Assinatura eletrônica para RH: por onde começar? 

Entrevistas à distância, treinamento com realidade aumentada e inteligência artificial auxiliando no recrutamento. Esses são apenas alguns exemplos de como a tecnologia também auxilia o setor de recursos humanos. E não para por aí, não podemos esquecer de falar da assinatura eletrônica para RH.

Otimizar processos gerenciais, economizar em diferentes frentes e tornar o recrutamento e gestão de pessoas mais ágil e linear também são atribuições do setor de recursos humanos, que lida diretamente com dezenas de tarefas, obrigações e gestões variadas.

Além de admissões e demissões, o RH é responsável pelo bem-estar, saúde e qualidade de vida dos colaboradores. Por isso, a assinatura eletrônica para RH veio como uma grande aliada das mais variadas empresas ao redor do mundo: desde as que fazem a gestão de um até centenas de talentos.

Pronto para entender como uma tecnologia como esta pode facilitar e trazer uma série de benefícios para o RH da sua empresa? Continue aqui e surpreenda-se.

O que é assinatura eletrônica?

Para entender como a assinatura eletrônica para RH pode ser uma ótima pedida para a sua empresa, é necessário entender antes de mais nada do que se trata esse termo em alta.

Em suma ela ganha esse nome porque é feita 100% online, em documentos também criados, armazenados e gerenciados digitalmente.

Ideal para as mais variadas transações, é separada em três tipos: simples, avançada e qualificada, que por sua vez também é chamada de digital, que só pode ser feita a partir do certificado digital ICP-Brasil.

De modo geral, a assinatura eletrônica é uma forma de autenticar documentos e garantir a identidade dos signatários, validando que você é quem diz ser, e a veracidade das informações contidas no documento. 

Um clique, uma selfie, um código enviado no seu e-mail ou SMS e até mesmo um pequeno vídeo feito no ato da leitura do documento são consideradas formas de comprovar a sua identidade e assim assinar o documento que você precisar. 

Sem mais papelada, reconhecimento de firma, idas ao cartório ou a necessidade de solicitar a presença física dos signatários para assinar.

Assinatura eletrônica para RH: no que ela pode ajudar?

Como falamos acima, a assinatura eletrônica é responsável por tornar o processo de assinatura, gestão e armazenamento de documentos muito mais simples e ecológico, contribuindo com a economia de papel, tinta de impressora, tempo e espaço físico da organização.

Agora traga essa possibilidade para o cotidiano do departamento pessoal, onde diversos contratos e documentos são tramitados diariamente, entre eles contratos de admissão, de prestação de serviço, NDA, cartas de recomendação, demissões, pesquisas internas e assim sucessivamente.

Quais documentos de RH podem ser assinados eletronicamente?

Depois de entender mais sobre o que é e os benefícios que a assinatura eletrônica e digital para RH pode trazer para a sua gestão, fica a dúvida: será que irá realmente ser útil no cotidiano? Veja a seguir quais documentos podem assinados eletronicamente:

• Contratos de trabalho: admissão, alterações diversas, promoções, e rescisão;

• Acordos de confidencialidade (NDA): protegendo informações sensíveis da empresa;

• Políticas internas: como código de conduta, políticas de privacidade e uso de TI;

• Formulários de benefícios: planos de saúde, seguros, e outros benefícios oferecidos pela empresa. Inclusive, além da assinatura eletrônica, a D4Sign possui diversas ferramentas de gestão de documentos, sendo uma delas o Novo Power Form, uma solução que facilita o preenchimento 100% digital de formulários.

• Relatórios de desempenho: avaliações de desempenho, feedbacks, e planos de desenvolvimento;

• Autorizações: para descontos em folha, uso de imagem, entre outros;

• Termos de consentimento: para coleta e tratamento de dados pessoais;

• Pactos de horário: acordos de jornada de trabalho, banco de horas, e trabalho remoto;

• Advertências e suspensões: documentos de medidas disciplinares;

• Registros de treinamento: comprovantes de participação e conclusão de treinamentos.

Perceba que todos os documentos podem ser assinados dessa forma, facilitando a rotina de trabalho tanto dos responsáveis pelo RH, quanto para o restante dos colaboradores da organização.

Assinatura eletrônica tem validade jurídica? 

Outra questão que costuma vir à tona, principalmente quando se tratam de documentos relacionados aos colaboradores da empresa e sobre a validade jurídica deles. 

A verdade é que documentos digitais e assinados dessa forma são aceitos em todo o Brasil, inclusive em cartórios e demais órgãos públicos. 

Por falar nisso, existem diversas leis que atestam a garantia dos documentos digitais e consequentemente das suas assinaturas, desde que feitas em plataformas seguras, como a D4Sign.

Como implementar a assinatura eletrônica para RH

Agora, fica a principal dúvida e para alguns gestores, receio. Como implementar tamanha mudança nos processos sem prejudicar a produtividade, a qualidade da gestão e até mesmo a satisfação das equipes?

Nós pensamos em tudo. Veja a seguir quais caminhos seguir para adotar a assinatura eletrônica para RH e assinar o futuro da sua empresa:

1. Apresente essa inovação para a diretoria: toda mudança organizacional precisa começar da diretoria. É a partir da aprovação dos setores de liderança que será possível aplicar as mudanças. Apresente os benefícios, custo-benefício e traga um planejamento sobre o uso da ferramenta.

2. Estude as plataformas disponíveis: após essa aprovação, busque a melhor plataforma de assinatura eletrônica para a sua empresa. Pesquise em sites de referência como o Reclame Aqui, avaliações no Google Meu Negócio e até mesmo comentários nas redes sociais.

3. Marque uma reunião e tire todas as suas dúvidas: busque o contato da plataforma em questão e marque uma reunião para entender mais sobre ela e suas demais soluções.

4. Contrate o plano que melhor te atenda: agora é o momento de contratar o plano ideal e apresentar essa inovação para o restante da equipe.

5. Implemente e ofereça treinamentos: plataformas inovadoras como a D4Sign são intuitivas e o treinamento não tem grandes segredos. E caso você precise, nosso suporte estará disponível sempre que necessário.

Assinatura eletrônica e digital é com a D4Sign! 

Potencialize o seu RH com a assinatura eletrônica e economize recursos naturais, tempo e espaço físico.

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