Como aumentar a produtividade da empresa com a assinatura eletrônica

Como aumentar a produtividade é uma preocupação constante dentro das organizações. Muito além da realização de demandas, ela é um parâmetro importante que  afeta diretamente o crescimento de uma empresa.

Entende-se por produtividade a relação entre a quantidade e qualidade das tarefas executadas em um determinado período e os recursos utilizados durante esse processo de produção.

Uma empresa produtiva garante maior eficiência em suas ações e redução de recursos de produção, o que minimiza os custos para a realização do trabalho. Isso é considerado um diferencial competitivo e posiciona a marca com destaque no mercado.

Manter uma boa produtividade dentro da empresa é desafiador e por isso, é essencial conhecer estratégias que possam impulsioná-la. Tecnologias como a assinatura eletrônica e digital são essenciais para dar mais celeridade aos processos, economizando tempo e dinheiro, ou seja, aumentando a produtividade. Vamos entender melhor como isso funciona neste conteúdo.

Assinatura de documentos e produtividade

A assinatura de documentos e contratos é uma atividade essencial para qualquer empresa, seja para formalizar negócios com fornecedores e clientes ou para validar acordos com funcionários.

Em um primeiro olhar, assinar um documento parece algo simples, mas se você prestar atenção, ela envolve diversas etapas: coleta de dados, elaboração do contrato, impressão, envio do documento, assinatura, retorno do documento, armazenamento….

Isso sem contar os impasses que podem surgir no meio do caminho, como dificuldade em obter a assinatura de ambas partes envolvidas devido à distância; ou problema para conciliar agendas para se encontrar presencialmente e realizar o processo de assinatura.

Todas essas questões transformam o ato de enviar um documento para assinatura um trabalho burocrático e demorado, que faz com que a equipe perca tempo e energia que poderiam ser investidos em ações mais estratégicas e focadas no crescimento do negócio.

Assim, podemos dizer que o método da assinatura tradicional, feita em papel e caneta, pode impactar negativamente a produtividade dos colaboradores, o que impacta diretamente no alcance de resultados e metas da organização.

Como a assinatura digital aumenta a produtividade da empresa

Se por um lado a assinatura tradicional é um empecilho para a eficiência das empresas, por outro, o avanço da tecnologia chega para facilitar processos.

A assinatura eletrônica e digital é um exemplo disso. Assinar documentos online, a qualquer hora e lugar traz diversos benefícios, principalmente em relação à otimização de processos, economia de tempo e ganho de eficiência.

Para ter ideia, a assinatura eletrônica apresenta uma redução de 97% no tempo total de assinatura e 80% de economia quando comparada ao método tradicional. Além disso, possui validade jurídica assegurada e é mais segura.

Veja a seguir como aumentar a produtividade com a assinatura digital.

Redução das micro tarefas e trabalho manual

Com a assinatura eletrônica não será necessário perder tempo com pequenas tarefas e trabalhos manuais tais como: impressão dos documentos, escaneamento, envio via motoboy, armazenamento físico, entre outros.

Pode não parecer, mas estes pequenos processos manuais tornam o dia a dia da equipe mais burocrático e moroso, além de facilitar a ocorrência de falha humana.

Com a assinatura digital, todo esse processo fica para trás. Tudo é feito online e de forma eletrônica.

Redução de idas aos cartórios

Como citamos anteriormente, a assinatura digital possui validade jurídica assegurada. No Brasil, esses tipos de assinaturas são válidos há mais de 20 anos pela Medida Provisória 2.200-2/2001 e reforçada mais tarde pela Lei 14.063/2020, também conhecida como Lei da Assinatura Eletrônica.

Assim, idas recorrentes aos cartórios se tornam desnecessárias. Claro, existem alguns casos específicos em que a validação do cartório ainda será necessária, mas para grande parte dos contratos não.

Imagine no ganho de tempo da equipe, que não precisará mais enfrentar deslocamentos, filas, burocracia, etc e poderá focar em tarefas mais estratégicas.

Ausência de arquivo físico

Limpeza, manutenção, organização… Já parou para pensar em quanto tempo e energia são gastos para manter o arquivamento de documentos e contratos impressos em papel?

Com a assinatura digital você pode dar adeus ao armazenamento físico. Ao contratar uma plataforma de assinatura eletrônica, seus documentos ficarão armazenados em nuvem. 

Além de ser uma solução mais prática, é também mais segura, pois os dados ficam protegidos por criptografia, que garante a inviolabilidade dos arquivos, protegendo-os de fraudes e perdas.

Centralização de informações

Otimização é a palavra-chave quando o assunto é como aumentar a produtividade das empresas.

Ao contratar uma plataforma de assinatura eletrônica e digital todos os seus documentos ficam centralizados em um só lugar, o que otimiza a gestão dos contratos. 

Na D4Sign, os documentos ficam armazenados em cofres criptografados, que podem ser organizados em pastas e compartilhados com a sua equipe para que todos possam trabalhar de forma unificada.

Integração via API

Por meio da API é possível integrar uma plataforma de assinatura eletrônica em sistemas que a sua empresa já utiliza. A integração com diferentes softwares permite unificar cada vez mais as informações e otimizar os processos.

Além disso, a integração permite que a interface seja a que os colaboradores já estão acostumados a utilizar, evitando que tempo e energia sejam gastos ao manejar inúmeras aplicações, com interfaces diferentes.

Rapidez, agilidade e versatilidade

A assinatura eletrônica permite assinar documentos de forma rápida, ágil e versátil, pontos essenciais para empresas que querem entender como aumentar a produtividade da sua equipe.

Ao reduzir a burocracia na rotina dos diferentes setores de uma empresa, ganha-se celeridade nos processos e consequentemente, produtividade.

Como aumentar a produtividade usando a tecnologia

A assinatura eletrônica é um dos recursos que a tecnologia proporciona para aumentar a produtividade de uma empresa.

Com a transformação digital, é possível otimizar processos usando diferentes frentes tecnológicas. Vamos conhecer algumas a seguir.

Inteligência artificial

A inteligência artificial tem sido a promessa do ano quando o assunto é como aumentar a produtividade das organizações.

Chatbots conversacionais, gestão orientada a dados, sistemas de recomendação, automação de tarefas… estes são apenas alguns exemplos de uso da IA dentro das empresas.

O D4Sign.AI, usa inteligência artificial para ajudar o signatário a compreender o conteúdo de um contrato, gerando um resumo com os principais pontos e um chat para esclarecer dúvidas do signatário. Além de acelerar o fechamento de negócios, a IA otimiza o trabalho de um assistente jurídico, por exemplo, já que o signatário poderá sanar suas dúvidas sozinho.

Automações

Automatizar é parte essencial para quem quer saber como aumentar a produtividade da empresa. 

As automações permitem realizar de forma automática tarefas maçantes e burocráticas, liberando o potencial humano do seu time.

Quando permitimos que ferramentas realizem o trabalho manual, podemos focar esforços no que realmente importa: o crescimento do negócio.

Templates e formulários inteligentes

O uso de modelos permite criar materiais de forma mais rápida e simples. 

Na D4Sign disponibilizamos para nossos clientes uma série de recursos que facilitam a elaboração de contratos dentro da plataforma. 

Por exemplo, é possível criar documentos a partir de um template Word ou HTML. Também temos o Novo Power Form, um formulário inteligente que permite criar contratos a partir de um modelo com campos personalizados.

Todos estes recursos otimizam o processo de criação de contratos, economizando tempo e energia da equipe.

Por fim, vale ressaltar que uma boa produtividade é um diferencial competitivo e que adotar tecnologias que auxiliem seu negócio a alcançar a eficiência nos processos é um ótimo investimento. Que tal começar com a assinatura eletrônica? Faça um teste grátis e veja o impacto positivo na rotina da sua empresa.

Se você quer saber mais sobre como aumentar a produtividade, confira nosso conteúdo que mostra como a tecnologia melhora a gestão de tempo nas empresas.