicas
• Projetos de engenharia

Vale um ponto de atenção: alguns documentos desse segmento aceitam apenas a assinatura digital ou qualificada, com certificado digital. É o caso dos contratos de compra e venda de imóveis.

Ao escolher a plataforma de assinatura eletrônica ideal, vale observar se ela reúne recursos específicos para as necessidades desse segmento. 

Na D4Sign, por exemplo, há a Assinatura Guiada e a possibilidade de assinar documentos em dimensões maiores, além do A4.

Dois clientes do setor já colocaram isso em prática: confira os resultados em “Case Cyrela: assinatura eletrônica e digital na construção civil com mais agilidade e segurança” e “Case Cury: benefícios da assinatura eletrônica para construtoras”.

Passo a passo de como fazer assinatura digital segura

Para assinar um documento digitalmente, com segurança e validade jurídica, o indicado é usar uma plataforma de assinatura eletrônica e digital, como a D4Sign. 

Como enviar um documento para assinatura pela D4Sign

1. Acesse a plataforma: Faça login na D4Sign.
2. Escolha o cofre: Clique no cofre em que o documento ficará armazenado. No primeiro acesso, crie um cofre ou use um dos cofres compartilhados com a sua conta.
3. Crie um novo documento: Clique em “Novo documento”.
4. Envie o arquivo: Faça o upload do documento ou crie-o a partir de um template já salvo. Nesse momento, o arquivo é criptografado.
5. Adicione os signatários: Informe os e-mails ou os números de WhatsApp (caso esse recurso esteja contratado) de quem vai assinar.
6. Defina os pontos de autenticação: A D4Sign oferece 15 opções, e é possível selecionar quantas forem necessárias.
7. Posicione as assinaturas: Se quiser, indique onde ficam assinaturas, rubricas e selos no documento.
8. Envie para assinatura: Clique em “Enviar para assinatura”.

Pronto! O documento já está a caminho dos signatários.

Como assinar um documento pela D4Sign

Quem recebe o documento para assinar não precisa criar conta nem instalar aplicativos. 

O processo leva poucos minutos e segue estas etapas:

1. Abra o link de assinatura: A solicitação chega por e-mail ou por WhatsApp, conforme a escolha de quem enviou o documento.
2. Leia o documento: Ao abrir o link, o arquivo aparece na tela. Percorra o conteúdo até o fim para conferir cada cláusula.
3. Clique em “Assinar” e confirme seus dados: Depois da leitura, o botão de assinatura fica disponível. Revise as informações e finalize essa etapa.
4. Siga a autenticação solicitada: Se o remetente pediu um ponto de autenticação específico, como Pix, selfie ou vídeo-selfie, a plataforma leva o signatário a uma nova página. Basta acompanhar as instruções que aparecem na tela, porque cada método tem o seu próprio passo a passo. Na selfie, por exemplo, o signatário tira uma foto segurando o RG ou a CNH.
5. Conclua a assinatura: Assim que o envio termina, o documento já está assinado.

O que acontece depois da assinatura?

Quando todos assinam, a plataforma envia uma notificação. Para conferir o resultado, basta clicar no documento e em “Visualizar Assinaturas”.

Na tela seguinte, fica disponível o Certificado de Assinatura, com o registro de todos os eventos do documento. 

Também é possível baixar o arquivo assinado e o certificado.

Se preferir, assista a um vídeo que mostra, na prática, como assinar um documento pela D4Sign:

10 dicas para contratar a plataforma de assinatura eletrônica e digital certa para a sua empresa

Depois de saber como fazer assinatura digital, falta escolher onde assinar os documentos da empresa. 

Essa decisão afeta a rotina de várias áreas. Uma plataforma bem avaliada reduz riscos, acelera fechamentos e evita retrabalho com troca de ferramenta mais adiante. 

Estas dicas ajudam a comparar as opções com critério. 

1. Confirme a validade jurídica

Antes de olhar preço ou recurso, verifique se a plataforma gera documentos com validade jurídica no Brasil. 

Isso significa seguir a MP 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020, com registro de cada evento da assinatura.

Na D4Sign, cada assinatura segue a legislação brasileira. Ao final do processo, geramos o Certificado de Assinatura, que reúne o registro de todos os eventos. 

Ele reforça a autenticidade do documento caso seja necessário comprová-la. 

2. Avalie os pontos de autenticação

Contratos diferentes exigem níveis diferentes de segurança.

Por isso, vale conferir:

• Quais métodos de autenticação a plataforma oferece, como e-mail, Pix, selfie, vídeo-selfie e certificado digital.
• Se é possível combinar mais de um método no mesmo documento.

Na D4Sign, são 15 pontos de autenticação, e quem envia escolhe quantos usar em cada documento.

3. Verifique a segurança dos dados

Contratos reúnem informações sensíveis. Então, pergunte onde os arquivos ficam armazenados, se há criptografia e se a empresa possui certificações de segurança da informação. 

Confira também se a plataforma segue a LGPD e se permite controlar quem acessa cada documento.

A D4Sign é certificada na ISO 27001 e segue a LGPD. Os arquivos são criptografados e ficam protegidos na nuvem. 

Quem administra a conta também define quem acessa cada cofre. 

4. Confira como funciona o armazenamento

Depois de assinados, os documentos precisam continuar acessíveis e organizados. 

Por isso, observe:

• Se existe limite de espaço ou de documentos guardados.
• Se há cofres para separar arquivos por área ou projeto.
• Se é possível restringir o acesso de cada usuário.
• Se a busca encontra um contrato antigo com facilidade.

Na D4Sign, o armazenamento é ilimitado e seguro, na nuvem da AWS. Os cofres organizam os documentos por área ou projeto, com acesso restrito a quem precisa. 

Já a busca avançada ajuda a localizar um contrato antigo em poucos instantes. 

5. Entenda o modelo de cobrança

Veja o que está incluído no plano e o que é cobrado à parte. 

Dois pontos impactam bastante no custo final:

• Usuários: Cobrança por usuário encarece a adoção em várias áreas. Planos com usuários ilimitados*, como os da D4Sign, facilitam a expansão.
• Volume: Confirme se o limite mensal de documentos atende ao seu ritmo.

6. Pense na integração com seus sistemas

Se a equipe já usa CRM, ERP ou outro sistema de gestão, a assinatura deve fazer parte desse fluxo. 

Uma API aberta e uma documentação clara permitem enviar e receber documentos sem sair da ferramenta de trabalho. 

Assim, a equipe economiza tempo e reduz erros.

Além da API, vale conferir se a plataforma tem integrações nativas. 

Na D4Sign, nossas integrações nativas incluem:

• N8N
• Bitrix24
• Ploomes
• HubSpot
• Make
• Zapier
• Bird ID

E temos outras integrações a caminho. Conheça todas as opções disponíveis na página de integrações da D4Sign.

7. Teste a facilidade de uso

A melhor tecnologia perde valor se ninguém a utiliza. Teste o envio de um documento e observe:

• Quantos cliques são necessários para enviar.
• Se o signatário consegue assinar com facilidade.
• Se a experiência funciona bem no celular.

Um teste grátis ajuda nessa avaliação. Na D4Sign, o período é de 30 dias, com 5 envios.

8. Analise o suporte

Em algum momento, uma dúvida pode surgir, e a rapidez da resposta faz diferença. 

Verifique se o atendimento é em português, quais canais estão disponíveis e qual o prazo médio de retorno.

Vale conferir também se há opções de suporte para diferentes necessidades. 

Empresas com alto volume de documentos, por exemplo, costumam precisar de um atendimento mais próximo e prioritário.

Outro ponto é a reputação. Pesquise a opinião de outros clientes em plataformas de avaliação, porque elas mostram como a empresa trata os problemas na prática.

Na D4Sign, o suporte é um dos nossos pilares:

• Suporte comum: Disponível para todos os usuários, independentemente do plano. O atendimento é por e-mail, com resposta em até 4 horas, dentro do horário de atendimento.
• Suporte Premium: Além do e-mail, inclui um canal por telefone. O usuário solicita uma chamada e conversa com um dos nossos especialistas em tempo real. A ligação acontece em até 90 minutos, dentro do horário de atendimento. 
• D4Sign Help.AI: Apoio com inteligência artificial para tirar dúvidas sobre a plataforma de forma rápida.
• Central de ajuda: Reúne artigos com o passo a passo dos principais recursos da plataforma.
• Treinamentos no YouTube: Vídeos que mostram o uso da D4Sign na prática.

Em 2024, a D4Sign foi campeã do Prêmio Reclame Aqui, referência em excelência no atendimento ao cliente. Além disso, nosso NPS é 74, acima da média do mercado SaaS. 

9. Olhe além da assinatura

Muitas empresas começam com a assinatura e logo precisam de mais. Por isso, considere se a plataforma evolui junto com o negócio, com recursos como gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) e inteligência artificial para resumir contratos e responder dúvidas sobre o conteúdo.

D4Sign CLM

A D4Sign reúne essas frentes em um só lugar. Além da assinatura, a plataforma oferece o D4Sign CLM. Ele é composto por:

• Templates em Word e HTML: Modelos criados com campos personalizados na própria plataforma. Para reutilizar, basta preencher os dados de cada signatário e enviar, sem começar do zero.
• Banco de minutas: Espaço para negociar o contrato dentro da ferramenta. As partes comentam, alteram o texto, acompanham o histórico e aprovam ou rejeitam as mudanças. Fechado o acordo, a última versão segue direto para assinatura.
• Power Form: Permite que o signatário preencha dados do documento, como nome, CNPJ e razão social. Depois, ele recebe o contrato completo, já com as informações nos lugares certos.
• Novo Power Form: Aceita vários preenchedores no mesmo documento e reduz as etapas para criar contratos. A assinatura só acontece depois do preenchimento completo.
• Gestão de contratos: Controle dos contratos armazenados, com aviso 7 dias antes do encerramento e registro de dados como o lucro da negociação. Também mostra datas, assinaturas concluídas e pendências.

D4Sign.AI

Também contamos com o D4Sign.AI, ecossistema de inteligência artificial para a gestão de contratos. 

Hoje, ele reúne duas funcionalidades:

• Resumo automático de contratos: A IA lê o documento e entrega os pontos principais em poucos instantes. 
• Chat para tirar dúvidas: Um chatbot responde perguntas sobre o documento. Em vez de procurar uma cláusula no meio do texto, basta perguntar e receber a resposta na hora.

Os recursos de uma plataforma vão além da assinatura em si, e conhecê-los ajuda a aproveitar melhor a ferramenta no dia a dia. 

O artigo “Conheça os principais recursos de assinatura eletrônica para otimizar sua gestão documental” apresenta as funcionalidades que organizam a rotina de documentos. 

A acessibilidade também merece atenção. O artigo “Recursos de acessibilidade em assinatura eletrônica e digital: Passo a passo de como utilizar na D4Sign” ensina a usar esses recursos. 

10. Confirme se a migração é simples

Quem já usa outra solução costuma temer a troca. Pergunte se a plataforma ajuda a levar os documentos já assinados e se há acompanhamento durante a mudança. 

Na D4Sign, nossos especialistas conduzem a migração com a equipe.

Resumo para decidir

1. Priorize validade jurídica, segurança e autenticação. 
2. Depois, compare custo, integração e suporte. 
3. Por fim, avalie se a plataforma acompanha o crescimento da empresa.

Cada negócio tem uma necessidade diferente, e comparar com critério ajuda a evitar uma troca de plataforma no futuro. 

O guia “Plataforma para assinatura digital: como escolher a melhor para o seu negócio?” aprofunda essa análise. Ele reúne os critérios de comparação e as perguntas para fazer antes de contratar. 

Perguntas frequentes sobre assinatura eletrônica e digital

Reunimos as dúvidas mais frequentes que o nosso time de suporte recebe sobre como fazer assinatura digital e eletrônica. 

As respostas ajudam a assinar com mais segurança e sem retrabalho. 

Como fazer assinatura digital?

A forma mais segura de fazer assinatura digital em documentos online é usar uma plataforma de assinatura eletrônica. 

Nela, a assinatura digital acontece com um certificado digital válido. Já a assinatura eletrônica usa outros pontos de autenticação, como e-mail, Pix ou selfie.

A mesma plataforma também permite enviar documentos para assinatura, com segurança e validade jurídica. 

O passo a passo completo está mais acima, na seção “Passo a passo de como fazer assinatura digital segura”.

Como assinar PDF com certificado digital?

É possível assinar um PDF com certificado digital no Acrobat Reader, e esse caminho atende bem a um uso pontual. 

Para uma rotina com vários documentos e signatários, o mais indicado é contratar uma plataforma de assinatura digital.

Nela, o certificado digital convive com outras formas de autenticação. 

Também é possível enviar documentos para assinatura e gerenciar todos em um só lugar, com a segurança que os contratos exigem.

Como comprovar que um documento foi assinado digitalmente?

A forma de comprovar depende do tipo de assinatura:

• Assinatura digital (com certificado digital): A validade pode ser confirmada no Validar. O uso é simples, e nosso conteúdo sobre o ITI Verificador explica o passo a passo.
• Assinatura simples ou avançada: A verificação confere se houve alteração nos termos e se o arquivo extraído é fiel ao original. O processo varia conforme a plataforma. Na D4Sign, basta enviar o Certificado de Assinatura ou o arquivo P7S. O passo a passo completo do processo está no conteúdo “Como verificar assinatura digital”. 

Estas validações são opcionais. A validade jurídica da assinatura eletrônica e digital já vem da legislação brasileira, como vimos neste guia.

Preciso reconhecer firma em cartório para contrato assinado digitalmente?

Não. Documentos assinados de forma eletrônica, nos tipos simples, avançada ou digital, têm validade jurídica sem reconhecimento de firma. 

Para isso, a assinatura precisa acontecer em uma plataforma que atenda aos requisitos de autenticidade e integridade.

Por que a assinatura digital não aparece no documento?

Em um documento impresso, a assinatura aparece no próprio texto. Já o documento digital não tem, por si só, uma representação visual. 

O comprovante é o Certificado de Assinatura, que reúne os metadados e as informações da autenticação. 

Ele fica disponível para download depois que todos os signatários assinam.

Na D4Sign, é possível adicionar uma representação visual com o recurso Posicionamento de Assinatura. 

Ele permite escolher onde aparecem a assinatura, a rubrica ou o selo. Esse recurso é apenas visual, e o que vale é o Certificado de Assinatura.

Pode assinar documento digitalmente com o celular?

Sim. Na D4Sign, a assinatura funciona no celular, no tablet ou no computador. Basta ter conexão com a internet. 

Quem recebe o link por e-mail ou WhatsApp assina direto do aparelho que estiver à mão.

Documento assinado digitalmente é válido no tribunal?

Sim. Quando a assinatura eletrônica usa as tecnologias adequadas, ela confirma a identidade do signatário, a autenticidade e a integridade do documento. 

Com isso, o arquivo tem valor jurídico e pode ser apresentado em juízo.

A validade está prevista na legislação brasileira desde 2001, com a MP 2.200-2, e foi detalhada pela Lei 14.063/2020.

Como assinar documentos com certificado digital ICP-Brasil?

Para assinar com assinatura digital, o signatário precisa importar um certificado digital válido, do tipo A1, para a conta na D4Sign. 

Depois, basta iniciar o processo pelo link recebido por e-mail ou WhatsApp e seguir as orientações.

Um detalhe importante: é preciso ter o certificado para assinar um documento que exija essa autenticação. Para enviar um documento com essa exigência, porém, não é necessário ter certificado.

Troque o caos da burocracia pela paz de assinar documentos com a D4Sign

Quem pesquisa como fazer assinatura digital costuma estar em um momento de caos. 

Contratos esperam por um aceite, as versões se espalham entre e-mails e conversas, e a dúvida sobre a validade jurídica ainda é um problema.

Neste guia, mostramos o caminho para trocar essa rotina por outra mais ágil. Ele passa por entender os tipos de assinatura, conferir a validade jurídica, seguir o passo a passo e escolher a plataforma com critério. 

Falta responder a uma pergunta: com quem percorrer esse caminho?

Nascemos em 2015 para reduzir a burocracia nas assinaturas. Hoje, a D4Sign soma:

• +500 mil empresas que confiam na plataforma.
• +80 mil clientes ativos.
• +5,7 milhões de usuários ativos.
• +160 milhões de documentos processados.
• Nota 4,7 no Google.

Esses números mostram uma rotina testada por empresas de todos os tamanhos, de pequenas a grandes operações.

Também abrimos caminho em inovação. Fomos pioneiros nas autenticações por Pix, selfie e D4Sign Score, que reforçam a confirmação de identidade de quem assina. 

Fomos pioneiros, ainda, no uso de inteligência artificial no mercado de assinatura eletrônica.

Por trás dessa evolução, existe tecnologia 100% brasileira e o respaldo do Grupo Zucchetti, multinacional italiana presente no mercado desde 1979. 

É essa combinação que leva a assinatura da correria à tranquilidade. 

A melhor forma de comprovar é testar. Faça um teste grátis da D4Sign.

*Exceto o plano ilimitado de documentos.