Mapeamento de processos: o que é e como criar um

De pequenas a grandes empresas, todas têm algo em comum: a necessidade de fazer o mapeamento de processos para facilitar o cotidiano.

Cada empreendimento possui uma rotina e dentro dela, diversos processos que tornam a operação possível, desde um script de atendimento ao cliente até o lançamento de produtos, dentre outros.

Como é de se imaginar, nem todos esses processos foram padronizados ou mapeados, o que pode gerar ruídos e falhas no processo, colocando a organização e a credibilidade da sua empresa em jogo.

Provavelmente você já ouviu falar sobre o McDonald’s, Ford e Toyota, grandes exemplos de empresas que seguem a padronização estritamente definida. São marcas de alcance mundial e muito desse sucesso se deve à organização e os processos bem mapeados.

Já pensou em ter ainda mais sucesso, escalabilidade, rapidez e organização na sua empresa? Continue por aqui e entenda mais sobre o que é o mapeamento de processos e como colocá-lo em prática para usufruir de variados benefícios.

O que é mapeamento de processos?

Também conhecido como fluxograma, ele é uma representação visual de todos os processos que ocorrem para gerar determinado resultado.

A produção de uma mercadoria, prospecção de clientes, venda, envio para entrega, montagem de um prato, emissão de documentos e muitas outras ações cotidianas podem ser mapeadas.

Mas por que se preocupar em desenhar as atividades da sua empresa? Para entender perfeitamente as etapas que as compõem e como conduzi-las da melhor forma, assim como encontrar oportunidades de melhoria, padronização e documentação.

Imagine que apenas você conhece os processos da sua organização e que um dia você precise se ausentar. Ao consultar o fluxograma, seus colaboradores terão  mais facilidade de manter a operação, diferente de uma situação onde teriam que fazer por conta própria.

Vale lembrar que ele é parte importante do planejamento de qualquer negócio, e seu uso é recomendado antes do início das operações, inclusive. E não se esqueça que ele deve ser feito frequentemente, pois toda empresa passa por alguma atualização que deve ser documentada.

Outro ponto muito importante é que ao ter um fluxo de trabalho bem definido, você pode padronizar outras ações dentro da empresa e torná-las menos burocráticas, aproveitando melhor os seus recursos e assim gerar mais resultados com menos investimento.

Vantagens

Adotar o mapeamento de processos dentro de qualquer empresa entrega uma série de vantagens. Dentre as principais, podemos citar:

• Melhora do atendimento: padrões bem definidos para as mais variadas ocasiões que necessitam de atendimento facilitam e tornam a comunicação mais fluida, rápida e profissional.

• Diminuir redundância: ao ter em mãos o fluxo de trabalho da sua organização, você pode identificar passos desnecessários e diminuir etapas até então irrelevantes para os seus objetivos.

• Maior sinergia: ao conhecer os processos e os responsáveis por cada ação na empresa, os colaboradores entendem e dão mais valor ao trabalho de seus colegas, além de trabalharem com mais harmonia.

• Consistência no trabalho: em vez de cada colaborador seguir as etapas e orientações de formas diferentes, colocando a padronização e qualidade em jogo, todos terão as mesmas regras documentadas.

• Identificar pontos que podem ser automatizados: grandes exemplos são a implantação da Inteligência Artificial para facilitar tarefas e CRM para captar, armazenar e nutrir cadastros de leads e clientes, bem como fazer disparos de e-mails marketing e transacionais.

Como mapear os processos da sua empresa?

O mapeamento de processos pode trazer uma série de melhorias para a sua empresa, mas para isso ele precisa ser colocado em prática corretamente. Veja a seguir o passo a passo para não deixar nenhuma etapa incompleta.

Identifique os processos a serem mapeados

O primeiro passo envolve determinar quais processos serão mapeados e o objetivo para cada um, como, por exemplo, agilizá-los, diminuir a burocracia, o desperdício ou refação.

Nessa fase é muito importante entender as dores da sua operação e as necessidades da sua equipe, dos clientes e demais envolvidos com a sua marca.

Conte com os seus colaboradores

Mesmo que você conheça todos os processos da sua empresa, é importante entender mais sobre os detalhes da operação e saber de que forma você pode tornar o cotidiano das equipes mais fluido.

Essa ação pode melhorar a produtividade, incentivar a equipe e tornar a comunicação mais transparente e horizontal.

Faça o desenho do mapeamento de processos

Agora é o momento organizar todas as informações coletadas e desenhar o fluxograma das atividades exercidas na sua empresa. 

Nessa fase você pode desenhar o fluxograma em um papel mesmo ou em softwares como Miro, Workana e BPM, colocando todas as etapas que envolvem a sua operação em forma de diagrama ou apenas flechas indicando a ordem.

Preste muita atenção em cada etapa representada e após finalizar o seu desenho revise cada processo e, se for preciso, redesenhe.

Melhorias e otimizações

Com a representação você terá uma visão privilegiada dos processos que acontecem na sua organização e assim poderá facilmente identificar pontos de melhoria.

Com essa visualização muitos gestores conhecerão melhor os desafios diários, bem como poderão encurtar caminhos e então agilizar tomadas de decisões.

Aplique e acompanhe as melhorias

Depois de ter essa visão, é hora de traçar planos para resolver os ruídos encontrados e colocá-los em prática. É fundamental traçar um plano de ação com a participação das áreas envolvidas e posteriormente a aplicação.

Por fim, analise os resultados, acompanhe as melhorias de perto e se for necessário desenvolver mais otimizações e correções de processos, essa é a hora.

3 pontos a se atentar durante um mapeamento de processos

A implementação de melhorias nos processos de uma empresa é uma tarefa contínua, ainda mais em organizações grandes e com atividades complexas.

Por isso, trouxemos quatro pontos que devem ser prioridade durante o seu mapeamento. Confira.

Diminuir o retrabalho e a ociosidade

O foco de um mapeamento de processos é tornar o trabalho mais produtivo. Por isso, preste atenção principalmente em ociosidades acompanhadas de temporadas de sobrecarga.

Outro ponto importante é evitar o retrabalho, que além de aumentar a chance de erros e insatisfação da equipe e clientes, gasta tempo e recursos financeiros.

Atentar-se à burocracia

A burocracia excessiva é uma verdadeira vilã para a fluidez do trabalho e, portanto, deve ser diminuída sempre que possível.

Tornar o cotidiano dos colaboradores mais simples e sem a dependência constante de outros setores para trabalhar é fundamental para a produtividade.

Usar a tecnologia como aliada

Se você pode usar ferramentas tecnológicas para te ajudar na otimização de processos e no melhor uso do tempo de seus colaboradores, por que não implementá-las? 

A tecnologia pode ser usada em diferentes etapas do mapeamento de processos, desde a sua criação, como no desenvolvimento e manutenção das soluções.

Dentro do universo de contratos e documentos, estão as ferramentas de CLM, que fazem a gestão do ciclo de vida dos contratos, além de oferecerem templates personalizados que permitem a criação de contratos através de fluxos automatizados.

Outra funcionalidade muito importante do CLM é o acompanhamento de cláusulas, datas de vencimento e demais pontos que merecem atenção constante.

Não podemos esquecer também do uso da Inteligência Artificial aplicada a negócios, como a D4Sign.AI que auxilia nossos clientes a fecharem negócios mais rápido, ajudando seus signatários na compreensão dos contratos através de resumos e respondendo dúvidas sobre o documento.

Por falar em mapeamento e melhoria de processos, já pensou nos benefícios que você teria ao implementar a assinatura eletrônica e digital na sua empresa? Aproveite e conheça nossos diferenciais.