A assinatura digital para advogados já é uma realidade e não uma escolha.
Não há dúvidas de que uma gestão de assinaturas eficiente impacta diretamente na rotina de departamentos jurídicos e escritórios de advocacia. Neste contexto, o uso das assinaturas eletrônicas traz aumento de produtividade, mais celeridade aos processos, economia de tempo e redução de custos.
Mas estes são apenas alguns dos benefícios de adotar essa tecnologia. Se você quer tornar a sua rotina jurídica mais ágil, inovadora e inteligente, este conteúdo é para você.
Vamos falar sobre os benefícios da assinatura digital para advogados, suas aplicações, sanar dúvidas sobre validade jurídica e segurança e como dar os primeiros passos rumo à transformação dos seus processos de assinatura. Confira!
O que é assinatura digital e eletrônica?
A assinatura como conhecemos – com papel e tinta – tem caído em desuso e dado espaço a formas eletrônicas de se validar o aceite das partes envolvidas sobre o que está escrito em um documento.
Assim, podemos dizer que a assinatura eletrônica é o recurso que atesta a autenticidade de um documento eletrônico e prova a ciência e concordância do advogado e das partes envolvidas.
É um termo bem amplo, que designa todos os tipos de assinatura que usam os meios eletrônicos como validação. Por exemplo, a autenticação via senha, token, SMS, geolocalização, login, selfie, vídeo-selfie, entre outras.
Entre os tipos de assinatura eletrônica, temos a digital, que é a que usa um certificado digital regulamentado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Esse tipo é o mais seguro, pois possui diversos critérios criptográficos que garantem a identidade do signatário e a integridade do documento assinado. Por isso, é o tipo mais utilizado no meio jurídico.
Validade jurídica: o que diz a jurisprudência brasileira
Essa é uma grande preocupação dos advogados na hora de substituir as assinaturas tradicionais por uma plataforma de assinatura eletrônica.
Entretanto, não há motivo para este tipo de insegurança, pois todos os tipos de assinatura eletrônica, inclusive a digital, possuem validade jurídica e são amparadas pela legislação brasileira.
A assinatura eletrônica possui validade jurídica no Brasil há mais de 20 anos com a Medida Provisória 2.200-2/2001 e foi reforçada com a Lei 14.063/2020, chamada de Lei da Assinatura Eletrônica.
Por isso, podemos afirmar que documentos assinados de forma eletrônica e com a tecnologia certa são aceitos como meio de prova quando apresentados nos tribunais brasileiros e que contratos celebrados por plataformas de assinatura eletrônica são exequíveis no Brasil.
Essa modalidade de assinatura é aceita em tribunais do Brasil tanto no poder público como em acordos privados, desde que se cumpram os requisitos de autenticidade, integridade e não repúdio.
Benefícios da assinatura digital para advogados
A assinatura digital para advogados, assim como a eletrônica, traz diversas vantagens para profissionais do setor, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas. Veremos as principais a seguir.
Maior agilidade nos processos
Um dos grandes diferenciais da assinatura digital para advogados é a possibilidade de agilizar processos.
Pense no tempo gasto para coletar assinaturas de todas as partes envolvidas em um acordo no método tradicional. Imprimir o documento, enviar para assinatura de todos os signatários, autenticar em cartório…
Com a assinatura eletrônica e digital, é possível fazer tudo isso com poucos cliques. Assim, o documento é assinado em um tempo bem menor, com toda a segurança e validade jurídica. Com a D4Sign é possível gerar mais de 97 % de redução no tempo total de assinatura!
Economia com deslocamentos e armazenamento físico
Muito da agilidade com a qual assinaturas no meio eletrônico ocorrem vem do fato de não ser necessário deslocar um documento impresso para o signatário. Afinal, essa logística de envio e recebimento é demorada e custosa.
Outro ponto é que não é necessário armazenar os documentos em um espaço físico, o que demanda dinheiro e tempo de organização e limpeza, por exemplo.
Aumento na produtividade
Com a economia de tempo no processo de assinaturas, advogados experimentam um aumento de produtividade, principalmente porque podem enviar e assinar documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, basta ter acesso a um dispositivo com internet.
Assim, profissionais do setor podem focar seu tempo e atenção no que realmente importa: o relacionamento com seus clientes, a captação de novos negócios e o crescimento da empresa.
Redução de custos
Para além da economia de tempo, a assinatura digital para advogados também gera uma redução relevante nos custos da empresa.
Coloque na ponta do lápis: custos com papel, impressora, tinta, deslocamentos, despesas com cartórios, aluguel de espaço físico para armazenamento…
Com a assinatura eletrônica e digital, você elimina todos estes gastos, além de economizar tempo e ganhar produtividade, como dissemos acima. Com a D4Sign é possível gerar mais de 80 % de economia em relação ao método tradicional.
Mais segurança
A assinatura digital é mais segura em relação à manuscrita, já que esta pode ser facilmente alvo de cópia e fraude.
Assinaturas eletrônicas possuem diferentes fatores de segurança capazes de garantir a identidade do signatário e integridade do documento.
O uso de pontos de autenticação permite o cruzamento de dados e o registro de diversos parâmetros a fim de garantir que a pessoa que assina o documento é realmente quem diz ser.
Além disso, a integridade do documento também é resguardada pelo código hash, uma criptografia de ponta gerada quando um documento digital é criado em uma plataforma de assinatura eletrônica. Qualquer mudança no documento gera um código novo, totalmente diferente do anterior, deixando claro que o arquivo sofreu uma violação.
Adequação a novas tecnologias
Cada vez mais, novas tecnologias, como por exemplo a inteligência artificial, são usadas dentro das empresas para otimizar processos e escalar negócios.
O uso da assinatura digital para advogados em departamentos jurídicos e escritórios de advocacia mostra que a empresa está focada em inovação e no que tem sido tendência no mercado, o que passa uma boa impressão para os seus clientes.
Melhora na experiência do cliente
Outro benefício da assinatura digital para advogados é que seu uso melhora a experiência do cliente.
Ao oferecer mais agilidade e praticidade na assinatura, evitando burocracias, custos e deslocamentos necessários, o cliente percebe o valor agregado do serviço e a melhora na sua experiência durante todo o processo.
Afinal, não podemos esquecer que hoje, as pessoas estão mais tecnológicas e oferecer praticidade atrai e fideliza muitos clientes, ou seja, a assinatura eletrônica é, sem dúvidas, um meio para retê-los no seu escritório.
Quer entender melhor sobre a usabilidade da nossa plataforma na rotina jurídica? O Daniel De Ponti, advogado sênior da Delfino & Pinheiro Assessoria Jurídica Especializada, conta como a D4Sign tem impactado no seu trabalho e no dia a dia do escritório.
Quais documentos podem ser assinados de forma eletrônica?
Todo documento pode ser assinado eletronicamente e terá validade jurídica assegurada pela legislação brasileira, desde que cumpra os requisitos de autenticidade, integridade e não-repúdio.
Quando assinados com a tecnologia certa, documentos com assinatura eletrônica são aceitos como meio de prova se apresentados nos tribunais brasileiros.
Ela pode ser utilizada em diferentes tipos de documentos: notificações judiciais, procurações, petições, contratos sociais e de trabalho, termos de uso, políticas de privacidade, acordos de acionistas, acordos de confidencialidade, entre outros.
Geralmente, advogados e profissionais do setor usam a assinatura digital (com certificado digital) por ser a modalidade mais segura, pois possui diversos critérios criptográficos que garantem a identidade do signatário e a integridade do documento assinado.
Além disso, a assinatura digital pode ser obrigatória em acordos e contratos específicos, como transferência e registro de imóveis, protocolos de petições judiciais, emissão de receita de medicamentos controlados, contratos na esfera pública, bem como nos atos de chefes de poderes.
Mas nem todo documento necessita obrigatoriamente de uma assinatura com certificado digital. Documentos com menor complexidade e criticidade podem levar a assinatura avançada e até mesmo a simples. A dica é consultar todas as partes e instâncias pelas quais o documento passará para entender as exigências de cada órgão e assim, assinar com a modalidade correta.
Como começar a usar a assinatura digital para advogados?
Não há dúvidas de que a assinatura digital para advogados pode trazer inúmeros benefícios para a rotina desses profissionais.
Para adotar essa modalidade de assinatura com toda a segurança que seus documentos merecem, o ideal é investir em uma plataforma de assinatura eletrônica como a D4Sign.
Com a nossa plataforma, todos os seus documentos ficam armazenados em um só lugar, de forma segura, em cofres na nuvem. Além da assinatura, disponibilizamos diversas ferramentas para facilitar a criação e gestão de documentos.
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