Quais soluções oferecem trilha de auditoria para assinaturas?

A trilha de auditoria é o que torna uma assinatura eletrônica rastreável, verificável e juridicamente respaldada em qualquer situação. 

Ela documenta cada etapa do processo de assinatura e cria um registro detalhado que pode ser consultado sempre que necessário, seja em uma auditoria documental interna, um processo de compliance ou uma disputa contratual.

Para empresas que lidam com contratos de diferentes naturezas e criticidades, entender o que compõe essa trilha faz diferença na hora de escolher a plataforma certa. 

Neste artigo, explicamos o que é trilha de auditoria, como ela funciona na prática e por que a profundidade desses registros importa para a segurança jurídica dos documentos.

O que é trilha de auditoria em assinaturas eletrônicas?

A trilha de auditoria é o conjunto de registros gerados durante todo o ciclo de vida de um documento digital. 

Ela documenta cada interação com o arquivo: o código do documento, quem o criou, o código hash gerado, quem assinou, o método de autenticação utilizado, o IP do dispositivo e a data e o horário de cada etapa. 

Esses registros funcionam como um histórico completo do documento e ficam registrados no certificado de assinaturas. 

Por isso, a trilha de auditoria é o elemento que transforma a assinatura eletrônica em um processo rastreável e verificável, com informações suficientes para comprovar a autoria e a integridade do documento em qualquer momento posterior à assinatura.

Quanto mais completa a trilha, mais robusto é o conjunto de informações disponíveis para demonstrar que o processo seguiu os procedimentos adequados.

Para entender como proteger contratos digitais de forma adequada, vale a leitura: Segurança de contratos digitais: 5 mitos que podem colocar sua empresa em risco 

Por que a qualidade da trilha de auditoria faz diferença?

Plataformas com logs simplificados, que registram apenas e-mail e IP do signatário, podem deixar as empresas expostas a contestações de repúdio de autoria. 

Nesse tipo de situação, o signatário pode alegar que seu e-mail foi acessado por terceiros ou que outra pessoa assinou em seu nome.

Em um cenário onde fraudes de identidade podem gerar perdas de alto valor, depender de registros básicos aumenta o risco de não ter informações suficientes para comprovar a autoria do documento em uma disputa judicial.

Alguns dos riscos associados a trilhas de auditoria incompletas incluem:

• Dificuldade em comprovar a autoria do documento em processos judiciais.
• Exposição a alegações de que o signatário não teve acesso ao documento.
• Impossibilidade de identificar se o arquivo foi alterado após a assinatura.
• Fragilidade em auditorias e processos de compliance que exigem rastreabilidade detalhada.
• Maior vulnerabilidade em contratos de alto valor, onde a comprovação de identidade pode definir o desfecho de uma disputa.

Entenda como a tecnologia pode ser usada como referência de validação em contextos que exigem comprovação de autoria: Perícia em assinaturas eletrônicas: entenda como a tecnologia garante a validade dos seus documentos

Como a D4Sign registra a trilha de auditoria de cada documento?

A trilha de auditoria da D4Sign documenta múltiplas camadas de informação em cada assinatura realizada na plataforma. 

O resultado é um registro detalhado que cobre todo o ciclo de vida do documento e apoia o não repúdio, ou seja, a capacidade de comprovar que o signatário realizou a assinatura e que o documento não foi alterado desde então. 

Registro de IP e geolocalização ativa

Cada assinatura registra o endereço IP do dispositivo utilizado e a geolocalização ativa do signatário no momento da assinatura. 

A geolocalização ativa captura a posição real com base nos dados do dispositivo, o que adiciona precisão ao registro. 

Dados do dispositivo

Além do IP, a plataforma registra informações do dispositivo utilizado. 

Esse conjunto de dados compõe o perfil técnico do acesso e enriquece a trilha de auditoria com informações adicionais sobre as condições da assinatura. 

Código hash SHA-256

Após a assinatura, o documento recebe um código hash criptográfico gerado pelo algoritmo SHA-256, que funciona como a impressão digital única do arquivo. 

Qualquer alteração no documento após a assinatura gera um novo código hash, completamente diferente do original, sinalizando que o conteúdo foi modificado. 

Certificado de assinaturas

Ao final do processo, a D4Sign gera um certificado de assinaturas que consolida todos os registros da trilha. 

Esse certificado acompanha o documento e serve como referência para qualquer consulta posterior ao processo de assinatura, seja em auditorias, processos de compliance ou situações que exijam comprovação de autoria. 

Saiba como a criptografia protege os documentos na plataforma: Tipos de criptografia e sua importância nas assinaturas eletrônicas

Quais métodos de autenticação compõem a trilha de auditoria da D4Sign?

A D4Sign oferece 15 pontos de autenticação, o que permite criar camadas de validação de identidade adaptadas ao nível de risco de cada documento. 

Ao cruzar dados biométricos e informações oficiais, a plataforma constrói um histórico de autenticação digital que documenta com precisão quem assinou, quando e de que forma, apoiando a comprovação de autoria em situações que exijam esse nível de detalhe.

Confira os principais métodos disponíveis:

Biometria facial com liveness detection

A autenticação por selfie e vídeo-selfie utiliza tecnologia de liveness detection, que verifica se a pessoa está presente no momento da captura. 

Com isso, a autenticação confirma a presença real do signatário e registra informações biométricas na trilha de auditoria. 

D4Sign Score: Integração de dados com o gov.br

O D4Sign Score cruza a imagem capturada na selfie ou vídeo-selfie com a base de dados do governo federal. 

O remetente define o nível de similaridade exigido, entre 70%, 80% e 90%, de acordo com o grau de segurança necessário para cada documento. 

Essa validação com dados oficiais adiciona uma camada de verificação baseada em informações governamentais ao processo de autenticação. 

Autenticação via Pix

A autenticação via Pix utiliza os dados bancários do signatário para confirmar a identidade. 

Como o Pix está vinculado a um CPF ou CNPJ validado pelo sistema financeiro brasileiro, esse método adiciona uma verificação oficial ao processo, especialmente relevante para transações de maior valor. 

Certificado digital ICP-Brasil

Para documentos que exigem o mais alto nível de formalidade jurídica, a D4Sign suporta a assinatura com certificado digital emitido pela ICP-Brasil. 

A combinação desses métodos permite que a empresa escolha o nível de autenticação mais adequado para cada tipo de documento, calibrando a segurança sem abrir mão da fluidez do processo para o signatário. 

Além dos métodos citados, a D4Sign também oferece autenticação por código de acesso, anexo de documento, login e senha e geolocalização, token por SMS e WhatsApp, entre outros pontos disponíveis na plataforma. 

Entenda qual método se encaixa melhor em cada situação: Pontos de autenticação na assinatura eletrônica: qual escolher para cada tipo de contrato?

Como funciona a trilha de auditoria da D4Sign?

Escolha do nível de segurança

No momento do envio, o usuário seleciona os métodos de autenticação de acordo com o perfil de risco do contrato. 

Quanto mais métodos de autenticação são utilizados em um mesmo envio, mais denso é o histórico gerado na trilha. 

Dessa forma, a empresa pode definir o nível de rastreabilidade de acordo com a criticidade de cada documento, sem precisar aplicar o mesmo padrão para todos os contratos da operação.

Assinatura fluida para o signatário

Do lado de quem assina, o processo acontece pelo celular, computador ou tablet, sem precisar instalar nenhum aplicativo. 

As etapas de autenticação são apresentadas de forma sequencial e clara, com instruções objetivas em cada momento. 

A D4Sign oferece autenticações robustas, unindo profundidade jurídica à praticidade do processo. 

Registro automático da trilha

Durante cada etapa, a plataforma registra automaticamente os dados da trilha de auditoria: geolocalização ativa, IP, dados do dispositivo e método de autenticação utilizado. 

Ao final, o hash SHA-256 sela o documento e o certificado de assinaturas consolida todos os registros.

A D4Sign une flexibilidade de autenticação com profundidade dos registros gerados. 

Dessa forma, a empresa pode escolher o nível de segurança adequado para cada tipo de documento e ter um histórico de autenticação proporcional a essa escolha.

Armazenamento seguro

Todos os documentos e seus respectivos registros de auditoria ficam armazenados na plataforma, em cofres na nuvem, com infraestrutura da Amazon Web Services e certificação ISO 27001. 

É possível definir o acesso por permissões de usuário, e qualquer documento pode ser localizado rapidamente em caso de auditoria.

Para entender na prática como as empresas estão usando a digitalização dos processos para tornar auditorias mais ágeis e organizadas, vale a leitura: Auditoria de documentos: como a digitalização simplifica o seu processo?

Quais setores mais se beneficiam de uma trilha de auditoria completa?

• Setor financeiro e fintechs: Contratos de crédito, abertura de contas e transações de maior valor precisam de registros detalhados de autenticação. A combinação de Pix e biometria facial com liveness detection oferece camadas de validação robustas. 
• Setor imobiliário e agronegócio: Transações de compra e venda de imóveis e contratos do setor agro envolvem valores expressivos e exigem registros robustos de autoria. A trilha de auditoria da D4Sign, combinada com o certificado digital ICP-Brasil, oferece o nível de rastreabilidade adequado para esse tipo de operação.
• Saúde: Prontuários, termos de consentimento e contratos com operadoras demandam registros detalhados e conformidade com a LGPD. A trilha de auditoria documenta cada etapa do processo com precisão e organiza os registros de forma acessível. 
• Departamentos jurídicos e advogados: Petições, procurações e documentos societários se beneficiam de uma trilha de auditoria completa que apoia processos de due diligence e auditorias com registros organizados e de fácil acesso.
• Empresas em transformação digital: Organizações que estão estruturando sua operação digital precisam de uma plataforma flexível, capaz de incorporar novos métodos de autenticação conforme a operação cresce. 

A profundidade da trilha de auditoria impacta diretamente a capacidade de cada setor de demonstrar conformidade e rastreabilidade nos seus processos documentais. 

Saiba como estruturar uma cultura de segurança que apoie essa visão em toda a organização: Por que a segurança da informação deve ser prioridade em todos os departamentos 

Rastreabilidade que acompanha cada etapa do contrato

A trilha de auditoria transforma cada assinatura em um processo documentado, organizado e verificável. 

Para empresas que precisam demonstrar conformidade, comprovar autoria ou simplesmente manter o acervo contratual sob controle, esse nível de rastreabilidade faz diferença no dia a dia.

A D4Sign oferece planos com o melhor custo-benefício do mercado, usuários ilimitados* e armazenamento ilimitado. 

Além dos recursos apresentados ao longo deste artigo, a plataforma também conta com o D4Sign CLM para gestão completa do ciclo de vida dos contratos e o D4Sign.AI para leitura e análise inteligente de documentos, tudo em um ambiente seguro, com validade jurídica e em conformidade com a legislação brasileira. 

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*Consulte condições na página de planos e preços.