Assinatura digital para advogados: Transforme sua rotina jurídica com agilidade e segurança

A assinatura digital para advogados já é uma realidade. Uma gestão de contratos e assinaturas eficiente impacta diretamente na rotina de departamentos jurídicos e escritórios de advocacia.

Nesse contexto, o uso das assinaturas eletrônicas traz aumento de produtividade, mais celeridade aos processos, economia de tempo e redução de custos. 

Mas esses são apenas alguns dos benefícios de adotar essa tecnologia.

Neste artigo, abordamos os benefícios da assinatura digital para advogados, suas aplicações práticas, dúvidas sobre validade jurídica e segurança, e como dar os primeiros passos rumo a uma rotina jurídica mais ágil e inteligente.

O que é assinatura digital e eletrônica?

A assinatura com papel e tinta tem caído em desuso e dado espaço a formas eletrônicas de validar o aceite das partes envolvidas em um documento.

A assinatura eletrônica é o recurso que atesta a autenticidade de um documento eletrônico e comprova a ciência e a concordância do advogado e das partes envolvidas. 

É um termo amplo, que abrange todos os tipos de assinatura que utilizam meios eletrônicos como validação, como autenticação via senha, token SMS ou WhatsApp, geolocalização, login, selfie e vídeo-selfie.

Entre esses tipos, a assinatura digital se destaca por utilizar um certificado digital regulamentado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

Por contar com critérios criptográficos que asseguram a identidade do signatário e a integridade do documento, ela oferece o maior nível de segurança disponível. 

Por isso, é o tipo mais utilizado no meio jurídico.

Para entender melhor as diferenças entre os dois tipos, vale a leitura: Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica? 

Validade jurídica: O que diz a jurisprudência brasileira?

Essa é uma preocupação comum entre advogados na hora de substituir as assinaturas manuscritas por uma plataforma de assinatura eletrônica. 

No entanto, todos os tipos de assinatura eletrônica, inclusive a digital, têm validade jurídica e amparo na legislação brasileira.

O marco legal que sustenta esse entendimento é sólido e abrangente:

• Medida Provisória 2.200-2/2001: Foi o ponto de partida. Ela instituiu a ICP-Brasil e abriu caminho para o reconhecimento legal de documentos assinados digitalmente. Um detalhe relevante para o meio jurídico: a MP, em seu artigo 10, § 2º, admite métodos de autenticação além do certificado digital, desde que as partes os reconheçam como válidos. 
• Lei 14.063/2020: Consolidou ainda mais esse entendimento ao regulamentar o uso da assinatura eletrônica em interações com órgãos públicos, além de reforçar sua segurança jurídica. 
• Lei 14.620/2023: Trouxe um avanço importante para contratos digitais: a dispensa de testemunhas quando a integridade das assinaturas for confirmada por um provedor habilitado. 
• Decreto 10.543/2020: Regulamenta os tipos de assinatura eletrônica no âmbito federal.
• Lei 11.419/2006: Confere força de original aos documentos eletrônicos produzidos com garantia de origem e autoria. 

Na prática, documentos assinados eletronicamente com a tecnologia adequada são aceitos como meio de prova nos tribunais brasileiros. 

Contratos celebrados por plataformas de assinatura eletrônica e digital são exequíveis no Brasil, tanto no poder público quanto em acordos privados, desde que atendam aos requisitos de autenticidade, integridade e não repúdio.

Aprofunde seus conhecimentos sobre esse tema no artigo: A assinatura eletrônica tem validade jurídica? 

Benefícios da assinatura eletrônica e digital para advogados

A assinatura eletrônica e digital para advogados traz diversas vantagens para profissionais do setor, escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. 

Confira os principais.

Maior agilidade nos processos

Um dos grandes diferenciais da assinatura digital para advogados é a possibilidade de agilizar processos. 

Pense no tempo gasto para coletar assinaturas no método tradicional: imprimir o documento, encaminhar para todos os signatários, autenticar em cartório…

Com a assinatura eletrônica e digital, todo esse caminho se reduz a poucos cliques, com segurança e validade jurídica. 

A D4Sign pode gerar mais de 97% de redução no tempo total de assinatura.

Economia com deslocamentos e armazenamento físico

Grande parte dessa agilidade vem da eliminação da logística física. 

Enviar e receber documentos impressos consome tempo e gera custos que se acumulam ao longo do tempo.

Além disso, o armazenamento em nuvem dispensa espaço físico, organização manual e todos os gastos que esse processo envolve.

Aumento na produtividade

Com menos tempo dedicado ao processo de assinaturas, advogados ganham espaço na agenda para o que realmente importa: o relacionamento com clientes, a captação de novos negócios e o crescimento do escritório.

A assinatura eletrônica pode ser feita de qualquer lugar, a qualquer momento, por qualquer dispositivo com acesso à internet.

Redução de custos

A assinatura digital para advogados também gera redução relevante nos custos da operação. 

Papel, impressora, tinta, deslocamentos, cartório e aluguel de espaço para armazenamento físico são gastos que deixam de existir.

A D4Sign pode gerar mais de 80% de economia em relação ao método tradicional.

Mais segurança

A assinatura manuscrita é mais vulnerável a cópias e fraudes. 

A assinatura eletrônica, por outro lado, conta com múltiplos fatores de segurança que confirmam a identidade do signatário e preservam a integridade do documento.

Os pontos de autenticação permitem o cruzamento de dados e o registro de parâmetros que comprovam que quem assina é realmente quem diz ser. 

Além disso, o código hash protege o documento contra alterações: uma criptografia de ponta gerada quando um documento digital é criado em uma plataforma de assinatura eletrônica. 

Qualquer mudança no documento gera um código novo, totalmente diferente do anterior, deixando claro que o arquivo sofreu uma violação.

Adequação a novas tecnologias

Adotar a assinatura digital em departamentos jurídicos e escritórios de advocacia demonstra que a empresa acompanha as tendências do mercado e está orientada à inovação. 

Esse posicionamento transmite confiança e passa uma boa impressão para os clientes.

Um exemplo prático disso é o D4Sign.AI, que aplica inteligência artificial diretamente na rotina jurídica. 

Com ele, é possível gerar resumos automáticos de contratos, tirar dúvidas sobre cláusulas específicas em tempo real e extrair insights estratégicos do portfólio documental, reduzindo consideravelmente o tempo de leitura e análise de documentos. 

Melhora na experiência do cliente

Ao oferecer mais agilidade e praticidade na assinatura de documentos, o cliente percebe o valor agregado do serviço em cada etapa do processo. 

Menos burocracia, menos deslocamento e mais eficiência são diferenciais que atraem, fidelizam e retém.

Quer entender melhor como a plataforma impacta a rotina jurídica na prática? 

Daniel De Ponti, advogado sênior da Delfino & Pinheiro Assessoria Jurídica Especializada, conta como a D4Sign transformou o dia a dia do escritório:

Quais documentos assinar de forma eletrônica?

É possível assinar eletronicamente qualquer documento. A legislação brasileira garante a validade jurídica do processo, desde que ele cumpra os requisitos de autenticidade, integridade e não repúdio.

Quando assinados com a tecnologia adequada, esses documentos são aceitos como meio de prova nos tribunais brasileiros.

A assinatura eletrônica se aplica a diferentes tipos de documentos, como notificações e processos judiciais, procurações, petições, contratos sociais e de trabalho, termos de uso, contratos de prestação de serviços, políticas de privacidade, acordos de acionistas e acordos de confidencialidade.

Advogados e profissionais do setor costumam optar pela assinatura digital com certificado digital por ser a modalidade mais segura, com critérios criptográficos que confirmam a identidade do signatário e preservam a integridade do documento.

Em alguns casos, essa modalidade é obrigatória. Transferência e registro de imóveis, protocolos de petições judiciais, emissão de receitas de medicamentos controlados e contratos na esfera pública são exemplos que exigem o certificado digital.

Por outro lado, documentos com menor complexidade podem ser assinados com a modalidade avançada ou simples. 

A recomendação é consultar todas as partes e instâncias pelas quais o documento passará para entender as exigências de cada órgão e assinar com a modalidade correta.

Para entender como esse recurso funciona na prática dentro de uma grande operação jurídica, confira o depoimento de Fernanda Hoelz, Executiva Jurídica e Estratégica das Lojas Marisa:

Como começar a usar a assinatura digital para advogados?

Adotar a assinatura digital para advogados começa com a escolha de uma plataforma que ofereça segurança, recursos completos e facilidade de uso no dia a dia. 

A D4Sign reúne essas características em um único ambiente.

Benefícios da D4Sign para advogados e departamentos jurídicos

Na plataforma, todos os documentos ficam armazenados em cofres na nuvem, com acesso centralizado e organizado. 

A D4Sign possui certificação ISO 27001, o que garante que os dados e documentos dos clientes são gerenciados com os mais altos padrões internacionais de segurança da informação. 

Além disso, a plataforma oferece usuários* e armazenamento ilimitados, o que significa que todo o escritório ou departamento jurídico pode ser integrado sem custos adicionais por expansão do time. 

Para quem já utiliza outra plataforma, a migração de documentos é facilitada pelo time especializado da D4Sign. 

Além da assinatura, a D4Sign disponibiliza recursos que apoiam todo o ciclo documental, como criação de documentos a partir de templates, gestão de contratos com o CLM, banco de minutas, lembretes automáticos de assinatura, monitoramento de vencimento de contratos e envio em lote por e-mail e WhatsApp para agilizar a distribuição de documentos para múltiplos signatários de uma só vez. 

A plataforma também conta com diversos pontos de autenticação para validar a identidade do signatário, como selfie, vídeo-selfie, Pix, certificado digital e integração com o gov.br, o D4Sign Score. 

Para escritórios e departamentos jurídicos que acompanham o movimento de tecnologia no Direito e de legaltech e inovação, a plataforma também se integra aos principais sistemas de gestão, como CRMs e ERPs, via API, facilitando a automação de processos sem retrabalho.

Os planos oferecem ótimo custo-benefício para escritórios e empresas de todos os portes, com flexibilidade para escolher os recursos mais adequados a cada operação. 

*Exceto o plano ilimitado.

Aprofunde seus conhecimentos sobre assinatura digital para advogados

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