Compliance: importância e como implementar na sua empresa

Assim como cada pessoa possui suas crenças, moral, ética, valores e demais pontos que formam seu caráter, as empresas também têm algo semelhante. E para garantir que seus colaboradores conheçam e sigam essas diretrizes, foi criado o compliance.

Ter uma boa política interna, focada principalmente na promoção de um bom ambiente de trabalho e no combate de crimes como a corrupção, é incentivada e regulamentada pelo governo. 

Em 2013, o Brasil sancionou a Lei nº 12.846/2013, conhecida como Lei Anticorrupção, justamente para trazer regras, diretrizes e punições para empresas que cometem esse crime.

Atualmente, uma organização que tem um compliance bem definido e equipes alinhadas a segui-lo corretamente é exemplo para suas concorrentes, o mercado e a sociedade em geral.

Sendo assim, entender mais sobre esse conjunto de regras e boas práticas, bem como conhecer formas práticas de colocá-lo em ação é fundamental. Por isso, desenvolvemos esse post para te ajudar. Continue por aqui.

O que é compliance?

Compliance pode ser definido como o conjunto de práticas, regras e direcionamentos internos para que a empresa mantenha-se dentro das conformidades legais. O nome até pode ser novidade para algumas pessoas, mas na verdade existe há décadas. 

É uma área fundamental para todas as empresas que querem manter seu padrão de qualidade, justiça, transparência e combate a corrupção e qualquer desvio de caráter de seus colaboradores, que pode envolver desde furtos, vazamento de dados até assédio moral e importunação sexual.

Geralmente, o compliance faz parte de um grande projeto interno para seguir leis, normas e regulamentos vigentes, inclusive os internos. Dentre as práticas realizadas por esse setor estão desde a adoção de políticas internas até a abertura de um canal de denúncias anônimas.

Não se sabe ao certo a origem dessa palavra, bem como das primeiras práticas voltadas a este segmento, mas a certeza é que independentemente de ser algo antigo ou relativamente novo para a realidade das organizações, não é nem de perto um luxo, e sim uma necessidade crescente.

Por que o compliance é importante?

Toda empresa tem uma reputação a zelar, tanto para seus clientes como para suas equipes. 

Marcas envolvidas em escândalos de corrupção, assédio e demais crimes, tendem a ter problemas a curto e longo prazo que podem culminar até mesmo na sua extinção.

Além disso, mais do que a reputação, as empresas precisam se preocupar em manter um ambiente de trabalho seguro e saudável, para que suas equipes possam ter qualidade de vida e assim, produtividade. 

Sendo assim, problemas como estes citados acima vão em direção oposta a uma marca que quer promover o melhor para seus colaboradores.

Por fim, o compliance mantém o empreendimento dentro da legalidade, evitando problemas fiscais, administrativos e quaisquer outros que possam infringir a lei de alguma forma.

Compliance é a mesma coisa que auditoria interna?

Ao ouvir falar sobre compliance algumas pessoas podem confundir este termo com o ato de fazer uma auditoria interna. Apesar de que a auditoria e compliance são 

fundamentadas para trazer melhorias para as marcas, são conceitos diferentes.

O compliance está envolvido em elaborar políticas, monitorar as equipes para manter a conformidade e o cumprimento das legislações vigentes, avaliação de riscos e manutenção da documentação, dentre outros.

Já a auditoria interna é focada em analisar a eficiência operacional, identificar qualquer tipo de fraudes e verificar o cumprimento das políticas internas e qualquer presença de irregularidades.

Perceba que a auditoria interna, na verdade, é parte do projeto de compliance, sendo assim, parte complementar deste guarda-chuva de boas práticas.

Tipos de compliance

Como você deve imaginar, existem diferentes tipos de compliance, destinados aos mais variados setores. Conheça um pouco mais sobre cada um deles.

• Fiscal: focado principalmente na emissão dos documentos e cadernos exigidos pelo Fisco e na atualização de leis e regras do setor.

• Tributário: tem como foco evitar que a organização seja enquadrada em qualquer visão de conduta desonesta.

• Empresarial: envolve tanto a manutenção das políticas internas, bem como as externas, que norteiam o setor de atuação da empresa.

• Trabalhista: refere-se à conformidade em relação aos deveres e obrigações da empresa com sua equipe.

• Ambiental: tem como objetivo obedecer às leis referentes ao meio ambiente, evitando multas ou sanções e na adoção de práticas sustentáveis, como a assinatura eletrônica.

• Digital: está relacionado a correta adoção da Lei Geral de Proteção de Dados ao lidar com informações de clientes, leads e demais envolvidos na organização. Também analisa a segurança dos sistemas internos e demais aparatos tecnológicos.

• Jurídico: assegurar que todas as atividades sejam realizadas dentro dos limites da lei, e que nenhuma ação tomada pela empresa tenha qualquer relação com alguma ilegalidades.

Como implementar o compliance na sua empresa?

Agora que você sabe a teoria e a importância do compliance, é hora de entender quais ações tomar para tornar esse setor uma realidade dentro da sua organização.

Crie um departamento de compliance

O primeiro passo para desenvolver um projeto dessa magnitude é começar pela administração da empresa. Essa cultura precisa começar da diretoria e ser parte do cotidiano da empresa, de forma natural.

Para isso, é preciso criar um departamento de compliance, definir os responsáveis, principais práticas, métricas e demais pontos relevantes.

Desenvolva e promova o código de conduta

Depois de estabelecer um departamento para o compliance, é necessário desenvolver materiais para embasar e dar mais força para esta iniciativa. Crie um código de conduta e o deixe disponível para toda equipe.

Para desenvolver um documento tão importante quanto este, primeiro faça um diagnóstico interno da empresa, focando principalmente em incidentes que devem ser evitados e boas práticas que merecem reconhecimento.

Depois, defina quais serão os princípios a serem seguidos, quais os objetivos desse código e as penalidades em caso do não cumprimento de suas regras.

Uma dica importante é criar um plano de ação para promover este documento e incentivar sua leitura e adoção, mostrando que ele é benéfico para todas as equipes, já que tornará o ambiente mais saudável e regulamentado.

Use a tecnologia a favor do compliance

O compliance pode e deve ser promovido com o uso da tecnologia. Você pode usar diversas ferramentas digitais para isso, dentre elas:

• Software de denúncias anônimas;
• Plataforma de assinatura eletrônica e digital para evitar fraudes;
• Sistema de gestão de CLM para manter contratos seguros e bem arquivados;
• Ferramenta para controle de qualidade;
• Plataforma de recursos humanos para gerenciar a satisfação e evolução das equipes.

Mantenha-se atualizado sobre leis, normas e práticas

Por fim, não podemos esquecer de citar sobre a constante atualização de leis, normas reguladoras, métricas a serem seguidas e demais pontos.

Principalmente quando falamos de legislação, é preciso se informar frequentemente sobre elas e compreender quando é necessário realizar alguma atualização na política interna da organização.

Percebeu como o compliance pode ser um grande parceiro do sucesso da sua organização? Aproveite para se aprofundar ainda mais nesse tema e entenda  como o investimento em tecnologia pode transformar sua empresa.