Como assinar contrato digital em 4 passos

Até mesmo os experts do digital um dia já foram iniciantes e provavelmente se questionaram sobre como assinar contrato digital, afinal, essa atividade cotidiana para milhões de pessoas já foi novidade para elas um dia, certo?

Apesar de parecer uma ação complicada e cheia de etapas, na verdade é mais simples do que parece e com poucos cliques você pode assinar documentos com validade jurídica e segurança.

Inclusive, sabia que com a D4Sign os níveis de segurança ultrapassam até mesmo a tradicional assinatura manuscrita? Pois, é. 

Entenda neste post do que se tratam os contratos digitais e como assiná-los em apenas quatro passos simples. Boa leitura.

O que são contratos digitais?

Os contratos digitais ganham esse nome pois são documentos que todas as suas etapas do ciclo de vida são criadas e mantidas no meio digital.

Eles são criados, assinados, guardados e usados digitalmente, possuindo a mesma validade de um impresso, com muitos outros benefícios atrelados, como a diminuição de custos relacionados a transporte e armazenamento físico, impressão e também o tempo destinado à assinatura em si.

Essa é inclusive, a maior vantagem. Pense em uma situação onde cinco pessoas precisam assinar um documento e o prazo é curto. Já pensou no trabalho envolvido em transportar, esperar a assinatura presencial, seguir para o próximo endereço ou até mesmo esperar todos os envolvidos irem até seu escritório e assim sucessivamente?

Com a assinatura eletrônica e digital é muito mais simples. Em vez de coletar assinaturas presenciais em folhas impressas, esse processo é feito online. Com tecnologia de ponta, é possível coletar assinaturas, selos e rubricas sem sair de casa e com garantia de segurança em todo o processo. 

Benefícios dos contratos digitais e assinaturas eletrônicas

Economia de tempo, recursos naturais, transporte e armazenamento físico são apenas alguns exemplos dos diferenciais de um contrato digital, assinado eletronicamente.

Existem ainda mais vantagens que tornam esse tipo de documento a melhor escolha para qualquer empresa, confira:

• Validade jurídica: a validade de um contrato digital é exatamente a mesma de um documento físico quando assinado em uma plataforma de assinatura digital que garanta os requisitos de autenticidade, integridade e não-repúdio, por meio de criptografia e pontos de autenticação que validam a identidade do signatário.

• Armazenamento seguro: contratos digitais não podem ser rasgados, perdidos ou sofrerem danos pela ação do tempo ou até mesmo rasurados ou sofrerem qualquer fraude.

• Assine de qualquer lugar: celular, tablet, computador, não importa. A assinatura eletrônica pode ser feita nessas plataformas e em qualquer lugar do mundo, desde que você tenha conexão com a internet.

• Agilidade nos processos: em poucos minutos as assinaturas são realizadas e você pode prosseguir com outras prioridades.

Passo a passo de como assinar contrato digital

Agora que você conheceu um pouco mais sobre os benefícios do contrato digital e da assinatura eletrônica, veja a seguir o passo a passo de como usar esse recurso em seu cotidiano.

1 – Escolha uma plataforma de confiança

O primeiro passo é o mais importante, já que ele colocará diversas questões à tona, como a segurança, qualidade, suporte, ferramentas extras e a consolidação no mercado.

Se você tiver dúvidas sobre a melhor plataforma, estude pontos como a reputação digital dela, principalmente em canais de reclamação, avaliações de clientes, e claro, seus cases de sucesso, pontos de autenticação, indicações e presença digital.

A D4Sign, por exemplo, é a maior plataforma de assinatura eletrônica e digital do Brasil, além de ser a única que possui 15 pontos de autenticação e integração ao banco de dados do Gov.br.

2 – Envie o documento ou crie a partir de um template

Após definir a plataforma que você usará para assinar o contrato digital, chegou o momento de fazer o upload dele. Caso você não tenha um pronto, pode criar a partir de um template pronto ou de cláusulas salvas previamente.

Nessa etapa, você vai adicionar o logo da empresa, dados cadastrais, informações essenciais, e desenvolver sua lista de signatários. É muito importante ter em mente os dados necessários para que o documento fique completo, já que após a assinatura das partes, ele não pode ser desfeito.

3 – Escolha o tipo de assinatura que faz mais sentido 

Quando falamos em como assinar contrato digital, é praticamente impossível não citar as possibilidades de autenticação e tipos de assinatura disponíveis para validar os documentos.

Em primeiro lugar, a assinatura eletrônica pode ser separada em três níveis: simples, avançada e qualificada, , indicadas para determinadas situações.

A assinatura qualificada, por exemplo, só pode ser feita por quem possui um certificado digital emitido pelo ICP-Brasil, indicado para documentos relacionados a órgãos públicos.

Já a simples pode ser usada para confirmação de agendamentos, enquanto a avançada é ideal para contratação de serviços que possuem dados mais robustos.

Ao definir os signatários, defina o tipo de assinatura eletrônica que será usada e os meios de autenticação para que eles provem a identidade ao assinar. Após esse processo, você vai enviar o documento para assinatura, que chegará no e-mail dos assinantes.

4 – Analise o documento e assine

Por último, está o momento de finalizar o documento com todas as assinaturas, inclusive a sua.

Antes de assinar, leia atentamente o documento, veja se existe alguma incongruência e só depois de ter certeza, assine.

Depois de finalizar o documento, todos os envolvidos recebem um aviso de documento assinado e podem fazer o download do certificado de assinatura. O documento fica armazenado no cofre em nuvem e pode ser acessado pela plataforma a qualquer momento.

Agora que você aprendeu a como assinar contrato digital, aproveite para usar a maior plataforma de assinatura eletrônica e digital do Brasil: a D4Sign!

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