5 dicas para reduzir custos em qualquer organização

Tanto empresas consolidadas no mercado quanto as que estão enfrentando momentos desafiadores possuem algo em comum: encontrar estratégias para reduzir custos, sem perder a qualidade.

O famoso “fazer mais com menos” é uma das necessidades de qualquer empreendimento, principalmente em momentos de crise econômica e flutuação dos preços.

No entanto, ao buscar reduzir custos, muitos gestores cometem erros, como cortar a verba de setores que não deveria ser alterada, enquanto mantém gastos que poderiam ser evitados, bem como tomam decisões precipitadas em relação ao estoque e aos insumos necessários para a operação, por exemplo.

Não é raro ver compras desnecessárias de materiais que além de ocupar um grande espaço no estoque, ficam obsoletas, ao mesmo tempo em que produtos com grande procura estão em falta ou em baixa quantidade.

Mesmo em um cenário aparentemente grave, existem saídas. E é para te ajudar a reduzir custos sem perder a qualidade nos processos que criamos nesse post. Confira as dicas que separamos e veja como otimizar recursos.

Por que reduzir custos na sua empresa?

A resposta para essa questão parece óbvia para algumas pessoas, mas a verdade é que a redução de custos vai além de economizar dinheiro ou pagar menos nas contas fixas.

Mais do que economizar capital, existem diversos benefícios atrelados à redução de custos em qualquer empresa, que podem afetar até mesmo a competitividade da marca perante o mercado e a sua relevância para a sociedade. Dentre os principais, podemos citar:

• Aumento da rentabilidade: ao alocar menos recursos destinados à operação, consequentemente a organização se torna mais rentável, o que por sua vez pode afetar sua relevância perante a concorrência e a adoção de preços ainda mais competitivos.

• Maior disponibilidade de capital: principalmente para empresas pequenas e médias, quanto maior for o caixa disponível, melhor. Tanto para cobrir imprevistos, como desenvolver os colaboradores ou investir em novos produtos.

• Diminuição de gastos operacionais: ao ter uma visão de toda a operação e a tomada de determinadas decisões como a troca de fornecedores ou a otimização de recursos existentes, o gasto de operação automaticamente cai.

Cenário da gestão financeira de empresas no Brasil

Quando falamos na saúde financeira das empresas no Brasil, principalmente as micro, pequenas e médias, elas tendem a sofrer ainda mais em relação às grandes com a crise e os custos operacionais.

Segundo um estudo do Google Brasil, 40% dos pequenos negócios solicitaram crédito para manterem-se vivos nos últimos anos e algumas das causas para estes problemas financeiros se dão a:

• Mistura das finanças pessoais e da empresa;
• Cotação ineficiente com os fornecedores;
• Falta de planejamento;
• Registros financeiros descentralizados.

Veja nossas dicas para reduzir custos em qualquer empresa

Agora que você já sabe dos maiores desafios financeiros das empresas, é hora de conferir dicas práticas de como reduzir custos, seja qual for o seu setor de atuação e as necessidades da sua empresa.

Evite o desperdício

Deixar a torneira pingando, esquecer as lâmpadas acesas, usar copos descartáveis a cada vez que for tomar água, não separar o lixo entre reciclável e orgânico, e usar papel para atividades que podem ser feitas online, como a assinatura de documentos são só alguns exemplos de desperdício.

O desperdício vai além do uso desenfreado destes recursos, mas também da falta de conscientização das equipes e em alguns casos, de uma cultura empresarial focada também na sustentabilidade.

É muito importante entender que cada gota de água importa, assim como cada folha de papel. No final das contas, esses detalhes, quando somados, são parte importante na redução de custos.

Reduza a rotatividade de colaboradores

Um dos maiores erros dos gestores é o de acreditar que a rotatividade alta não é algo negativo, quando na verdade ela é sinônimo de gastos elevados com contratação, maiores custos com treinamento, diminuição da produtividade, bem como a maior dificuldade de integrar as equipes.

Inclusive, nem sempre o talento novo irá funcionar, o que pode sair ainda mais caro. A estimativa é que as contratações erradas custem de 3 a até 15 vezes o salário do colaborador.

Não é de hoje que as empresas que prezam por um ambiente de trabalho saudável e amigável para as equipes apresentam resultados melhores, e dentre essas vantagens, a redução de custos com os recursos humanos. 

Usar a tecnologia ao seu favor

A tecnologia, quando bem aplicada para resolver problemas operacionais, administrativos e do cotidiano, pode trazer uma série de benefícios, sendo o mais perceptível a economia em recursos naturais, humanos e financeiros.

Dentre os principais exemplos da tecnologia agregada na economia de capital, estão:

• Adoção de plataforma de assinatura eletrônica e digital para enviar e assinar documentos;
• Usar ferramentas digitais para administrar a empresa, como sistemas financeiros, administrativos e de RH;
• Gestão do ciclo de vida de contratos digitalmente;
• Sistema de CRM para gerir clientes e leads.

Reveja os fornecedores

O que pode parecer cômodo em um primeiro momento, pode se resumir a perdas financeiras a médio e longo prazo, bem como a perda de oportunidades de crescimento.

Rever os fornecedores atuais e fazer cotações com outros é importante para analisar se os custos dedicados ao estoque e demais frentes recorrentes podem ser realocados ou diminuídos.

Outro ponto importante que vale a pena ser mencionado é que a quantidade de recursos, e a frequência do uso podem influenciar no custo das compras, já que quanto maior a quantidade de materiais, menor o custo por unidade.

Compre apenas o necessário

O estoque da empresa deve ser “vivo”, ou seja, em constante movimento. Estoques com excesso de itens obsoletos e outros em falta indicam que a gestão não está de acordo com a realidade da marca.

E o que até então parecia ser uma previsão de demanda, pode ser a perda de recursos voltado a um estoque parado.

Sendo assim, atente-se com as compras e veja se elas refletem o que saiu de fato do estoque.

E aí, pronto para reduzir custos, diminuir riscos e otimizar seu uso de recursos? Aproveite para conhecer 8 vantagens da assinatura digital para pessoas jurídicas.