Como assinar documento pelo WhatsApp: Guia prático

Aprender como assinar um documento pelo WhatsApp pode ser o que falta para acelerar o fechamento de contratos na sua empresa. 

Com 147 milhões de usuários no Brasil, o que corresponde a 99% dos brasileiros conectados, e 96% deles acessando o aplicativo todos os dias, segundo dados da Statista e da Opinion Box, o WhatsApp é onde as pessoas estão.

Enviar um documento por esse canal pode aumentar as chances de o signatário visualizar e responder com mais rapidez, já que o smartphone está sempre à mão e as interações pelo aplicativo acontecem de forma praticamente instantânea.

Na D4Sign, o WhatsApp atua em duas frentes diferentes: no envio de documentos e como ponto de autenticação para assinatura eletrônica.

No envio, o destinatário recebe o link para assinar direto no aplicativo. Já como ponto de autenticação, um token numérico é enviado via WhatsApp para validar a identidade do signatário antes de liberar a assinatura do documento.

Neste artigo, mostramos como funciona esse recurso, como configurá-lo e quais são as vantagens de usá-lo no dia a dia.

O uso do WhatsApp para empresas

Diante da grande popularidade do aplicativo, as marcas perceberam o potencial dessa ferramenta para o crescimento comercial. 

Desse modo, o canal passou a conectar empresas e clientes com muita agilidade.

Além disso, surgiram versões específicas do canal para atender às demandas de mercado, como o WhatsApp Business e WhatsApp Business API. 

De acordo com Guilherme Horn, Presidente WhatsApp LATAM, o impacto dessa adesão é expressivo. 

O executivo aponta que mais de 5 milhões de PMEs brasileiras utilizam a versão Business atualmente.

Além disso, Horn destaca que 60% das marcas mais valiosas do país já adotam a Plataforma WhatsApp Business API em suas comunicações. 

Esses dados demonstram como o aplicativo se consolidou nas estratégias comerciais do mercado nacional.

Do mesmo modo, um estudo realizado pela Yalo com dados da IDC reforça esse protagonismo no país. 

O levantamento revela que, entre novembro de 2022 e junho de 2023, o aplicativo foi o canal favorito de empresas e clientes, presente em 95% das empresas brasileiras.

A presença em massa do aplicativo no ambiente corporativo mostra como a escolha dos canais certos acelera os resultados dos negócios. 

Para entender como a inovação ajuda a reduzir o tempo de negociação e fechar contratos mais rápido, confira o artigo: 5 formas de otimizar seu ciclo de vendas com a tecnologia 

WhatsApp como ponto de autenticação para assinatura eletrônica 

Entre as diversas utilidades do aplicativo para os negócios, a ferramenta também funciona como ponto de autenticação para assinatura eletrônica de documentos na D4Sign. 

Um ponto de autenticação é uma tecnologia com o objetivo de validar a identidade do signatário. 

Dessa forma, o recurso assegura que a pessoa responsável pela assinatura é realmente quem ela diz ser.

Passo a passo: Como funciona o ponto de autenticação por WhatsApp 

Essa validação acontece por meio de um token, um código numérico enviado direto para o WhatsApp do signatário. 

Ao inserir esse código na tela da D4Sign, o documento é assinado.

O processo acontece de forma bem prática em três etapas:

1. Configuração inicial: O remetente cadastra o signatário na plataforma, escolhe a opção de token por WhatsApp e informa o número de celular do destinatário.

2. Acesso ao contrato: O signatário abre o link do documento, lê o conteúdo e avança para assinar. A plataforma então exibe o campo para digitar o código.

3. Validação do token: O código enviado automaticamente pelo WhatsApp ao signatário deve ser inserido na plataforma para validar a identidade e concluir a assinatura com segurança. 

Importante: Para utilizar os tokens por WhatsApp, a conta deve ter o serviço contratado e habilitado. 

O código não chegou? Veja o que conferir

Caso o token demore ou não apareça no celular do signatário, confira alguns pontos de atenção:

• Conferir se o número oficial da D4Sign não foi bloqueado no aplicativo do signatário.
• Checar as configurações de privacidade do WhatsApp para garantir que mensagens do remetente não estejam bloqueadas. 
• Avaliar a estabilidade da internet e a cobertura de rede do celular no momento.
• Garantir que o aplicativo do WhatsApp esteja com a versão mais recente.
• Reiniciar o dispositivo.
• Limpar o cache do aplicativo.
• Reinstalar o aplicativo, se necessário, lembrando de fazer backup das conversas. 

Se a instabilidade continuar, o remetente pode reenviar o documento utilizando o token por WhatsApp ou outras opções de autenticação, como Token SMS ou Código. 

Se ainda assim não for possível, o remetente deve contatar o suporte da D4Sign para investigação. 

Com o propósito de oferecer flexibilidade, a D4Sign disponibiliza 15 tipos diferentes de pontos de autenticação, sendo o WhatsApp um deles. 

Passo a passo: Como assinar um documento pelo WhatsApp 

A assinatura avançada feita pelo aplicativo é muito rápida, segura e tem validade jurídica assegurada por lei.

Na prática, o signatário recebe um link direto no WhatsApp e finaliza tudo em segundos pelo próprio smartphone.

A seguir, explicaremos o passo a passo de como assinar documento pelo WhatsApp e como configurar esse recurso na hora de enviar o arquivo.

Como enviar um documento para assinatura via WhatsApp

O envio via WhatsApp está disponível a partir do plano Advanced.

Vale destacar que o envio via WhatsApp funciona em conjunto com os envios por e-mail da conta. Para que o recurso esteja disponível, é necessário ter envios por e-mail ativos no plano contratado. Caso o usuário faça envios em conjunto (e-mail ou WhatsApp), são contabilizados dois créditos distintos: um de envio padrão, referente ao e-mail, e um crédito de WhatsApp. 

Quem já possui o recurso ativo e deseja contratar envios adicionais pode fazer isso diretamente na plataforma ou pelo comercial. 

Com o recurso ativo, basta seguir o passo a passo:

1. Faça o upload: Carregue o arquivo do documento diretamente na plataforma da D4Sign.

2. Selecione o canal: No menu lateral esquerdo, na seção “Lista de Signatários”, clique na opção “WhatsApp”.

3. Cadastre o contato: Insira o número de celular do destinatário e clique em “Cadastrar WhatsApp”.

4. Personalize o fluxo: Se for necessário, altere o tipo de assinatura, inclua pontos de autenticação (como selfie ou Pix) ou ajuste as configurações do documento.

5. Dispare o arquivo: Clique em “Enviar para assinatura” para que a plataforma faça o envio automático da mensagem.

Após o envio, é só aguardar o documento ser assinado pelo signatário.

Como assinar documento pelo WhatsApp com a D4Sign

Do lado de quem assina, o processo é ainda mais simples:

1. Acesse a notificação: O signatário abre a mensagem recebida no WhatsApp e clica no link para acessar o documento.

2. Leitura e aceite: Faça a leitura completa do documento e, se estiver tudo certo com os termos, clique no botão “Assinar”.

3. Preencha os dados e assine: Na tela seguinte, o signatário preenche as informações pessoais solicitadas e faz o desenho da assinatura na tela, utilizando o dedo (no celular) ou o mouse (no computador).

4. Confirme o aceite: Para encerrar o preenchimento, clique em “Estou de acordo – Assinar”.

O documento está assinado. Após a conclusão por todas as partes, o signatário recebe uma via por e-mail. Vale observar que, se o signatário foi cadastrado apenas com o número de WhatsApp, sem e-mail vinculado, ele não receberá uma cópia do documento ao final. Nesse caso, o histórico de assinaturas fica disponível somente para quem assinou via e-mail. 

Importante ressaltar que o processo pode variar caso autenticações extras tenham sido configuradas no envio.

Nesse caso, o signatário recebe as instruções necessárias em cada etapa.

O vídeo abaixo mostra como enviar e assinar documentos pelo WhatsApp na prática:

Envio em lote pelo WhatsApp: Assinatura com vários signatários de uma vez

Para empresas que precisam coletar assinaturas em grande escala, a D4Sign também oferece o envio em lote pelo WhatsApp. 

Com esse recurso, o mesmo documento pode ser enviado para múltiplos signatários ao mesmo tempo, sem a necessidade de disparos manuais individuais.

O processo é simples: basta importar uma planilha Excel com os contatos e a plataforma cuida do envio. 

O recurso é especialmente útil para contratos comerciais, termos internos, propostas e pesquisas que precisam ser assinados por muitas pessoas.

Para entender como funciona na prática, confira: Conheça o envio em lote por WhatsApp

Quais são as vantagens de assinar documentos pelo WhatsApp?

Uso simples e sem instalações

O aplicativo já faz parte da rotina dos brasileiros, o que torna o processo muito mais natural para o signatário. 

Quem vai assinar não precisa baixar nenhuma extensão ou aplicativo extra, pois o link abre o contrato direto no navegador do celular. 

Essa simplicidade funciona como um passo estratégico para quem busca entender como melhorar a experiência do cliente em todas as etapas da jornada. 

Mais alcance de público

Essa opção amplia as chances de contato com clientes que não costumam abrir o e-mail com tanta frequência ou preferem a comunicação móvel. 

A alternativa ajuda a empresa a se conectar com diferentes perfis de público de forma direta.

Como a mensagem chega direto no celular do destinatário, o link do documento fica visível no canal que a pessoa mais acessa ao longo do dia. 

Retorno em menos tempo

A troca de informações pelo aplicativo costuma acelerar o retorno dos contratos enviados. 

A pesquisa da Opinion Box, citada no início deste conteúdo, mostra que 61% dos usuários no Brasil abrem o WhatsApp várias vezes ao dia, e 35% ficam com o app aberto o tempo todo. 

Essa velocidade evita gargalos operacionais em contratos travados que costumam prejudicar o planejamento estratégico das empresas. 

Fortalecimento do relacionamento

O formato de conversa ajuda a criar uma relação mais próxima e natural entre a empresa e o cliente. 

Se o signatário tiver alguma dúvida sobre o documento, a troca de mensagens em tempo real permite esclarecer os pontos de forma rápida. 

Manter uma comunicação ágil e humana durante a assinatura ajuda a construir uma base de consumidores fiéis desde o início. 

Para entender como essa proximidade reflete no faturamento a longo prazo, confira o artigo sobre: Retenção de clientes: como a sua empresa pode ir além da venda? 

Assinar documento pelo WhatsApp é seguro?

Afinal, é seguro assinar documentos pelo WhatsApp? Com o aumento de golpes e fraudes no ambiente virtual, as organizações buscam entender como manter os dados da empresa e dos signatários em total segurança.

A resposta é positiva, desde que a assinatura ocorra por meio de uma plataforma em conformidade com as regras de segurança e confidencialidade da legislação brasileira. 

Normas como a Medida Provisória nº 2.200-2 e a Lei nº 14.063/2020 regulamentam o uso das assinaturas eletrônicas no país.

Além do respaldo da lei, a proteção das informações na D4Sign segue padrões internacionais rígidos, comprovados pela certificação ISO 27001. 

Esse selo atesta que a plataforma adota práticas rigorosas de gestão de segurança da informação para proteger todos os dados.

Para complementar essa proteção, a D4Sign utiliza recursos avançados como criptografia, código hash e uma trilha de auditoria detalhada. 

Os diversos pontos de autenticação disponíveis validam a identidade do signatário com precisão, assegurando a integridade e o não-repúdio de cada assinatura.

Experimente a D4Sign e utilize o recurso na prática

O WhatsApp já faz parte da rotina de quem assina. 

A D4Sign conecta esse canal ao fluxo de assinatura eletrônica de forma simples, segura e com validade jurídica, para que o fechamento de contratos aconteça onde e quando o signatário estiver disponível.

Conheça os planos da D4Sign e veja qual se encaixa melhor na realidade da sua operação.