Busca avançada: Encontre documentos com nosso sistema de pesquisa

A busca avançada da D4Sign otimiza a rotina de quem precisa localizar documentos específicos guardados nos cofres da plataforma, agilizando a gestão de contratos e o fluxo de assinaturas.

Essa funcionalidade amplia as possibilidades do sistema de pesquisa, permitindo procurar arquivos por meio de palavras-chave presentes em todo o conteúdo do documento, não somente no título. 

Essa facilidade economiza tempo e simplifica o dia a dia operacional. Conheça os detalhes desse recurso a seguir.

O que é a busca avançada e como ela funciona

Considere o cenário em que uma organização emite um grande volume de contratos para os mesmos signatários de forma recorrente. 

Como esses documentos possuem estruturas semelhantes e poucas variações no texto, localizá-los apenas pelo título ou pelo nome do cliente pode demandar tempo, dada a grande similaridade entre os arquivos. 

A busca avançada soluciona essa questão e eleva a precisão. 

O recurso permite localizar os documentos por meio de palavras-chave inseridas no corpo do texto, como um número de CNPJ, uma razão social ou qualquer outro termo específico do arquivo. 

O sistema opera de forma intuitiva e simples, assemelhando-se ao Google.

Essa facilidade abrange qualquer formato de arquivo carregado no sistema. 

Com a busca avançada, o arquivo é armazenado em um OCR, Optical Character Recognition ou Reconhecimento de Caractere Óptico, capaz de “ler” todo o conteúdo do arquivo, tornando-o “pesquisável”.

O vídeo abaixo, da série D4Sign Explica, apresenta de forma prática o funcionamento desse recurso.

Busca avançada x busca simples

A D4Sign oferece duas formas de localizar documentos nos cofres: a busca simples e a busca avançada.

Anteriormente, a busca simples, disponível para todos os clientes, era realizada apenas pelo título do documento ou nome do signatário. 

Com uma atualização da plataforma, novos filtros foram incorporados ao campo de pesquisa, ampliando as possibilidades de busca. 

Hoje, é possível encontrar documentos por: 

• Fase do documento: Em edição, aguardando signatários, aguardando assinaturas, finalizado ou cancelado.
• Data: Por data de criação ou envio, com seleção de período.
• Usuário: E-mail do usuário que criou o documento.
• Tags: Busca por uma tag adicionada ao documento.
• Signatário: E-mail ou número de WhatsApp.

A busca avançada vai além dos filtros. Basta digitar qualquer termo ou palavra-chave que possa ser associado ao documento e o sistema realiza a pesquisa dentro do próprio conteúdo do arquivo. 

Para quem gerencia um grande volume de contratos, esse recurso representa um avanço relevante na produtividade.

Vale destacar que a busca simples com filtros está disponível gratuitamente na plataforma. 

A busca avançada, por sua vez, é uma funcionalidade contratada à parte como um adicional na conta do usuário.

Para conhecer outros recursos que ajudam a otimizar a gestão de documentos na plataforma, vale a leitura: Definir Data Limite para Assinatura: Conheça o recurso para otimizar sua gestão

Vantagens da busca avançada

A principal vantagem da busca avançada é a flexibilidade. O usuário não depende de variáveis específicas para localizar um documento. 

Qualquer informação presente no conteúdo do arquivo pode ser usada como critério de pesquisa.

Além disso, a funcionalidade oferece opções de refinamento que tornam a busca ainda mais precisa:

• Buscar pelo termo exato ou aproximado.
• Pesquisar apenas no conteúdo do arquivo ou no nome e conteúdo ao mesmo tempo.

Na prática, os ganhos são diretos:

• Economia de tempo na localização de documentos.
• Praticidade para encontrar qualquer arquivo, independente do volume armazenado.
• Flexibilidade para usar qualquer palavra ou termo como critério de busca.
• Aumento de produtividade para quem gerencia os documentos.
• Mecanismo de busca rápido e com resultados precisos.

Para equipes que lidam com centenas de contratos ativos, a busca avançada transforma uma tarefa que consumia minutos em algo resolvido em segundos.

A central de ajuda com inteligência artificial da D4Sign pode apoiar na exploração de outros recursos da plataforma. Saiba mais: D4Sign Help.AI: Como utilizar nossa central de ajuda para tirar todas as suas dúvidas

Como encontrar documentos com a busca avançada

1. No dashboard da plataforma, no canto superior esquerdo, clique no ícone de filtro.
2. Os filtros da busca simples aparecem primeiro, seguidos pela seção de busca avançada.
3. Ative a funcionalidade e escolha entre “Apenas Conteúdo” ou “Nome e Conteúdo”.
4. Selecione se a busca deve localizar o termo exato ou aproximado.
5. Digite a palavra-chave ou termo no campo de pesquisa e clique em “Buscar”.
6. Uma página de resultados exibe os documentos que contêm o termo pesquisado.

Prefere ver na prática? O vídeo abaixo mostra o passo a passo completo em funcionamento:

Um recurso que faz diferença no dia a dia

A busca avançada da D4Sign representa um avanço relevante na forma de localizar documentos dentro da plataforma. 

Ao ativar a funcionalidade, o usuário tem 30 dias de uso gratuito para experimentar o recurso na prática.

Após esse período, basta entrar em contato com o time comercial para solicitar a contratação do serviço.

Para quem ainda não é cliente da D4Sign, essa é uma boa oportunidade de conhecer uma plataforma que vai além da assinatura eletrônica e oferece recursos pensados para tornar a gestão de contratos mais ágil e organizada. 

Conheça os planos e veja qual se encaixa melhor na realidade da sua operação.