Case Eletromidia: Benefícios da assinatura eletrônica para mídia OOH

A assinatura eletrônica para mídia OOH resolve um desafio que cresce junto com a operação. Formalizar contratos com anunciantes, fornecedores e parceiros espalhados por diferentes regiões do Brasil exige validade jurídica e agilidade para não perder o ritmo do negócio.

A Eletromidia, o maior veículo Out of Home do Brasil, enfrentava exatamente esse desafio. 

Com mais de 70 mil painéis digitais e estáticos nas maiores cidades do país, a operação da Eletromidia impacta mais de 22 milhões de pessoas todos os dias. Para acompanhar essa escala, a empresa precisava de uma solução robusta.

Desde 2023, a Eletromidia escolheu a D4Sign como plataforma de assinatura eletrônica e digital. 

Neste artigo, abordamos como essa parceria foi construída e o que ela representa para empresas que buscam mais eficiência na gestão de contratos com assinatura eletrônica para mídia OOH.

O que é mídia OOH e quais são os desafios contratuais do setor?

OOH é a sigla para Out of Home, que se refere a qualquer formato de mídia exibido fora de casa, como painéis em vias públicas, aeroportos, shoppings, edifícios comerciais e residenciais e mobiliário urbano.

Alguns dos desafios mais comuns nesse contexto:

• Alto volume de contratos simultâneos: Uma única campanha pode envolver acordos com o anunciante, com o proprietário do espaço e com fornecedores de instalação. Todos precisam ser formalizados dentro de um prazo apertado.
• Dispersão geográfica dos signatários: Com painéis espalhados por diferentes cidades e estados, coletar assinaturas manuscritas exige deslocamentos e logística que consomem tempo e dinheiro.
• Prazos curtos de campanha: No setor de mídia, o timing é parte do produto. Atrasos na formalização podem comprometer o início de uma campanha e gerar perdas financeiras para todas as partes.
• Gestão de renovações e aditivos: Contratos de locação de espaços e acordos comerciais precisam ser renovados periodicamente. Esse ciclo gera um fluxo contínuo de documentos para gerenciar.
• Rastreabilidade em auditorias: Com um acervo contratual extenso, localizar um documento específico em arquivos físicos ou redes internas pode ser demorado. O risco de falhas nesse processo também aumenta.

Cada um desses pontos representa um gargalo que se multiplica conforme a operação cresce. 

Para empresas do setor de mídia OOH, a assinatura eletrônica entra como uma solução estrutural. O objetivo é resolver esses desafios com mais controle e eficiência operacional.

Para entender como ela apoia operações de grande escala, confira: Como a assinatura eletrônica otimiza a gestão documental em grandes empresas

Por que a Eletromidia escolheu a D4Sign?

A Eletromidia buscava uma solução que atendesse a dois objetivos principais:

• Alcançar clientes no Brasil e no mundo, sem depender de processos físicos para a formalização dos contratos.
• Contar com a segurança de que cada documento teria validade jurídica reconhecida.

Entre os critérios técnicos, jurídicos e operacionais que orientaram a decisão, se destacaram:

• A homologação da plataforma como meio lícito para assinaturas online.
• A facilidade de uso, tanto no gerenciamento dos documentos internamente quanto na assinatura de envelopes e contratos.

A possibilidade de criar cofres digitais por área também foi um fator relevante na escolha. 

Valéria Small, Advogada de Contratos e da Diretoria Financeira na Eletromidia, resume a parceria em uma palavra: 

“Praticidade.”

Conheça os critérios essenciais na hora de avaliar uma plataforma: Plataforma para assinatura digital: Como escolher a melhor para o seu negócio? 

Como foi o processo de implementação?

A implementação da plataforma na Eletromidia aconteceu de forma estruturada e colaborativa, com participação ativa e suporte contínuo da D4Sign.

A empresa ofereceu treinamentos internos e acompanhamento próximo à equipe da Eletromidia ao longo de todo o processo de implantação e pós-implantação.

Como Valéria Small destaca: 

“A plataforma é segura, fácil de utilizar e intuitiva. Qualquer área pode se adequar às suas funcionalidades.”

O sucesso desta transição evidencia por que o formato de implantação adotado é tão importante para o ecossistema corporativo:

• Aceleração da curva de aprendizado: Os treinamentos internos capacitam os colaboradores desde o primeiro dia, tornando a adesão ao sistema mais rápida e orgânica.
• Engajamento multidepartamental: O suporte direcionado ajuda diferentes setores a compreenderem as funções do software, confirmando a versatilidade apontada por Valéria.
• Consistência operacional: A presença de um acompanhamento no pós-implantação sana dúvidas residuais e dá estabilidade para que o fluxo de documentos cresça sem gargalos.

Para planejar essa evolução no seu negócio, leia o guia detalhado: Guia para implementar a formalização digital de documentos na minha empresa

Quais áreas da Eletromidia utilizam a D4Sign no dia a dia?

A D4Sign funciona como um pilar de eficiência em todo o fluxo contratual da Eletromidia, desempenhando um papel estratégico nas principais divisões da empresa.

No departamento jurídico, a plataforma é fundamental para manter a governança corporativa e assegurar a conformidade legal necessária para dar suporte a auditorias a qualquer momento. 

Esse ritmo seguro e ágil impacta diretamente a área comercial, onde a rapidez na validação de acordos com anunciantes e parceiros de mídia permite que a empresa aproveite as oportunidades de mercado e acelere o faturamento.

A otimização também se estende à gestão de pessoas no setor de Recursos Humanos, que ganha eficiência na condução de processos internos e na admissão de colaboradores, poupando tempo administrativo de toda a equipe. 

Da mesma forma, o uso na área de Relações Governamentais responde à necessidade de extremo rigor, conferindo a segurança institucional indispensável para o andamento de concessões e tratativas junto a órgãos públicos.

A adoção por diferentes departamentos consolida o sistema como parte essencial da estrutura diária da Eletromidia, unificando a agilidade e a proteção jurídica em toda a organização.

O impacto positivo da assinatura eletrônica e digital também se estende a outros mercados de grande volume e forte exigência operacional. 

Saiba como essa tecnologia transforma os processos no setor de engenharia e incorporação com o “Case Cury: Benefícios da assinatura eletrônica para construtoras” e o “Case Cyrela: assinatura eletrônica e digital na construção civil com mais agilidade e segurança”

Como a D4Sign apoia a operação da Eletromidia na prática?

A D4Sign apoia a operação da Eletromidia por meio de recursos práticos que transformam a formalização de acordos em um fluxo ágil, previsível e altamente organizado. 

A eficiência na rotina da empresa é sustentada por três pilares principais: 

Armazenamento seguro e centralizado de documentos em cofres 

Na D4Sign, os documentos ficam armazenados na nuvem e as empresas podem organizar os cofres digitais como preferirem, como por área ou por tipo de documento, por exemplo. 

Na Eletromidia, cada setor ganhou autonomia para gerenciar seus próprios documentos, com organização, custo-benefício e qualidade. 

Esse modelo facilita o acesso, reduz o risco de documentos perdidos e mantém o acervo contratual centralizado.

Essa organização facilita muito os processos de auditoria. A busca por e-mails, nomes ou datas permite localizar contratos com agilidade, inclusive documentos antigos que não seriam encontrados em redes internas ou arquivos físicos.

Templates

Com os templates, a equipe da Eletromidia cria modelos padronizados de contratos recorrentes e os reutiliza sempre que necessário. Não é preciso criar cada documento do zero. 

Esse recurso reduz o tempo de preparação e o risco de inconsistências entre versões.

Envios em lote

O envio em lote permite que o mesmo documento seja disparado para múltiplos signatários ao mesmo tempo, seja por e-mail ou por WhatsApp.

Em uma operação de mídia OOH, o volume de contratos com anunciantes e fornecedores é alto. A assinatura eletrônica representa uma redução expressiva no tempo de formalização desses documentos. 

Além dessas soluções, a plataforma conta com outras ferramentas que ajudam a modernizar a rotina das empresas. Saiba como aproveitar todo esse potencial nos fluxos de trabalho: Conheça os principais recursos de assinatura eletrônica para otimizar sua gestão documental. 

Quais foram os resultados da parceria?

Desde o início da parceria, em 2023, a Eletromidia estruturou melhorias em três frentes principais, comprovando o valor de adotar uma plataforma de assinatura eletrônica para mídia OOH:

Rapidez

No mercado publicitário, o tempo entre o fechamento de um negócio e a exibição de uma campanha é extremamente crítico. 

A agilidade na validação dos contratos permite que os anúncios entrem no ar no prazo combinado. Com isso, o uso das telas e dos espaços publicitários é otimizado, sem atrasos no fluxo comercial.

Além disso, essa velocidade melhora a gestão de tempo da equipe. Com processos automatizados, os colaboradores deixam de perder horas cobrando assinaturas e conseguem focar em tarefas mais estratégicas para a operação. 

Controle

Gerenciar um grande volume de contratos com anunciantes, agências e concessões exige uma organização rigorosa. 

A centralização dos documentos facilita o acesso diário das equipes a dados importantes e agiliza a busca por arquivos específicos, trazendo muito mais segurança para o dia a dia operacional.

Sustentabilidade

Para grandes empresas de mídia, diminuir o consumo de papel e reduzir a necessidade de transporte de documentos vai além da redução de custos. 

Essa prática é fundamental para o avanço da sustentabilidade nas empresas e apoia diretamente os pilares de ESG das companhias, gerando um impacto positivo contínuo que cresce junto com a operação ao longo do tempo. 

Como parte dessa iniciativa, as marcas passam a contar com o selo de empresa sustentável da D4Sign. O selo formaliza e dá visibilidade ao compromisso ecológico perante o mercado. 

O equilíbrio entre rapidez, organização e responsabilidade ambiental é o que define uma gestão documental moderna. 

Para entender como a soma desses fatores gera eficiência máxima e se transforma em resultados significativos para outras grandes instituições, confira o artigo: AACD e D4Sign: Como a instituição reduziu 75% dos custos anuais com a assinatura digital. 

Por que a validade jurídica e a segurança na assinatura eletrônica importam para o setor de mídia OOH?

Contratos de mídia OOH envolvem valores expressivos, prazos definidos e obrigações específicas para as partes. 

Um contrato sem validade jurídica adequada pode expor a empresa a riscos que, dependendo do cenário, vão desde desentendimentos sobre os termos acordados até a nulidade do documento em um eventual litígio. 

A D4Sign opera em conformidade com a legislação brasileira de assinaturas eletrônicas, incluindo a Medida Provisória 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020. 

Cada documento assinado gera uma trilha de auditoria detalhada, com informações como data, hora, IP, geolocalização, pontos de autenticação utilizados e código hash.

A plataforma oferece 15 pontos de autenticação para validar a identidade do signatário, incluindo certificado digital, Pix, selfie, vídeo-selfie e D4Sign Score, e opera sob a certificação ISO 27001, padrão internacional de segurança da informação.

Toda essa camada de proteção e conformidade com as leis é o que assegura a validade jurídica e a proteção de dados nas operações corporativas. 

Para entender melhor quais critérios devem ser avaliados ao buscar uma ferramenta que cumpra essas exigências de mercado, confira o artigo: Como escolher um serviço de assinatura digital confiável e seguro para contratos?

Quais outros segmentos se beneficiam da assinatura eletrônica no setor de mídia e publicidade?

A estrutura utilizada pela Eletromidia serve de modelo para diversos outros players do mercado de comunicação e entretenimento que enfrentam desafios parecidos, como o gerenciamento de grandes volumes de contratos e prazos de veiculação muito apertados.

Nas agências de publicidade, a principal vantagem está diretamente ligada à velocidade na aprovação de campanhas e no fechamento de propostas comerciais. 

Com a facilidade de coletar assinaturas à distância, seja por celular, tablet ou computador, as agências conseguem assegurar verbas e fechar acordos com veículos e influenciadores rapidamente, evitando atrasos nos cronogramas dos clientes.

Para as produtoras de conteúdo, o benefício aparece na desburocratização de contratos de uso de imagem, contratação de elenco e locação de espaços. 

Como os prazos de gravação costumam ser rígidos e envolvem equipes temporárias, resolver toda a documentação de forma ágil impede que a produção fique travada por questões administrativas.

Já os veículos de comunicação e as empresas de entretenimento, que organizam grandes eventos e festivais, lidam com uma grande rede de fornecedores, patrocinadores e prestadores de serviço. 

A centralização desse ecossistema contratual traz um controle muito maior sobre as cotas de patrocínio e as regras de compliance, garantindo a proteção jurídica necessária para operações de alta complexidade.

Assinatura eletrônica para mídia OOH: Recursos que vão além da assinatura

Olhar para a trajetória da Eletromidia com a D4Sign ajuda a entender que a evolução dos processos não para no momento da assinatura. 

O verdadeiro valor de uma parceria de grande escala está em transformar documentos em um ecossistema inteligente, capaz de gerar dados estratégicos e garantir governança total enquanto o negócio continua se expandindo.

Para alcançar essa maturidade operacional, a plataforma oferece recursos robustos que cobrem do pré ao pós-assinatura:

D4Sign CLM

O D4Sign CLM centraliza a gestão do ciclo de vida dos contratos de ponta a ponta. 

Inclui recursos como:

• Banco de Minutas: Permite o upload de documentos em formato do Word para que os signatários possam discutir, revisar e negociar diferentes partes do texto, tornando o processo de alinhamento muito mais simples e ágil. 
• Novo Power Form: O próprio signatário preenche seus dados (como nome, RG e CPF) e essas informações alimentam e geram o contrato automaticamente. O grande diferencial é que o documento só é liberado para assinatura após a conclusão total de todos os campos, o que garante que todos vejam a versão final do texto e assegura total solidez jurídica. Além disso, ele permite incluir participantes ilimitados e gerar links compartilháveis. 

D4Sign.AI 

O D4Sign.AI é o ecossistema de Inteligência Artificial que gera resumos automáticos com os destaques dos principais pontos do documento, como objeto, obrigações, condições, e conta com um chat interativo para esclarecer dúvidas em tempo real sobre o texto. 

Cataloga, organiza e gerencia acervos de forma automatizada em painéis com gráficos. 

Permite análises de riscos, obrigações, prazos, valores e conformidades através de mais de 40 filtros nativos ou personalizados via prompts.

Migração de documentos

A migração de documentos é realizada de forma assistida para garantir a integridade e a validade jurídica do acervo de contratos antigos vindos de outras plataformas de assinatura. 

O processo começa com um alinhamento entre as equipes e utiliza a API para transferir a base de dados de maneira direta, eliminando a necessidade de download e upload manual de arquivos. 

Isso centraliza todo o histórico em um único ambiente seguro, mantendo a continuidade da operação. 

API

Integre a assinatura eletrônica diretamente aos CRMs, ERPs ou sistemas internos que a empresa já utiliza, automatizando os fluxos de trabalho de ponta a ponta.

Usuários Ilimitados

Permite cadastrar novos colaboradores sem custos adicionais por licença, garantindo que o benefício de usuários ilimitados* acompanhe o crescimento da operação sem travas financeiras.

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*Exceto o plano ilimitado de documentos.