Como utilizar templates de contratos na D4Sign

Os templates de contratos são funcionalidades que permitem criar modelos pré-formatados de documentos com campos personalizados.

Na D4Sign, esse recurso faz parte do D4Sign CLM e está disponível em dois formatos: Word e HTML.

Para equipes que lidam com contratos de prestação de serviço, admissão, crédito ou qualquer outro documento com estrutura fixa e dados variáveis por signatário, o uso de templates representa uma mudança direta na rotina. 

Menos tempo gasto em tarefas repetitivas, menos margem para erros e mais controle sobre o que é enviado para assinatura eletrônica.

Neste artigo, explicamos como os templates de contratos funcionam na prática, como criar e configurar cada formato e como integrá-los ao fluxo de assinatura.

Conheça o recurso de templates de contratos

A lógica é simples: a estrutura do documento é definida uma única vez, com os espaços para preenchimento marcados, e esse modelo é reutilizado quantas vezes for necessário, preenchendo apenas o que muda a cada operação.

A plataforma oferece dois formatos, cada um adequado a um contexto diferente:

Template HTML

Criado diretamente dentro da plataforma, sem necessidade de arquivo externo. 

Os campos são marcados com colchetes: [NOME_DO_CAMPO]. 

Com o template pronto, a geração de um documento é instantânea: acesse o cofre, clique em “Novo Documento”, selecione o template, preencha os campos e o documento já está pronto para entrar no fluxo de assinaturas.

Template Word (.docx)

Criado no Word ou em um editor equivalente, com marcadores inseridos nos campos variáveis usando a sintaxe ${nome_do_campo}. 

O arquivo é carregado na plataforma e o template fica disponível para uso nos cofres configurados.

O formato suporta múltiplos preenchedores via Novo Power Form, com sintaxe específica para identificar quem preenche cada campo. 

Por exemplo: ${“locador”:”nome completo”} e ${“locatário”:”CPF”}

Essa combinação é especialmente útil para contratos onde dados de diferentes partes precisam ser inseridos antes da formalização, como contratos de locação, prestação de serviços e acordos comerciais com múltiplos signatários.

Por que criar contratos do zero gera gargalos na operação?

Montar um contrato manualmente a cada novo cliente ou fornecedor parece simples quando o volume é pequeno. 

Quando os envios se multiplicam, o processo começa a revelar fragilidades.

Tempo perdido em tarefas que podem ser automatizadas

Copiar, ajustar, revisar e reenviar são etapas que consomem tempo do analista que poderia estar analisando, do advogado que poderia estar assessorando, do contador que poderia estar orientando o cliente.

Erro humano

Quanto mais contratos, mais substituições manuais e mais chance de inconsistência. 

Copiar uma informação incorreta de um modelo anterior é um grande risco, especialmente quando o processo depende de atenção individual em cada campo.

Falta de controle sobre os documentos 

Sem um modelo único e controlado, cada pessoa do time tende a usar a sua própria versão do documento, com variações sutis de cláusula, formatação diferente e campos que alguns incluem e outros esquecem. 

A empresa perde o controle sobre o que está sendo enviado em seu nome.

Para entender como a automação de processos documentais apoia a eficiência operacional, vale a leitura: Automação de processos: como ela ajuda a sua empresa?

Quais são os benefícios dos templates de contratos?

• Padronização em todos os envios: Todos os documentos gerados pelo mesmo template seguem o mesmo layout e linguagem, sem variações indesejadas entre envios. Isso contribui para a consistência jurídica e visual independente do volume de documentos. 
• Redução de erros de dados: Os campos podem ser configurados por tipo de dado: texto livre, e-mail, número inteiro, moeda, data e combo Sim/Não. O tipo do campo valida o formato antes do envio, reduzindo a chance de erros de preenchimento.
• Compartilhamento controlado: O administrador do cofre gerencia o compartilhamento dos templates, garantindo que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso. Essa estrutura mantém o controle sobre os modelos em uso na empresa.
• Integração direta com o fluxo de assinatura: O documento gerado a partir do template já entra no fluxo da D4Sign sem etapas intermediárias de upload. O processo vai da criação do documento ao envio para assinatura em poucos cliques.
• Automação via API: Para equipes de tecnologia, é possível listar templates, gerar documentos preenchendo as variáveis via endpoint e cadastrar signatários programaticamente, sem nenhuma intervenção manual na plataforma. Essa integração permite conectar a geração de contratos diretamente a sistemas como ERPs e CRMs.

Entenda como a integração entre assinatura eletrônica e CRM pode revelar pontos de melhoria na gestão de clientes: Integração de CRM e assinatura eletrônica e digital: 5 sinais de que sua gestão de clientes está incompleta 

Quais setores mais se beneficiam dos templates de contratos?

Embora qualquer modelo de negócio possa se beneficiar dos templates de contratos e documentos, alguns segmentos sentem o impacto dessa otimização de forma muito mais imediata.

Seja pelo alto volume de transações, pela necessidade de validações jurídicas rigorosas ou pelo dinamismo no atendimento, estruturar processos eficientes evita gargalos operacionais e erros manuais.

Contabilidade e advocacia

Contratos de prestação de serviços e balanços patrimoniais são documentos enviados com frequência, têm estrutura fixa e dados variáveis por cliente. 

Os templates eliminam o retrabalho e padronizam o que é enviado em nome do escritório.

Para entender na prática como a tecnologia reduz custos e agiliza a rotina de escritórios e equipes de direito, vale a pena se aprofundar no assunto: Quais são as vantagens da assinatura eletrônica para departamentos jurídicos?

RH e departamento pessoal

Contratos de trabalho, NDAs e aditivos, especialmente em períodos de contratação, se beneficiam diretamente da padronização e da integração com o fluxo de assinatura no setor de RH.

Saiba como a assinatura eletrônica apoia o RH: Benefícios da assinatura eletrônica para o RH

Saúde

Termos de consentimento e autorizações de procedimento exigem padronização jurídica, reduzindo o risco de inconsistências nos documentos.

Saiba como equilibrar a exigência de segurança com a rapidez que o atendimento médico demanda no dia a dia: Gestão de documentos na saúde: Como a assinatura eletrônica agiliza o atendimento e assegura a conformidade

Financeiro e fintechs

Em operações tradicionais ou na rotina ágil de uma fintech, CCBs e contratos de crédito envolvem alto volume, dados variáveis e risco jurídico elevado em caso de inconsistência. 

A validação por tipo de campo reduz os erros antes do envio.

Para explorar como o mercado financeiro utiliza essa automação para fechar negócios de forma mais rápida e segura, confira o nosso artigo: Benefícios da assinatura digital para o setor financeiro e contábil

Como criar um template HTML na D4Sign?

O template HTML é criado diretamente na plataforma, sem necessidade de arquivo externo e os campos são marcados com colchetes: [NOME_DO_CAMPO], sem espaços nem caracteres especiais.

1. Acesse D4Sign CLM → Templates HTML.

2. Clique em Novo Template HTML.

3. No editor online, insira os campos usando [NOME_DO_CAMPO], sem espaços nem caracteres especiais.

4. Clique em Configurar Campos para definir o formato esperado de cada campo e, em seguida, salve o template.

5. Após a criação, o template HTML pode ser duplicado para criar variações sem alterar o original, compartilhado com outros usuários ou baixado como arquivo. Acesse D4Sign CLM → Templates HTML, escolha o template e clique em Opções do template.

Como criar um template Word na D4Sign?

O template Word segue um processo simples, dividido em duas etapas: a criação do documento e a configuração na plataforma.

Criando o documento com campos variáveis

No arquivo Word, insira marcadores nos campos variáveis usando a sintaxe ${nome_do_campo}.

A variável não deve conter caracteres especiais e deve usar _ no lugar de espaços.

Exemplos: ${nome_da_empresa}, ${data_inicio}, ${valor_contrato}.

Com os campos marcados, o documento está pronto para ser carregado na plataforma.

Configurando o documento na plataforma

1. Na plataforma, clique em D4Sign CLM → Templates Word (Docx).

2. Clique em Novo Template Word e faça o upload do arquivo.

3. Clique em Opções do template → Compartilhar e selecione os cofres onde o template deve estar disponível.

4. Para padronizar o preenchimento por tipo de dado, acesse Opções do template → Gerenciar Tokens. É possível padronizar os tokens para receber formatos disponíveis como data, CPF, números inteiros, ou texto, dentre outros.

Template Word e Novo Power Form: Como funcionam juntos?

O template Word, além de gerar documentos pré-preenchidos pelo remetente, também é o ponto de partida exclusivo para criar um Novo Power Form.

Em vez de um único remetente preencher todos os campos antes do envio, o Novo Power Form permite que múltiplas partes preencham diretamente no documento suas informações específicas. 

O documento só segue para assinatura após o preenchimento completo por todos os participantes.

Passo a passo para usar o Template Word com o Novo Power Form

No momento de criação de um Novo Power Form, o usuário visualiza todos os templates Word existentes na conta e seleciona o modelo que servirá de base.

1. Acesse D4Sign CLM → Novo Power Form.

2. Clique em Criar Novo Power Form.

3. Selecione o cofre e o template Word que deseja utilizar como base.

4. O sistema exibe a quantidade de tokens (campos personalizados) encontrados no arquivo. Clique em Continuar.

5. Configure as informações dos signatários que preencherão os campos, defina os pontos de autenticação para validar a identidade de cada um.

6. Configure os signatários fixos (aqueles que apenas assinam o documento, sem preencher campos) e defina se a assinatura seguirá uma ordem. Clique em salvar.

7. Após as configurações, envie o documento para assinatura imediatamente ou posteriormente.

Para entender como o Novo Power Form funciona em detalhes, vale a leitura: Conheça o Novo Power Form

Como encontrar os templates de contratos na plataforma?

Os templates podem ser acessados nos menus individuais de cada formato:

Além dos menus individuais, é possível visualizar os templates disponíveis em cada cofre ao clicar no botão Novo Documento, abaixo da opção Minuta para discussão. 

Templates de contratos são só o começo

Os templates de contratos resolvem um ponto específico da operação documental. 

A D4Sign reúne em um único ambiente recursos que cobrem todo o ciclo de vida dos documentos, da criação à análise pós-assinatura.

Com o D4Sign.AI, é possível gerar resumos automáticos, tirar dúvidas sobre o documento em tempo real e analisar estrategicamente o portfólio contratual. 

Com o banco de minutas, as partes negociam e revisam cláusulas diretamente na plataforma antes de o documento seguir para assinatura.

Além disso, a D4Sign oferece 15 pontos de autenticação, usuários ilimitados* e armazenamento ilimitado, tudo em conformidade com a legislação brasileira de assinaturas eletrônicas para assegurar a validade jurídica e certificação ISO 27001.

Conheça os planos e preços da D4Sign e veja qual se encaixa melhor na realidade da sua operação.

*Exceto o plano ilimitado.