Relatório de sustentabilidade: o que é, por que fazer e como a tecnologia facilita o processo?

O relatório de sustentabilidade se tornou um documento cada vez mais presente na rotina empresarial. 

Investidores, clientes e órgãos reguladores exigem mais transparência sobre práticas ambientais, sociais e de governança, conhecidas como ESG.

Para muitas empresas, o desafio começa antes mesmo de redigir o documento: quais informações incluir? Qual framework utilizar? Como organizar dados que muitas vezes estão espalhados entre diferentes áreas e sistemas?

Neste artigo, explicamos o que é um relatório de sustentabilidade, por que ele importa além da exigência regulatória e como a tecnologia apoia a organização e a confiabilidade das informações que compõem esse documento.

O ESG e o tripé da sustentabilidade compartilham objetivos, mas não são a mesma coisa. Confira mais detalhes no artigo: Qual a importância do tripé da sustentabilidade empresarial? 

O que é um relatório de sustentabilidade?

Um relatório de sustentabilidade reúne, em um único documento, indicadores e ações ligados às práticas ambientais, sociais e de governança de uma empresa. 

Diferente de um balanço financeiro, o relatório de sustentabilidade não mede apenas resultado econômico, mas também o impacto da empresa nas pessoas e no ambiente ao redor. 

Na prática, é o instrumento que uma empresa usa para deixar claro, para quem acompanha de fora, o que está sendo feito em relação ao meio ambiente, às pessoas envolvidas na operação e à forma como a empresa é administrada internamente.

Esse compromisso costuma estar presente em organizações que já adotaram práticas sustentáveis como parte da sua cultura. Saiba mais no artigo: O que são empresas sustentáveis e como se tornar uma 

Por que as empresas precisam fazer um relatório de sustentabilidade?

A demanda por transparência ESG vem de diferentes direções e essa exigência só tende a ganhar mais espaço nos próximos anos. 

Exigência de investidores

Um relatório de sustentabilidade bem estruturado funciona como evidência de que a empresa gerencia riscos ambientais e sociais de forma responsável.

Em rodadas de captação e processos de fusões e aquisições, esse documento costuma fazer parte da análise de risco do investidor. 

Empresas sem dados organizados sobre ESG podem enfrentar mais dificuldade para atrair capital ou negociar condições favoráveis.

Demanda de clientes e parceiros

Empresas que compõem cadeias de suprimentos maiores costumam exigir que seus fornecedores comprovem práticas sustentáveis. 

Sem um relatório consistente, a empresa pode perder espaço em negociações ou licitações que avaliam esse critério.

Esse movimento é especialmente comum em setores como varejo, indústria e construção civil, onde grandes companhias incluem critérios ESG na avaliação de fornecedores. 

Para pequenos e médios negócios que dependem desses contratos, ter um relatório estruturado pode ser o que diferencia uma proposta aceita de uma descartada.

Pressão regulatória

Em diversos países, incluindo o Brasil, a regulamentação sobre divulgação de informações ESG vem se tornando mais rigorosa. 

Empresas listadas em bolsa, por exemplo, já enfrentam exigências específicas sobre esse tipo de divulgação.

Estruturar o processo de relatório com antecedência evita que a empresa precise se adaptar de forma apressada quando a obrigatoriedade chegar ao seu setor.

Reputação de marca

Consumidores e o mercado em geral observam como as empresas se posicionam em relação a temas ambientais e sociais. 

Um relatório bem construído reforça a credibilidade da marca diante desse público.

Além de fortalecer a reputação, esse posicionamento pode influenciar diretamente a decisão de compra de consumidores que priorizam marcas alinhadas a valores socioambientais. 

Para o mercado de talentos, a sustentabilidade também é um critério de escolha de profissionais que buscam trabalhar em empresas com propósito claro.

Um exemplo prático dessa exigência é a adoção de modelos que reduzem desperdício e reaproveitam recursos ao longo da cadeia produtiva. Mais informações no artigo: Economia circular nas empresas: como aplicar o conceito na prática 

Quais são os principais frameworks de relatório de sustentabilidade?

Elaborar um relatório de sustentabilidade do zero, sem nenhuma referência, pode parecer uma tarefa difícil de organizar. Por isso, existem frameworks que orientam esse processo. 

Um framework é, basicamente, um conjunto de diretrizes e padrões já testados, que serve como guia para estruturar um documento ou processo de forma consistente. 

No caso dos relatórios de sustentabilidade, esses frameworks indicam quais informações incluir e como organizá-las. 

GRI (Global Reporting Initiative)

O GRI é mantido por uma organização independente sem fins lucrativos e é considerado o sistema de relatórios de sustentabilidade mais utilizado no mundo, com quase três décadas de atuação. 

Ele funciona como uma linguagem comum para que diferentes organizações relatem seus impactos econômicos, ambientais e sociais de forma comparável.

As normas GRI são estruturadas em módulos: padrões universais, que se aplicam a qualquer organização, padrões setoriais, voltados para impactos específicos de cada segmento, e padrões temáticos, que detalham divulgações sobre um tópico em particular. 

Essa estrutura permite que empresas de diferentes portes e setores adaptem o relatório à sua realidade, sem perder a consistência com o padrão internacional.

Por ser amplamente adotado, o GRI também facilita a comparação entre relatórios de diferentes empresas, o que é especialmente relevante para investidores e demais públicos que avaliam várias organizações ao mesmo tempo.

SASB (Sustainability Accounting Standards Board)

As normas SASB identificam riscos e oportunidades de sustentabilidade relevantes para a tomada de decisão financeira, organizados por setor de atuação, totalizando 77 setores diferentes.

As normas se organizam em cinco grandes categorias: meio ambiente, capital humano, capital social, modelo de negócios e inovação, e liderança e governança. 

Diferente do GRI, que tem um olhar mais amplo sobre impacto social e ambiental, o SASB direciona a atenção para os temas que afetam diretamente o desempenho financeiro da empresa. 

Como as atividades que geram valor variam de setor para setor, e até de empresa para empresa, cada organização tem a responsabilidade de avaliar quais tópicos fazem sentido divulgar, usando as normas do SASB como guia para essa análise. 

Quais informações compõem um relatório de sustentabilidade?

Como não existe uma fórmula única e obrigatória para todas as organizações, a escolha dos indicadores que compõem o relatório podem variar de acordo com o framework escolhido, o setor, o porte e o nível de maturidade da empresa. 

O que faz sentido para uma indústria pesada pode não ser prioritário para uma startup de tecnologia.

Ainda assim, dar visibilidade a esses dados tende a gerar impactos práticos na forma como o mercado avalia o negócio. 

Veja alguns dos elementos mais comuns e o reflexo que trazê-los a público pode gerar: 

Emissões de gases de efeito estufa e consumo de recursos (água e energia)

Embora o propósito central seja o impacto real e direto na preservação do planeta e na redução dos danos climáticos, abrir esses dados também pode funcionar como um forte indicativo de eficiência operacional. 

Compartilhar o acompanhamento do consumo de insumos e as estratégias de mitigação tende a mostrar que a responsabilidade ecológica e a busca por previsibilidade financeira podem caminhar juntas. 

Para se aprofundar em como as organizações podem lidar com suas emissões de forma estratégica, vale a leitura: Compensação de carbono vs. carbono zero: entenda a diferença e o impacto no seu negócio

Gestão de resíduos e práticas de economia circular

Tem o potencial de demonstrar o cuidado da empresa com o ciclo de vida de seus produtos ou insumos. 

Apresentar dados sobre reciclagem e destinação correta pode auxiliar na comprovação de conformidade com normas ambientais, o que muitas vezes facilita a entrada em concorrências de cadeias de suprimentos mais exigentes.

Entenda como o processo de descarte correto se aplica também aos ativos tecnológicos do negócio em: Além do paperless: Como a gestão de resíduos eletrônicos corporativos impacta o ESG? 

Políticas de diversidade, inclusão, saúde e segurança dos colaboradores

Abrir esses dados pode mostrar como a empresa se dedica a cuidar de quem faz o negócio acontecer no dia a dia. 

Práticas que envolvem a escuta ativa e o fortalecimento da comunicação interna podem contribuir para construir um cotidiano muito mais acolhedor e seguro. 

Esse cuidado tem o potencial de diminuir o descontentamento ou o desengajamento silencioso, associado a comportamentos como o quiet quitting, e, naturalmente, atrair e manter por perto profissionais que buscam um lugar que de fato respeite o bem-estar e valorize as diferenças.

Veja caminhos para estruturar os valores e o ambiente que guiam o dia a dia do seu negócio em: Como criar uma cultura organizacional?

Relacionamento com as comunidades onde a empresa está presente

Nenhuma empresa funciona de forma isolada do lugar onde está instalada. 

Dar visibilidade a essas iniciativas pode demonstrar que o negócio se importa de verdade com o desenvolvimento e o bem-estar das pessoas que vivem no entorno da operação. 

Esse tipo de transparência tem o potencial de criar laços reais de confiança e respeito mútuo, transformando a presença da empresa em uma força positiva para a região e facilitando um diálogo muito mais aberto, leve e próximo com os moradores locais. 

Estrutura de governança corporativa e práticas de compliance

Tende a ser um fator bastante observado por investidores, parceiros comerciais e financiadores que buscam segurança. 

Demonstrar que a empresa possui uma estrutura de liderança transparente, canais de ética ativos e políticas sólidas de compliance pode diminuir de forma considerável a percepção de risco para fraudes ou problemas jurídicos, o que costuma trazer muito mais tranquilidade na hora de fechar parcerias de longo prazo. 

Metas estabelecidas e progresso em relação a anos anteriores

Tende a valorizar o documento, destacando a transparência e o compromisso da empresa com a evolução real de suas ações ao longo do tempo. 

Compartilhar os avanços históricos, e inclusive pontuar de forma aberta as metas que ainda estão sendo trabalhadas, tem o potencial de construir uma relação de muito mais proximidade, respeito e confiança com os públicos de interesse. 

Reunir essas informações costuma exigir diálogo com diferentes áreas da empresa, como RH, jurídico, operações e financeiro. 

Cada uma delas pode deter parte dos dados necessários para compor o documento final.

Conheça o movimento que guia as ações da D4Sign em conscientização, impacto social e preservação do ecossistema em: D4Sign ECO: conheça nosso programa de sustentabilidade

Quais são os principais desafios na elaboração do relatório de sustentabilidade?

Alguns desafios aparecem com frequência nesse processo:

• Dados espalhados entre áreas e sistemas: Informações sobre consumo de energia podem estar em planilhas da área de operações, enquanto dados sobre diversidade ficam no RH, e indicadores de governança no jurídico. Sem um processo centralizado, reunir tudo se torna uma tarefa demorada e sujeita a erros.
• Falta de rastreabilidade: Quando os dados não têm um histórico claro de origem, fica difícil comprovar a veracidade das informações divulgadas. Isso é especialmente relevante em processos de auditoria externa, que verificam a consistência do relatório.
• Documentos e evidências sem organização: Políticas internas, certificados, contratos com fornecedores e outras evidências que sustentam as informações do relatório muitas vezes ficam dispersas, sem um local centralizado de consulta.
• Atualização constante das metas: Como o relatório costuma ser anual, manter o histórico de metas e resultados organizados ao longo do tempo exige um processo estruturado.

Como a tecnologia facilita o processo de elaboração do relatório de sustentabilidade?

A gestão documental digital tem um papel direto na qualidade e na confiabilidade de um relatório de sustentabilidade. 

Veja como isso acontece na prática.

Centralização de documentos e evidências

Uma plataforma que une assinatura eletrônica e gestão documental resolve um dos maiores gargalos da coleta de dados: a dispersão. 

Como as políticas internas, certificados ambientais e contratos com cláusulas de compliance normalmente precisam ser assinados para ter validade, eles já ficam automaticamente armazenados em nuvem no sistema. 

Em vez de perder tempo procurando arquivos espalhados em pastas no computador, no drive de diferentes áreas, quem elabora o relatório encontra todas essas evidências organizadas em cofres digitais, prontas para uso ou auditorias. 

Rastreabilidade das informações

Quando políticas e acordos relacionados a práticas ESG são formalizados por assinatura eletrônica, cada documento carrega um histórico detalhado, com signatários, data, hora e trilha de autoria de cada etapa. 

Esse nível de rastreabilidade fortalece a credibilidade das informações apresentadas no relatório, especialmente diante de auditorias externas.

Redução do uso de papel na operação

Migrar para uma rotina paperless reduz consideravelmente o consumo de insumos físicos, energia e despesas com a logística de transporte de documentos. 

Essa eficiência não traz apenas ganhos para o meio ambiente. A eliminação de custos com impressões, motoboys e armazenamento físico gera uma economia direta que pode impactar positivamente o lucro da operação. 

Todos esses dados de redução de impacto podem ser incorporados ao relatório para demonstrar viabilidade e responsabilidade. 

A D4Sign, por exemplo, disponibiliza aos clientes o Selo de Empresa Sustentável, que apresenta dados como árvores preservadas, litros de água economizados e toneladas de CO2 não emitidas, com base no volume de documentos assinados eletronicamente.

Monitoramento de prazos e renovações

Certificações ambientais, políticas internas e acordos com fornecedores costumam ter prazos de validade e renovação. 

Uma plataforma para assinatura com monitoramento de vencimentos evita que esses documentos expirem no momento de compor o relatório.

Acesso controlado e monitoramento do processo 

Como a elaboração do relatório envolve diferentes áreas, acompanhar o andamento dos documentos sem interferir na rotina de cada setor é fundamental. 

A funcionalidade de cadastrar observadores da D4Sign permite manter a equipe de sustentabilidade atualizada sobre o status das formalizações, sem a necessidade de que ela seja signatária ou tenha acesso total à edição.

Essa configuração pode ser feita tanto para um cofre inteiro, recebendo notificações de todos os documentos daquele cofre, quanto para um arquivo específico. 

Além disso, o administrador define o perfil desse observador como Visualizador (apenas para visualização do documento) ou Básico (que permite visualizar, alterar configurações dos signatários e baixar o documento final).

Como o sistema envia alertas automáticos sobre eventos críticos (como documento assinado, cancelado ou erro de envio), a equipe responsável pelo relatório sabe exatamente quando aquela documentação foi finalizada e está pronta, mantendo o fluxo sob controle. 

Confira outras ferramentas e funcionalidades capazes de tornar a rotina da sua operação mais ágil: Conheça os principais recursos de assinatura eletrônica para otimizar sua gestão documental

Como começar a estruturar o relatório de sustentabilidade da sua empresa?

Para empresas que ainda não têm um processo definido, algumas etapas ajudam a organizar o início dessa jornada.

1. Defina o escopo e os temas prioritários

O ponto de partida é entender quais temas são mais relevantes para a empresa e para seus públicos de interesse. 

Isso envolve conversar com diferentes áreas e stakeholders para identificar quais impactos ambientais, sociais e de governança merecem atenção prioritária no relatório.

2. Escolha um framework de referência

Com os temas prioritários definidos, o próximo passo é escolher qual framework orientará a estrutura do relatório. 

Essa escolha deve considerar o setor de atuação e o público principal que vai consumir o documento, se investidores, clientes, comunidades ou órgãos reguladores.

3. Mapeie as áreas, organize a coleta de dados e centralize a documentação

A elaboração de um relatório de sustentabilidade envolve diferentes departamentos da empresa. 

Mapear quem detém quais informações e estruturar um fluxo de coleta que se repita ano após ano reduz consideravelmente o esforço nas edições seguintes.

Uma boa prática é iniciar a organização dos dados no começo do ciclo, e não apenas próximo à data de publicação. 

Eventos e resultados relevantes ao longo do ano podem ser registrados à medida que acontecem.

Centralizar os documentos que sustentam essas informações em um ambiente com histórico rastreável e acesso facilitado para as áreas envolvidas, facilita tanto a coleta quanto a validação das informações no momento de elaborar o relatório.

4. Valide as informações

Se possível, contar com uma auditoria externa para verificar os dados aumenta a credibilidade do relatório diante de investidores e demais públicos que dependem dessas informações para tomar decisões.

5. Publique e divulgue

O relatório só cumpre seu papel se chegar às pessoas certas. Publicar o documento no site da empresa e comunicá-lo pelos canais de relacionamento com os diferentes públicos faz parte do processo de transparência que o relatório se propõe a oferecer.

Transparência que começa na organização dos dados

Organizar dados, documentos e evidências de forma estruturada é o que torna o relatório de sustentabilidade uma ferramenta de transparência, e não apenas um documento formal.

A D4Sign apoia esse processo com recursos que vão além do armazenamento de arquivos. 

A trilha de auditoria detalhada fortalece a rastreabilidade das informações apresentadas no relatório, especialmente em processos de verificação externa.

Os 15 pontos de autenticação disponíveis na plataforma permitem validar a identidade do signatário conforme o nível de segurança exigido por cada documento. É possível escolher diversos entre diversos pontos de autenticação, como selfie, vídeo-selfie, Pix e certificado digital. 

Toda essa estrutura opera sob a certificação ISO 27001, padrão internacional de segurança da informação.

Para a organização dos documentos recorrentes, como políticas internas e acordos de compliance, os templates em Word e HTML padronizam a criação desses arquivos e reduzem o risco de inconsistências entre versões.

O D4Sign.AI também apoia a gestão desse acervo. A inteligência artificial gera resumos automáticos com os pontos principais, como partes envolvidas, prazos, obrigações e condições de rescisão. 

Em dúvidas específicas sobre cláusulas, o chat interativo permite consultar essa informação de forma rápida.

Para quem gerencia um grande volume de contratos, a IA gerencia, organiza e cataloga os documentos automaticamente, com mais de 40 filtros pré-definidos, como identificação das partes, riscos, vencimento e leis citadas. Também é possível criar filtros personalizados via prompt. 

Os dados podem ser visualizados na página inicial da ferramenta, que apresenta gráficos criados automaticamente com visualização geolocalizada e também em formato de barras e pizza, com uma performance até sete vezes mais rápida do que a gestão manual. 

A ferramenta também alerta sobre documentos próximos do vencimento, com antecedência de dez dias. 

Conheça os planos e preços da D4Sign e organize a documentação que sustenta as práticas de sustentabilidade da sua empresa.