Benefícios da assinatura eletrônica no setor industrial

A assinatura eletrônica no setor industrial chegou para resolver um problema que muitas empresas ainda convivem: a lentidão dos processos documentais que travam a produção. 

Contratos com fornecedores, ordens de compras e serviços, acordos de manutenção… cada um desses documentos, quando depende de assinatura manuscrita, pode representar horas ou dias de espera.

No ambiente industrial, tempo parado tem custo alto. 

Por isso, digitalizar o fluxo de assinaturas, além de uma questão de modernização, também representa uma decisão operacional com impacto direto na eficiência e na continuidade da operação.

Neste artigo, mostraremos como a assinatura eletrônica de documentos se aplica ao setor industrial, quais são os benefícios práticos e como dar os primeiros passos nessa transição.

O que é assinatura eletrônica e assinatura digital?

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é uma forma segura e juridicamente válida de formalizar documentos de forma digital. 

Em vez de imprimir, assinar à mão e enviar e arquivar fisicamente, o processo acontece online, em poucos minutos, com total rastreabilidade.

A assinatura eletrônica é o termo mais amplo. 

Ela abrange todas as formas eletrônicas de vincular a identidade de uma pessoa à sua assinatura em documentos digitais, verificando também a autoria, a autenticidade e a concordância das partes envolvidas. 

Os pontos de autenticação que confirmam a identidade do signatário incluem Pix, SMS, D4Sign Score, selfie ou vídeo-selfie. 

Existem três tipos de assinatura eletrônica:

• Simples: Identifica o signatário por meios menos complexos, como login, senha ou e-mail cadastrado.
• Avançada: Combina duas ou mais formas de autenticação digital, como selfie, vídeo-selfie, Pix e tokens por SMS ou WhatsApp.
• Qualificada: Também chamada de assinatura digital, utiliza o certificado digital ICP-Brasil como forma de autenticação e é indicada para documentos de maior complexidade jurídica.

É ágil, acessível e atende à maioria dos contratos do dia a dia, como:

• Contratos de prestação de serviços
• Contratos de trabalho e aditivos
• Contratos de fornecimento
• Acordos de confidencialidade (NDA)
• Propostas comerciais
• Contratos de locação

Assinatura digital

A assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica. Para ser realizada, exige o Certificado Digital emitido pela ICP-Brasil, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.

Esse certificado funciona como a identidade digital de uma pessoa ou empresa. 

Com ele, é possível assinar documentos, emitir notas fiscais eletrônicas e realizar transações à distância, sem a necessidade de reconhecimento de firma.

O nível de segurança é mais elevado porque a ICP-Brasil credencia, fiscaliza e regulamenta as Autoridades Certificadoras responsáveis pela emissão. 

O certificado tem validade de um a três anos e pode ser adquirido em formato de arquivo instalado no computador, token, cartão ou arquivo em nuvem.

Por essas características, a assinatura digital é especialmente indicada para documentos que exigem maior formalidade jurídica, como contratos de compra e venda de imóveis e documentos societários.

Para entender melhor as diferenças entre os dois tipos, vale a leitura: Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica? 

Qual é a base legal que ampara as assinaturas eletrônicas e digitais?

A validade jurídica da assinatura eletrônica no Brasil está respaldada por um conjunto sólido de normas:

• Medida Provisória 2.200-2/2001: Institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e reconhece a validade jurídica de documentos assinados digitalmente. Em seu artigo 10, § 2º, a MP também reconhece outros meios de autenticação além do certificado digital, desde que sejam capazes de assegurar a autoria e a integridade do documento e sejam reconhecidos como meios válidos de assinatura pelas partes. 
• Lei 14.063/2020: Conhecida como a Lei da Assinatura Eletrônica, reforçou a segurança jurídica do recurso e ampliou sua aplicação nos órgãos do poder público, que passaram a aceitar diversas modalidades de assinatura eletrônica.
• Lei 14.620/2023: Reconhece a eficácia executiva de documentos assinados eletronicamente e dispensa a exigência de testemunhas em contratos firmados digitalmente, quando a integridade das assinaturas for conferida por um provedor de assinaturas eletrônicas.
• Decreto 10.543/2020: Regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas simples, avançadas e qualificadas por entidades públicas federais.
• Lei 11.419/2006: Estabelece que documentos produzidos eletronicamente, com garantia de origem e autoria, são considerados originais para todos os efeitos legais.
• Código de Processo Civil, art. 441: Prevê que documentos eletrônicos produzidos e conservados conforme a legislação específica sejam admitidos como prova.

Portanto, contratos assinados digitalmente têm a mesma força legal que os assinados à mão, desde que respeitem os requisitos aplicáveis a cada tipo de documento.

Para aprofundar esse tema, vale a leitura: A assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Segmentos industriais que potencializam resultados com a tecnologia da assinatura eletrônica

A versatilidade da assinatura eletrônica permite que diferentes segmentos da indústria adaptem seus fluxos conforme as exigências regulatórias e operacionais de cada mercado. 

Confira alguns exemplos de setores que transformam sua rotina com essa solução:

• Indústria Farmacêutica e Química: Agiliza a formalização de laudos técnicos e termos de conformidade exigidos por órgãos reguladores, mantendo o rigor do compliance.
• Indústria Automotiva: Otimiza o relacionamento com uma vasta cadeia de fornecedores e parceiros logísticos para garantir o ritmo constante da linha de montagem.
• Alimentos e Bebidas: Facilita o controle de qualidade e a homologação de fornecedores de matéria-prima, o que acelera o tempo de resposta às demandas de consumo.
• Agroindústria: Estreita a relação entre o campo e a fábrica ao formalizar contratos de compra de safra e fretes de forma imediata.
• Siderurgia e Mineração: Garante agilidade na contratação de serviços de manutenção pesada e infraestrutura, essenciais para a segurança e continuidade da planta.

Quais documentos podem ser assinados digitalmente no setor industrial?

No contexto industrial, essa tecnologia se encaixa em muito mais etapas do que se imagina. 

Além dos documentos já citados anteriormente, cada área da operação tem seus próprios fluxos que se beneficiam diretamente da assinatura eletrônica:

Recursos Humanos

Na área de recursos humanos, a assinatura eletrônica reduz o tempo gasto com processos administrativos e elimina a dependência de documentos físicos. 

Confira os principais documentos que podem ser assinados pelo RH industrial:

• Documentos de admissão e onboarding de colaboradores: Agiliza a entrada de novos funcionários e elimina a necessidade de deslocamento para coleta de assinaturas.
• Termos de benefícios, férias e rescisão: Reduz o tempo de processamento e centraliza os registros com rastreabilidade completa.
• Políticas internas e termos de aceite de treinamentos: Formaliza o comprometimento dos colaboradores de forma rápida e organizada.

Jurídico e Compliance

No setor jurídico e de compliance, manter documentos organizados e rastreáveis é uma exigência constante. 

A assinatura eletrônica apoia esse controle em diferentes frentes:

• Documentos de auditorias internas e externas: Facilita o acesso aos registros com log de auditoria detalhado, agilizando processos de certificação e fiscalização.
• Termos de conformidade regulatória: Mantém os documentos organizados e acessíveis, reduzindo o risco de inconsistências em processos de auditoria.
• Registros de decisões societárias e atas: Formaliza decisões com segurança jurídica e sem depender de processos físicos.

Operações e Logística

Na área de logística e operações, a agilidade na formalização de documentos impacta diretamente a cadeia de suprimentos. 

Veja como a assinatura eletrônica atua nesse contexto:

• Ordens de compra e documentos de entrada de mercadorias: Acelera aprovações e mantém o fluxo operacional sem gargalos burocráticos.
• Termos de recebimento e conferência de cargas: Registra cada etapa com rastreabilidade.
• Contratos de frete com transportadoras e operadores logísticos: Agiliza a formalização de parcerias e mantém a cadeia de suprimentos em movimento.

Manutenção e Engenharia

Para as equipes de manutenção e engenharia, o tempo entre a solicitação e a formalização de um serviço pode definir a continuidade da produção. 

A assinatura eletrônica encurta esse caminho:

• Ordens de serviço com prestadores externos: Permite a formalização imediata, evitando atrasos que impactam a disponibilidade de equipamentos.
• Laudos técnicos e relatórios de inspeção: Digitaliza o processo dos registros críticos com autenticidade comprovada.
• Contratos de manutenção preventiva e corretiva: Reduz o tempo entre a negociação e o início dos serviços, protegendo a continuidade da produção.

Suprimentos

Na gestão de suprimentos, a velocidade na homologação e formalização com fornecedores é um diferencial competitivo. 

A assinatura eletrônica contribui diretamente para esse ganho:

• Contratos de homologação de novos fornecedores: Reduz o lead time do processo e mantém o fluxo de suprimentos sem interrupções.
• Aditivos e renovações de acordos comerciais: Agiliza ajustes contratuais sem depender de envio físico de documentos.
• Documentos de avaliação e qualificação de fornecedores: Centraliza registros e facilita o acompanhamento de cada etapa do processo.

Comercial

Na área comercial, a velocidade na formalização de propostas e contratos pode ser o diferencial entre fechar ou perder um negócio. 

A assinatura eletrônica encurta o caminho entre a negociação e o aceite:

• Propostas comerciais e orçamentos: Agiliza a formalização do acordo e reduz o tempo de espera entre o envio e a aprovação do cliente.
• Contratos de parceria estratégicas e representação comercial: Formaliza acordos com agilidade, sem depender de deslocamento ou envio físico de documentos.
• Aditivos e renovações de contratos com clientes: Facilita ajustes comerciais de forma rápida e com rastreabilidade completa.

Financeiro e contábil

No setor financeiro e contábil, a precisão e a rastreabilidade dos documentos são indispensáveis. 

A assinatura eletrônica apoia o controle e a conformidade em diferentes processos:

• Contratos de crédito e financiamento: Agiliza a formalização e reduz o risco de inconsistências nos registros.
• Termos de abertura de conta e cadastro de fornecedores: Centraliza documentos com autenticidade comprovada e acesso facilitado.
• Documentos de aprovação orçamentária e autorizações internas: Formaliza decisões financeiras com segurança jurídica e sem burocracia.

A assinatura eletrônica pode ser realizada por computador, tablet ou celular. 

Cada método de autenticação oferece um nível diferente de segurança em contratos digitais e se adequa a contextos específicos. 

A escolha depende do tipo de documento e do nível de formalidade exigido pela operação.

A escolha do método certo faz diferença na segurança e na experiência do signatário. 

Para entender qual ponto de autenticação se encaixa melhor em cada situação, confira: Pontos de autenticação na assinatura eletrônica: qual escolher para cada tipo de contrato? 

Benefícios da assinatura eletrônica para processos no setor industrial

A adoção da assinatura eletrônica no setor industrial vai muito além da eliminação do papel. 

Os benefícios se refletem diretamente na eficiência operacional, na gestão de contratos e na relação com fornecedores.

Redução do lead time documental

Um dos maiores gargalos na indústria é o tempo que todas as partes envolvidas levam para assinar o documento.

Com a assinatura eletrônica, esse processo, que antes levava dias, pode ser concluído em minutos.

A redução do lead time documental tem impacto direto na cadeia de suprimentos. 

Um contrato de fornecimento assinado com mais rapidez significa menos tempo de espera para iniciar a operação e menos risco de parada na linha de produção.

A D4Sign oferece flexibilidade no fluxo de assinaturas para se adequar a diferentes realidades operacionais:

• Fluxo sequencial: O documento é liberado para o próximo signatário apenas após o anterior concluir a assinatura. O link é enviado automaticamente na ordem definida, respeitando hierarquias de aprovação e requisitos de compliance
• Fluxo misto: Permite que signatários agrupados em uma mesma etapa recebam e assinem o documento ao mesmo tempo, acelerando o processo sem quebrar a ordem geral.
• Sem ordem definida: Todos os signatários recebem o documento simultaneamente e podem assinar de uma só vez, ideal para situações em que a hierarquia não é um requisito.

Dessa forma, cada empresa pode configurar o fluxo de assinaturas de acordo com suas próprias regras internas, sem abrir mão da agilidade.

Homologação de fornecedores mais ágil

A homologação de novos fornecedores envolve troca de documentos, assinaturas e validações que costumam consumir muito tempo. 

Com a assinatura eletrônica, todo esse fluxo acontece de forma centralizada e rastreável.

O gestor consegue acompanhar em tempo real quais documentos já foram assinados, quais estão pendentes e quem precisa ser acionado. 

Dessa forma, o processo avança sem depender de ligações ou e-mails de cobrança.

A D4Sign ainda conta com uma função de lembretes automáticos, que notifica os signatários que ainda não concluíram a assinatura. 

As notificações são enviadas diariamente por até 20 dias e podem ser personalizadas pelo administrador, que define a frequência ou desativa o recurso quando necessário.

Na prática, isso elimina o trabalho manual de follow-up da equipe, padroniza a cobrança e acelera o tempo de fechamento dos documentos.

Continuidade da linha de produção

Contratos de manutenção, ordens de serviço e acordos com prestadores precisam ser formalizados com praticidade. 

Quando a assinatura depende de processo físico, qualquer atraso pode impactar a disponibilidade de equipamentos e a continuidade da produção.

Com a assinatura eletrônica, a formalização acontece de onde o signatário estiver. 

Um prestador de serviço externo, por exemplo, pode assinar uma ordem de serviço diretamente pelo WhatsApp, sem precisar instalar nenhum aplicativo. 

O link de assinatura chega pelo aplicativo e o processo é concluído em poucos cliques.

Dessa forma, o risco de paradas por questões burocráticas diminui, e o cronograma operacional segue em dia.

Redução de custos operacionais

Imprimir, digitalizar, arquivar e transportar documentos físicos gera custos que se acumulam ao longo do tempo. 

A assinatura eletrônica elimina esses gastos e ainda reduz o risco de perda de documentos importantes.

Além disso, o armazenamento em nuvem centralizado facilita o acesso aos contratos em auditorias, processos de compliance ou qualquer situação que exija consulta a documentos anteriores.

Rastreabilidade e conformidade

Cada assinatura eletrônica gera um registro detalhado com data, hora, IP e método de autenticação utilizado. 

Esse nível de rastreabilidade é especialmente relevante para empresas industriais que operam sob normas regulatórias rígidas.

Gerenciar documentos em uma plataforma certificada também fortalece a conformidade com a LGPD e com padrões internacionais de segurança.

A D4Sign possui certificação ISO 27001 e infraestrutura da Amazon Web Services.

Para entender na prática como a assinatura eletrônica apoia operações que exigem agilidade e segurança documental em escala, confira: Case Cyrela: assinatura eletrônica e digital na construção civil com mais agilidade e segurança 

Como a D4Sign apoia o setor industrial na prática

A D4Sign oferece uma plataforma completa que vai além da assinatura eletrônica. 

Para empresas industriais, a combinação de assinatura, gestão de documentos e inteligência artificial cria um ecossistema que apoia todo o ciclo de vida documental.

Mas com tantas opções disponíveis no mercado, como escolher a plataforma certa para a operação industrial?

Quais são as melhores soluções de assinatura eletrônica para indústrias no Brasil?

O mercado brasileiro de assinatura eletrônica cresceu de forma significativa nos últimos anos. 

Com isso, aumentou também o número de plataformas disponíveis. Para o setor industrial, alguns critérios devem orientar a escolha de uma plataforma para assinatura eletrônica:

Variedade de métodos de autenticação

A indústria lida com contratos de diferentes naturezas e níveis de criticidade. Por isso, contar com múltiplos métodos de autenticação é fundamental. 

Como já mencionado anteriormente, a D4Sign oferece diversos pontos de autenticação para atender a cada tipo de documento e nível de formalidade exigido pela operação, incluindo certificado digital, integração com gov.br, selfie e vídeo-selfie, Pix, anexo de documento e código de acesso.

Integração com sistemas existentes

Grandes operações industriais utilizam ERPs, CRMs e outras plataformas de gestão. 

A solução de assinatura eletrônica precisa se integrar a esses sistemas sem gerar retrabalho. 

A D4Sign disponibiliza API aberta e documentação robusta para facilitar essa conexão.

Para equipes comerciais, a plataforma conta com integração nativa com o CRM Ploomes, permitindo o envio de documentos para assinatura sem sair do ambiente de trabalho. 

Gestão centralizada de contratos

Além da assinatura, a plataforma deve permitir o acompanhamento de todo o ciclo de vida dos contratos. 

Com o D4Sign CLM, é possível criar documentos a partir de templates em Word ou HTML, negociar minutas, acompanhar assinaturas e armazenar tudo em um único ambiente.

Para operações com alto volume documental, a plataforma permite o envio em lote por e-mail e WhatsApp, agilizando a distribuição de documentos para múltiplos signatários de uma só vez. 

Além disso, o Novo Power Form possibilita o preenchimento de dados como nome, RG e CPF, pelo próprio signatário, ideal para contratos recorrentes que precisam ser assinados por diferentes pessoas ao longo do tempo. 

Para operações em crescimento, a D4Sign oferece usuários* e armazenamento ilimitados, sem custo adicional por expansão do time. 

Dessa forma, a plataforma acompanha o ritmo da operação sem gerar custos imprevistos. 

Inteligência artificial aplicada à gestão de contratos

Para indústrias que lidam com um volume expressivo de contratos, a D4Sign vai além da assinatura com o D4Sign.AI. 

A ferramenta aplica inteligência artificial diretamente na leitura e análise documental, com recursos como:

• Processa contratos extensos e extrai automaticamente as informações mais relevantes, como identificação das partes, objeto do contrato, obrigações, prazos, penalidades e condições de rescisão. O resultado é um resumo estruturado que reduz o tempo de leitura e análise, tanto para quem envia quanto para quem assina.
• Funciona como um assistente interativo que responde dúvidas sobre o documento em tempo real, traduzindo cláusulas complexas para uma linguagem mais acessível. O administrador pode habilitar ou desabilitar o recurso por envio e definir limites de perguntas por documento ou por signatário.
• Oferece uma visão analítica e estratégica sobre todo o banco de contratos. Com mais de 40 filtros e a possibilidade de criar critérios personalizados, a ferramenta identifica padrões, monitora prazos críticos e gera relatórios que podem ser compartilhados entre as áreas da operação.

Suporte especializado

No setor industrial, problemas operacionais não podem esperar. Contar com um suporte ágil e especializado faz parte do critério de escolha. 

A D4Sign é reconhecida pelo Prêmio Reclame Aqui 2024 e tem NPS 74, acima da média do mercado SaaS.

Para empresas que precisam de um atendimento ainda mais próximo, a plataforma oferece o Suporte Premium. 

Enquanto o suporte tradicional atende todos os usuários por e-mail com retorno em até 4 horas (dentro do nosso horário de atendimento), o Suporte Premium adiciona o atendimento por chamada telefônica com especialistas, com retorno em até 90 minutos (dentro do nosso horário de atendimento) e acompanhamento posterior por e-mail. 

Além disso, o D4Sign Help.AI coloca a inteligência artificial a serviço do atendimento, permitindo que dúvidas operacionais sejam resolvidas de forma rápida e autônoma, a qualquer hora. 

Conformidade legal e segurança

A plataforma precisa atender aos requisitos da LGPD e da legislação vigente, além de padrões internacionais de segurança. 

Esses requisitos protegem a operação e reduzem riscos jurídicos em contratos de maior criticidade.

Como já mencionado ao longo deste artigo, a D4Sign possui certificação ISO 27001 para garantir a segurança da informação e opera em total conformidade com a legislação brasileira, assegurando validade jurídica em todos os documentos assinados pela plataforma.

Avaliar cada um desses critérios com atenção faz diferença na hora de escolher a solução certa. Para aprofundar essa análise, confira: Plataforma para assinatura digital: Como escolher a melhor para o seu negócio?

Como implementar assinatura eletrônica em processos industriais?

A implementação da assinatura eletrônica no setor industrial pode acontecer de forma gradual, sem necessidade de interromper a operação. 

A seguir, apresentamos um caminho prático para essa transição:

1. Mapeie os processos documentais

O primeiro passo é identificar quais são os documentos mais críticos e os que consomem mais tempo no formato físico. 

Contratos de fornecimento, ordens de serviço e documentos de manutenção costumam ser os mais evidentes.

Esse mapeamento ajuda a priorizar a implementação e a mensurar os ganhos de forma mais clara desde o início.

2. Escolha a plataforma adequada e treinamento da equipe

Com os processos mapeados, é hora de avaliar qual plataforma atende melhor às necessidades da operação. 

Além dos critérios de segurança e conformidade, é importante verificar a facilidade de uso para os signatários, que nem sempre são usuários habituais de tecnologia.

A D4Sign oferece uma interface intuitiva, pensada para que qualquer pessoa consiga operar com facilidade. 

Para apoiar o time durante a adoção, a plataforma também disponibiliza tutoriais no YouTube que cobrem as principais funcionalidades do dia a dia. 

3. Integre ao fluxo existente

A assinatura eletrônica tem mais valor quando está integrada ao fluxo já existente da empresa. 

Por meio da API da D4Sign, é possível conectar a plataforma ao ERP ou CRM utilizado, automatizando o envio de documentos e o acompanhamento das assinaturas.

4. Monitore e ajuste

Após a implementação, é importante acompanhar os indicadores de desempenho. 

Tempo médio de assinatura, percentual de documentos concluídos no prazo e volume de contratos gerenciados são algumas métricas que ajudam a medir o impacto da mudança.

Com os dados em mãos, ajustes podem ser feitos para otimizar ainda mais o fluxo e expandir a solução para outras áreas da operação.

E para lidar com possíveis resistências internas durante esse processo, vale a leitura: Gestão de mudança: Como vencer a resistência interna e garantir o sucesso da transformação digital? 

Assinatura eletrônica no setor industrial: da burocracia à eficiência operacional

A indústria sempre valorizou eficiência, controle e continuidade. A assinatura eletrônica no setor industrial se encaixa diretamente nesses valores.

Reduzir o tempo de formalização de contratos, acelerar a homologação de fornecedores e manter a produção em movimento são objetivos que gestores industriais reconhecem como prioritários.

A D4Sign oferece a tecnologia, a segurança e o suporte necessários para que essa transição aconteça de forma simples e com resultados concretos. 

Mais de 500 mil clientes aprovam a plataforma para digitalizar seus processos de assinatura documentais.

O momento de dar esse passo é agora. Conheça os planos da D4Sign e veja qual se encaixa melhor na realidade da sua operação.

*Exceto plano ilimitado.